Conformité FMLA: ce que les petites entreprises doivent savoir

La loi sur le congé familial et médical est une loi fédérale qui accorde aux salariés le droit à un congé non payé et protégé par l'emploi jusqu'à 12 semaines au cas où ils ou un membre de la famille tombe malade. Il garantit également que les employés bénéficiant d'un congé conservent leurs prestations de santé pendant leur absence approuvée.

Ne pas accorder ce congé peut mettre les employeurs à l'eau chaude, leur laissant le fardeau de poursuites et de dommages, souvent de la part de plus d'un employé. Pour éviter ces pénalités, il est essentiel de comprendre vos responsabilités vis-à-vis de vos employés, conformément à la réglementation FMLA.

Contenu de la loi

Le FMLA garantit à ses employés "éligibles et approuvés" jusqu'à 12 semaines de travail impayées. partir chaque année, sans risque de perte d'emploi »ainsi que de conserver l'accès à leurs prestations d'assurance maladie pendant leur congé. Tous les employeurs ne sont pas tenus d'étendre cette protection, et même lorsqu'un employeur doit le faire, tous les employés n'ont pas le droit de le recevoir.

Pour simplifier, divisons la loi en deux parties: admissibilité et exigences Chaque section contient des éléments qui régissent à la fois les employés et les employeurs, et les deux sont tout aussi importants. Évidemment, pour les employeurs ou les employés qui ne sont pas admissibles, aucune exigence de la FMLA ne s'applique. Ceux qui répondent à l'éligibilité, cependant, ont le droit ou l'obligation de fournir un congé FMLA.

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Admissibilité

Employeurs

Quels employeurs sont considérés comme couverts par la FMLA? Selon Christina Joy F. Grese, conseillère juridique du cabinet d'avocats Duane Morris, cela est plutôt simple. Le seuil le plus important est de savoir si l'employeur maintient un effectif de 50 employés ou plus.

«Cinquante employés est le seuil», a déclaré M. Grese. "Donc, si vous avez moins que cela, vous n'êtes pas couvert, mais, bien sûr, il pourrait toujours y avoir des lois locales avec des avantages similaires."

Tout employeur avec 50 employés ou plus est couvert par la FMLA examiner leurs conditions d'admissibilité des employés pour déterminer s'ils doivent ou non étendre le congé FMLA à leurs travailleurs

Employés

Cependant, le fait qu'une entreprise compte au moins 50 employés ne signifie pas que chaque employé est automatiquement couvert par FMLA, a déclaré Grese. Les employeurs sont seulement tenus de fournir un congé FMLA aux employés lorsque 50 travailleurs ou plus sont situés dans un rayon de 75 miles. C'est-à-dire que si un employeur entretient deux bureaux séparés à 100 milles l'un de l'autre avec 25 employés à chaque emplacement, aucun des employés n'est considéré comme admissible au congé FMLA.

De plus, les employés doivent répondre à plusieurs normes

"Les employés doivent avoir travaillé pendant au moins 12 mois, et ils doivent avoir travaillé 1 250 heures au cours de cette période", at-elle dit.

Un employé ou un membre de leur famille doit également être admissible leurs conditions en vertu de la loi, a déclaré Grese, qui couvre des choses comme l'incapacité due à la grossesse, les soins prénataux, ou l'accouchement; liaison avec l'enfant après la naissance; recherche d'adoption ou de placement familial; partir pour prendre soin d'un membre de la famille ayant un problème de santé grave; congé pour une maladie chronique ou une maladie grave qui invalide un employé pour plus de trois jours ou nécessite deux ou plusieurs traitements.

Il existe quelques exceptions, cependant, le plus commun parmi eux l'exception «employé clé», a déclaré Grese.

"Cela peut être un groupe restreint, c'est quelqu'un qui causerait des dommages économiques substantiels si cette personne devait prendre congé", a déclaré Grese. Par exemple, s'il s'agit d'un dirigeant de très haut niveau, et que l'entreprise a besoin d'un cadre clé en place à ce moment-là et que cet écart soit préjudiciable pendant 12 semaines, elle serait admissible. »

Exigences

Tant les employeurs que les employés ont quelques exigences clés en vertu de la loi qu'ils doivent respecter. Le fait de ne pas le faire de la part de l'employé peut entraîner le refus d'un congé ou, dans le cas d'abus, la résiliation.

Employeurs

Les employeurs ne sont pas tenus d'offrir un quelconque paiement en vertu de la loi fédérale pendant les 12 semaines d'absence de la FMLA, bien que les congés de maladie et de famille soient payés. toujours plus commun aux niveaux d'état et municipal. Cependant, les employeurs sont tenus de:

• Conserver les régimes d'avantages sociaux des employés
• Protéger le statut d'emploi d'un employé pendant son absence
• Remettre un employé au même poste (ou un poste comparable) à son retour

Employés

Les employés ne réclament pas non plus 12 semaines de congé non payé par année. Ils doivent fournir une certification médicale de leur état ou de l'état de leur membre de la famille. Dans certaines circonstances, l'employé sera tenu de se recertifier auprès de son employeur, surtout s'il sollicite un «congé intermittent de la FMLA», ce qui se produit lorsqu'il prend quelques jours à la fois au lieu d'un congé dans un long bloc. Cependant, lorsque la responsabilité d'un employé prend fin et que les droits de l'employeur commencent, il n'est pas toujours clair.

"Les employés sont tenus de fournir des rapports périodiques sur leur statut et leur intention de retourner au travail". «Ils doivent fournir un certificat médical pour déterminer leur admissibilité à un congé ou à un congé prolongé, mais il y a beaucoup de questions sur la fréquence à laquelle un employeur peut demander une recertification de congé. lutter contre cela. "

Défaut de se conformer

Si vous perdez un procès FMLA en tant qu'employeur, cela peut devenir assez coûteux. Peu importe le résultat, le coût moyen de la défense d'une poursuite FMLA est de 78 000 $. De plus, les employeurs peuvent se retrouver aux prises avec plusieurs dommages différents. Ceux-ci incluent:

• Perte de salaire perdue: Les employeurs qui perdent un cas de FMLA pourraient devoir payer le salaire et les avantages qu'un employé a perdus en raison de la violation de FMLA. Ceux-ci comprennent le salaire à partir de la date de résiliation jusqu'à la date du jugement.
  
• Perte de salaire avant: Tout comme le salaire rétroactif, le salaire de départ fait référence aux salaires et avantages que vous perdez à l'avenir. Si l'action FMLA a entraîné la probabilité qu'un employé ne trouve pas de travail pendant un an, un juge pourrait ordonner à l'employeur de payer le salaire avant la date du jugement pour l'année suivante.
  
• Dommages-intérêts: sont automatiquement attribués par un tribunal à moins qu'un employeur puisse prouver qu'il agissait de bonne foi et qu'il a simplement fait une erreur en refusant un congé d'employé. Dans les cas de FMLA, ces dommages sont égaux à la perte de salaire avant et arrière.

Comme toujours, la solution la meilleure et la plus rentable consiste à assurer la conformité avant qu'un problème ne survienne. En restant informé des règles et règlements auxquels votre société est soumise, et en élaborant une politique viable avec l'avis de vos avocats, vous pouvez garder vos employés heureux et éviter les poursuites et les amendes.

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