Prévenir les problèmes d'absentéisme des employés avec une politique de congé intelligent

Avez-vous un employé qui ne cesse d'appeler «malade» ou de prendre des congés excessifs? Bien que de nombreuses absences des employés soient légitimes, l'absentéisme imprévu et récurrent peut vraiment perturber une entreprise - surtout si l'employé prend des congés payés.

Votre premier instinct pourrait être de discipliner l'employé, de l'accuser d'en profiter ou même de le congédier leur. Mais si la raison de leur absence est qualifiée d'absence légalement protégée, vous pourriez vous retrouver dans l'eau chaude.

Tricia Meyer, fondatrice et avocate-conseil chez Meyer Law, a noté qu'il est important pour les employeurs de comprendre les lois fédérales ou d'état. ils ne créent donc pas de politiques illégales ou ne font pas des demandes injustes à leurs travailleurs. Voici ce que vous devez savoir sur la création d'une politique de congé intelligent et le traitement des absences des employés

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Ce qu'il faut inclure dans votre police

Que vous écriviez votre première politique de congés ou que vous mettiez à jour

Heures de travail des employés: Définir les heures d'ouverture et le nombre d'heures travaillées par semaine, ainsi qu'une procédure d'entrée / sortie pour s'assurer que les employés répondent à ces exigences. .

Congés payés et non payés: Indépendamment des congés payés réguliers (y compris les congés de maladie, les jours personnels et les jours de vacances), indiquez les congés payés (ou non), les congés (p. Ex. , et les congés protégés par le fédéral tels que la FMLA et le congé d'invalidité.

«Donnez une description claire des congés payés et non payés disponibles pour les employés, y compris quand et comment ils sont admissibles et combien de congés ils s'accumulent chaque semaine, période de paie, mois ou année, "s aide Jaime Lizotte, responsable des solutions RH chez ComplyRight

Procédure d'appel: Quelle est la procédure à suivre pour appeler un employé malade ou notifier l'entreprise lorsqu'un employé ne sera pas présent? Est-ce que quelqu'un devrait être avisé si un employé sera en retard? Les employés sont-ils responsables de trouver un remplaçant pour les congés imprévus?

«Assurez-vous d'expliquer la politique de demande de congé, y compris les délais pour les demandes de vacances et les périodes d'interdiction». partagé entre tous les employés, les superviseurs et les gestionnaires. En outre, les cadres devraient être formés sur la façon de l'appliquer équitablement, selon HRhero.

Conséquences pour les violations:

La dernière partie de votre politique devrait préciser les répercussions si un employé ne suit pas la politique. «Notez les mesures qui seront prises pour diverses infractions, pour protéger votre entreprise contre les accusations de favoritisme ou de discrimination sur toute la ligne», a déclaré Lizotte. Rester conforme légalement

En tant qu'employeur, vous avez l'obligation légale de Traitez les employés équitablement quand il s'agit de vos politiques de congé. Recherche des lois fédérales comme FMLA, l'Americans with Disabilities Act (ADA), la Loi uniforme sur les emplois et les droits de réemploi (USERRA), et le titre VII de la loi sur les droits civils de 1964. Vous devez également vous familiariser avec les lois sur l'indemnisation des travailleurs Selon Hiro.

«Vous devez vous assurer que vous ne réprimandez pas et ne niez même pas l'absence d'un employé pour une raison protégée», a déclaré Lizotte. Assurez-vous également de traiter chaque employé de la même façon afin de ne pas vous retrouver avec une demande de discrimination ou de licenciement abusif. "

Il est toujours préférable de faire examiner par un avocat expérimenté vos polices afin de vous assurer qu'il n'y a pas de problème. langue ou règles.

"Les employeurs devraient consulter des professionnels pour s'assurer qu'ils se conforment à diverses lois fédérales et étatiques en ce qui concerne leur politique et la mise en œuvre des meilleures pratiques", a déclaré Meyer Mobby Business. «La politique de l'employeur doit être clairement rédigée et envoyée à tous les employés pour examen / reconnaissance.»

Suivi et gestion des absences

Les absences des employés sont plus qu'un simple problème de conformité, et la façon dont vous les gérez a un impact sur les coûts. Selon Raj Narayanaswamy, co-fondateur et co-PDG de Replicon, la rentabilité, la culture, le moral des employés et bien d'autres encore.

"La façon dont vous choisissez de vous conformer à ces exigences d'absence peut avoir un impact considérable

Lizotte a noté que les employeurs peuvent facilement suivre les absences des employés soit en créant un processus dans leur entreprise dans lequel ils documentent les absences régulièrement, par exemple, avec du papier, ou trouver une solution électronique qui leur permet de saisir facilement les absences des employés lorsqu'elles se produisent.

«Si l'employeur a l'intention de mettre à l'échelle l'entreprise, je recommanderais d'utiliser un logiciel tiers c'est En général, administrer moins lourd comparé au suivi dans une feuille de calcul, est moins susceptible de contenir des erreurs, et permet à l'employeur d'assurer plus facilement la conformité avec les lois fédérales et d'état », a déclaré Meyer. sage de mener un audit interne pour découvrir la racine de la question, a déclaré Lizotte. Votre employé choisit-il d'appeler au chômage parce qu'il se sent stressé et qu'il a besoin de temps pour décompresser? Est-ce qu'ils appellent à cause d'une situation familiale (par exemple, s'occuper d'enfants ou de parents âgés)? En raison de leurs propres comportements liés à la santé?

Ensuite, Lizotte a dit d'examiner l'attitude de votre entreprise face à l'absentéisme imprévu. Le tolérez-vous parce que tout le monde a besoin de temps libre de temps en temps? Pensez-vous que c'est abusé parce que vous ne savez pas comment le gérer différemment? Ou est-ce mal vu, et les employés le savent, mais cela arrive encore?

"En effectuant cet audit et en répondant à ces questions, vous pourrez identifier ... [et] comprendre les problèmes d'absentéisme de votre entreprise, et [alors] mettre en œuvre un plan ", a déclaré Lizotte.

Avant de prendre toute mesure disciplinaire contre un employé, nous vous conseillons de consulter un professionnel des RH et / ou un avocat pour s'assurer que vous restez conforme.

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