Comment planifier votre journée de travail pour gagner en productivité

Les exigences du milieu de travail moderne signifient souvent que les limites entre le travail et le temps personnel sont brouillées. Que vous soyez un entrepreneur ou un professionnel de l'entreprise, vous pouvez répondre aux courriels, répondre aux appels et terminer des projets longtemps après votre départ du bureau.

Alors que certains se réjouissent de ce «toujours en mouvement» l'horaire, une trop grande partie peut entraîner l'épuisement professionnel - ce qui signifie que même si vous travaillez constamment, vous n'obtenez pas beaucoup de travail. Si vous voulez tirer le meilleur parti de vos heures de travail (quelles qu'elles soient), voici trois façons de planifier votre temps et de maximiser votre productivité.

Avoir un plan (flexible) pour chaque jour

Commencer chaque jour en écrivant un «plan d'attaque» peut vous aider à passer à travers vos tâches et rester concentré tout au long de vos heures de travail, a déclaré Bradley Anderson, un ingénieur logiciel chez MyRadar.

«Faites de votre mieux pour passer la journée à travailler liste que vous avez faite ", a déclaré Anderson. «Si vous vous trouvez interrompu ou détourné, faites un effort conscient pour revenir à la tâche dès que vous le pouvez.»

Cependant, ne laissez pas votre plan devenir si rigide que vous n'êtes pas en mesure d'accueillir changements ou des situations inattendues qui peuvent survenir. Kameron Frugoli et Taylor Gallanter, co-fondateurs du salon de coiffure mobile The Hot Towel, ont déclaré que la flexibilité est la clé de leur succès.

"Je sais combien d'heures je vais travailler et combien de clients je vais voir un jour sont des choses importantes à considérer dans ma planification, mais j'essaie toujours de prendre du recul et de m'assurer que ma planification ne devienne pas trop granulaire », a déclaré Frugoli au Mobby Business.

« Nous devons savoir quand suivez le script et quand être prêt à agir à la volée ", a ajouté Gallanter. Qu'il s'agisse d'une crevaison, d'un ticket de stationnement, d'une vitre cassée ou d'un dysfonctionnement électrique, vous devez apprendre à rouler avec les poinçons et ne pas laisser ces choses vous empêcher d'avoir une journée productive. »

Prioriser les invitations et refuser Les

réunions et un calendrier complet sont souvent les caractéristiques d'un employé occupé, mais «occupé» ne signifie pas nécessairement «productif». Dennis Collins, directeur principal du marketing chez Unified Communications Services de West, a conseillé de ne pas organiser des réunions inutiles dans la mesure du possible afin de libérer votre précieux temps.

«Quand il s'agit de réunions, les entreprises m'a dit. "Notre propre recherche a trouvé que seulement 36 pour cent de tous les travailleurs contribuent activement à toutes les réunions auxquelles ils assistent, indiquant un réel problème de productivité pour les entreprises."

Comment savoir si vous devez accepter ou rejeter une invitation? Collins a dit d'évaluer si votre présence est nécessaire et de déterminer si vous pouvez vous permettre de mettre d'autres priorités en attente. Si vous estimez qu'une réunion offre un faible rendement sur votre investissement en temps, vous ne devriez pas vous sentir obligé de participer, dit-il.

"Excusez-vous de la réunion et, le cas échéant, recommandez un collègue qui est mieux à même de contribuer à la conversation ", a ajouté Collins. "Une autre option consiste à ne participer qu'à une partie de la réunion, puis à vous excuser lorsque la réunion est passée à des tâches en dehors de votre charge de travail, assurez-vous de discuter et d'organiser le calendrier avec l'organisateur."

multitâche

De nombreuses études ont montré que le multitâche n'est pas le facteur de productivité que beaucoup de gens veulent croire. Les recherches de l'Université Stanford, par exemple, ont révélé que les personnes qui essayent constamment de faire plusieurs choses à la fois «ne peuvent pas prêter attention, se rappeler des informations ou passer d'un travail à un autre.»

Université de Californie, Irvine qui a constaté qu'une fois qu'une personne est distraite, il faut en moyenne 25 minutes pour revenir à la tâche d'origine. Par conséquent, la tâche unique est la voie à suivre si vous voulez garder votre journée sur la bonne voie.

«Le multitâche peut donner l'impression que vous en faites beaucoup, mais en réalité, le temps ajouté par le changement de contexte vous ralentit réellement», a déclaré Anderson.

Collins est d'accord, notant qu'il est sage de limiter les distractions sections de votre calendrier pour des projets spécifiques - ce qui peut vouloir dire «hors ligne» et informer vos collègues que vous serez moins disponible pour une courte période.

«Il est préférable de se concentrer sur un projet pendant quelques heures et de produire de la qualité

Et si vous pensez que «travailler à travers le déjeuner» va vous aider à accomplir davantage, détrompez-vous: les inconvénients du multitâche entrent en ligne de compte. jouez ici, aussi, et vous ne vous brulerez que si vous ne planifiez pas de pauses dans votre journée de travail.

"Travailler pendant les pauses est courant dans les entreprises, en particulier la communauté des startups", a déclaré Gallanter. «J'utilise mes pauses comme de petits moments tout au long de ma journée pour penser et me détendre.»

«Ce n'est pas seulement bon pour mon corps, puisque je suis dans un emploi où je suis debout pendant la majeure partie de la journée. Je trouve que cela m'aide aussi à rester concentré et à rester concentré ", a ajouté Frugoli.

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