Comment utiliser Google Apps for Business


Comment utiliser Google Apps for Business

Google Apps for Business constitue une alternative solide à la suite Microsoft Office 365 et une solution tout-en-un idéale pour les petites entreprises qui n'ont pas beaucoup de budget informatique. Un abonnement comprend un logiciel pour créer, éditer et collaborer sur des documents; une bonne application de vidéoconférence; stockage en nuage avec un espace illimité; et un calendrier qui facilite la planification des rendez-vous. Découvrez comment tirer le meilleur parti de Google Apps for Business de cinq façons.

1. Afficher et modifier des documents

Google Docs est un traitement de texte complet qui vous permet d'écrire, de modifier et d'annoter des documents. Pendant ce temps, Google Sheets est un puissant éditeur de feuille de calcul et Slides vous permet de créer des présentations commerciales. Comme les trois applications sont exécutées dans votre navigateur Internet, vous pouvez effectuer toutes vos tâches d'écriture et de modification sans installer de logiciel dédié sur votre ordinateur, ce qui vous donne plus de flexibilité pour travailler sur la machine de votre choix. Et tant que vous disposez d'une connexion Internet active, Google Documents synchronise automatiquement vos fichiers dans le cloud afin qu'ils soient sauvegardés et toujours accessibles. Il fonctionne également hors ligne; les modifications ou les modifications apportées à un document seront synchronisées la prochaine fois que vous serez en ligne.

Google Docs, Sheets et Slides vous permet également d'effectuer des modifications collaboratives. Vous pouvez travailler à l'intérieur d'un même document en même temps que vos coéquipiers ou collègues, voir les modifications effectuées en temps réel et communiquer via le chat intégré. Les paramètres de document avancés vous permettent de modifier l'accès à l'édition, à l'affichage et aux commentaires pour chaque document.

2. Calendrier

Google Agenda est un outil fiable pour aider votre équipe à planifier des projets, à coordonner les rendez-vous et à planifier des réunions. En outre, l'abonnement à Google Apps for Business ajoute de nouvelles fonctionnalités pour rendre votre équipe plus productive. Pour commencer, il vous permet d'utiliser un calendrier partagé pour parcourir et réserver des salles de conférence et des équipements partagés tels que des projecteurs, simplement en les ajoutant à un événement Calendar.

Google Agenda facilite également la planification des réunions. savoir quand vous êtes disponible. Vous pouvez également vérifier rapidement la disponibilité des collaborateurs et même superposer plusieurs agendas dans une même vue pour voir comment vos agendas se chevauchent. En outre, Google facilite la migration depuis d'autres calendriers professionnels, avec des outils pour importer vos rendez-vous et événements depuis Exchange, Outlook et iCal.

3. Stockage dans le cloud

Google Drive est une plate-forme de stockage en nuage solide qui vous permet de sauvegarder vos fichiers et vos documents, et d'y accéder plus tard sur n'importe quel appareil connecté à Internet. L'inscription à un compte Google Drive vous donne 15 Go de stockage par utilisateur, mais vous pouvez payer un peu plus pour ajouter du stockage et des fonctionnalités supplémentaires.

Un abonnement de base offre 30 Go de stockage pour chaque utilisateur, pour 5 USD par utilisateur et par mois . Mais pour 5 $ de plus par utilisateur et par mois, vous pouvez accéder à Google Vault, un outil d'archivage et de découverte de documents. Vous bénéficiez également d'un stockage illimité pour tous vos employés en prime. En ajoutant jusqu'à 10 $ par utilisateur et par mois, cela représente environ la moitié du prix de la plus grande option de stockage offerte auparavant par Google, qui ne fournissait que 1 To de stockage pour chaque utilisateur. Il y a une mise en garde pour les plus petites entreprises: les entreprises de moins de cinq employés seront toujours plafonnées à 1 To par utilisateur.

Google Apps for Business ajoute également de nouvelles fonctionnalités à Google Drive. Par exemple, il vous offre plus d'options pour accorder des autorisations de téléchargement, de visualisation, de modification ou de commentaire sur les documents. En outre, vous avez accès aux applications Google Drive intégrées, telles que DocuSign pour la signature de documents numériques et Smartsheets pour la gestion de projets.

4. E-mail

Gmail est déjà l'un des meilleurs services de messagerie Web du moment. Mais l'inscription à Google Apps for Business ouvre des tonnes de nouvelles fonctionnalités pour les professionnels. Pour commencer, il vous permet de créer des adresses e-mail professionnelles pour tous vos employés, au format . C'est un énorme avantage pour les petites entreprises qui veulent apparaître plus professionnel en ligne.

D'autres avantages pour les utilisateurs professionnels comprennent deux fois le stockage de comptes Gmail personnels: 30 Go par utilisateur au lieu de 15 Go. Cela signifie que vous n'avez jamais à vous soucier de supprimer un message important. Google Apps for Business élimine également les publicités dans Gmail et fournit un outil pour synchroniser vos e-mails, événements et contacts entre Microsoft Outlook et votre compte Google. Si vous préférez utiliser un client de messagerie de bureau au lieu d'un portail Web, Gmail est compatible avec Microsoft Outlook, Apple Mail et Mozilla Thunderbird.

5. Vidéoconférence

La version gratuite de Google Hangouts est une solution décente pour la visioconférence en tête-à-tête. Mais un abonnement à Google Apps for Business ouvre de nouvelles options. Il vous permet d'ajouter un Hangout à n'importe quelle réunion sur un calendrier partagé, afin que les employés, collègues et collègues puissent rejoindre votre session de vidéoconférence en un seul clic.

Google Hangouts propose des fonctionnalités facilitant les réunions vidéo. Par exemple, l'écran se concentre automatiquement sur la personne qui parle à ce moment-là, et l'inhibition dynamique permet d'éliminer les bruits de fond gênants. L'application vous permet également de partager votre écran pour consulter les diapositives ou donner un tutoriel à distance de n'importe où. Pendant ce temps, le chat intégré vous permet de partager facilement des liens. Hangouts est une bonne solution pour les petites entreprises, mais le plafond de 15 personnes pour les réunions vidéo pourrait gêner les grandes entreprises.


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