FileHold Express: le meilleur système de gestion de documents pour les petites entreprises
Notre recherche et notre analyse des systèmes de gestion de documents en 2018 nous amènent à recommander FileHold Express comme le meilleur système de gestion de documents pour les petites entreprises. Nous avons choisi FileHold parmi les dizaines de documents systèmes de gestion que nous avons considérés. Pour notre méthodologie complète et une liste plus complète des systèmes de gestion de documents, visitez notre page des meilleurs choix
Pourquoi FileHold?
FileHold a une interface intuitive qui est idéale pour les petites entreprises. Il utilise la même structure de classement que Windows Explorer, ce qui le rend facile à apprendre et à présenter aux nouveaux employés.
Facile à utiliser
Ce qui rend FileHold si attrayant pour les petites entreprises, c'est qu'il a le même aspect que les programmes ils sont habitués à. La structure de classement incorpore la même approche de cabinet, tiroir, dossier et sous-dossier que Windows Explorer utilise. Une fois installé, les employés devraient être en mesure de se mettre rapidement à jour.
Nous avons été impressionnés par l'interface propre du système. Contrairement à d'autres systèmes qui sont encombrés d'icônes et d'images, tout ce que vous voyez lorsque vous vous connectez est la bibliothèque de documents située en bas à gauche de la page et une barre de recherche en haut. Vous déposez, recherchez et examinez les documents à partir de cette même page. Beaucoup d'autres systèmes que nous avons examinés vous forcent à basculer entre les pages.
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Les dossiers MyFileHold du système sont extrêmement utiles . Ce sont des dossiers distincts au-dessus de la bibliothèque générale des armoires et des tiroirs pour vos documents les plus utilisés, vos fichiers extraits, vos alertes ou rappels, les fichiers auxquels vous avez récemment accédé et les documents que vous avez récemment ajoutés. le système. Cela fournit un instantané des documents sur lesquels vous travaillez actuellement et des éléments qui nécessitent une attention immédiate.
FileHold permet une bonne personnalisation. Les employés peuvent adapter des portions du système à leurs préférences personnelles. Vous pouvez personnaliser les liens rapides pour une variété de tâches, telles que l'ajout de fichiers, la liaison de documents et l'extraction de fichiers. Vous choisissez les attributs de métadonnées spécifiques, tels que le type de document, la version, le nombre de fichiers liés et l'auteur, qui apparaissent à côté du nom du fichier.
Vous pouvez archiver des documents dans le système de plusieurs façons. Vous pouvez faire glisser et déposer des fichiers déjà sur votre ordinateur ou votre réseau, ainsi que numériser des documents directement dans le système. L'intégration de Microsoft Office vous permet d'ajouter des documents sur lesquels vous travaillez dans Word, Excel, Outlook ou PowerPoint en cliquant sur un bouton
Une fois dans le système, un document dans une boîte de réception. Ici, vous définissez ses attributs de métadonnées et choisissez l'emplacement où vous souhaitez le classer. FileHold offre une multitude d'attributs qui peuvent être attachés à chaque fichier, de sorte que vous pouvez sélectionner différentes propriétés pour différents types de documents. Par exemple, les attributs des factures peuvent inclure le client pour lequel la facture est payée et la date à laquelle elle doit être payée, tandis qu'une brochure peut avoir des propriétés telles que qui l'a créée et ajoutée au système.
FileHold propose plusieurs méthodes simples pour trouver rapidement les documents que vous recherchez. L'option la plus simple consiste à taper dans la barre de recherche principale les mots ou expressions que vous recherchez dans un document, ce qui est similaire à la barre de recherche Google. Cela recherche toute la bibliothèque de fichiers. Cependant, au lieu de ramener uniquement les documents avec le libellé exact recherché, cette option renvoie des résultats contenant des synonymes, des mots racines et des mots étroitement associés à vos termes de recherche d'origine. Lorsque les résultats sont renvoyés, vous pouvez cliquer sur un fichier et une zone de prévisualisation met en évidence les mots que vous recherchiez, afin que vous puissiez rapidement voir si c'est le document dont vous avez besoin. Vous pouvez également effectuer des recherches avancées qui vous permettent de rechercher des fichiers en fonction des attributs de métadonnées.
Caractéristiques
Nous avons été particulièrement impressionnés par les nombreux outils de collaboration, qui incluent une fonctionnalité d'archivage et de paiement qui empêche plusieurs personnes de travailler sur le même document en même temps. Vous pouvez également définir des alertes qui avertissent automatiquement les collègues lorsque des documents sont archivés ou retirés ou lorsque des modifications sont apportées aux fichiers.
Le logiciel conserve un journal d'audit de tous ceux qui accèdent à chaque fichier et quand ils le font. revoir les versions précédentes des documents après les modifications.
Heureusement pour les entreprises avec des employés distants, le système est accessible de n'importe où, via n'importe quel ordinateur ou appareil mobile connecté à Internet. Lorsque vous êtes connecté à distance, le logiciel vous permet de rechercher, récupérer et travailler sur tout document enregistré dans le système.
Pour que les employés ne voient que les fichiers et les documents auxquels ils sont supposés appartenir, FileHold propose un choix de 11 rôles de sécurité, allant de la lecture seule au système. administration. Vous pouvez également définir des autorisations d'accès spécifiques pour des armoires entières et des dossiers, ainsi que pour des fichiers individuels.
Les autres fonctionnalités standard incluent un calendrier qui conserve les tâches inachevées, l'option de lier virtuellement les fichiers au système et le logiciel de numérisation
Vous pouvez acheter des fonctions optionnelles pour un coût supplémentaire, notamment des fonctionnalités de workflow, la possibilité de créer des comptes invités pour les utilisateurs en lecture seule et la fonctionnalité de signature électronique.
Coût
Comme FileHold est un système auto-hébergé, la plupart des coûts ne sont que des frais ponctuels. Le prix est divisé en plusieurs parties, avec des frais pour le logiciel, les licences utilisateur, et l'installation, la mise en œuvre et la formation.
Le système est disponible en deux plans tarifaires: FileHold Express et FileHold Enterprise. Le plan Express est conçu pour les entreprises de 20 employés ou moins, tandis que le plan Entreprise s'adapte aux entreprises plus grandes. Les deux plans offrent la même expérience utilisateur, les mêmes fonctionnalités et les mêmes outils. La différence est dans la structure de prix.
Voici les coûts ponctuels pour FileHold Express:
- Logiciel serveur: 3 750 $ (inclut cinq utilisateurs et six mois de support)
- Licences supplémentaires: 200 $ chacun, jusqu'à 20 utilisateurs (y compris les visionneuses de documents Web et de bureau)
Le seul coût récurrent est un soutien continu. Vous avez la possibilité de payer des frais annuels qui vous donnent des mises à niveau du logiciel et un support technique continu. Ce coût est de 20% de vos frais initiaux. Pour les petites entreprises qui ont besoin d'une plate-forme complète de gestion de documents avec toutes les fonctionnalités essentielles, le plan Express est une bonne valeur en raison du coût unique.
Si le coût initial est trop élevé pour les entreprises naissantes, FileHold propose à la fois options de financement et de location. La plupart des autres systèmes que nous avons analysés n'offrent pas ces plans de paiement
Service à la clientèle
Dans l'ensemble, nous avons été très satisfaits du service à la clientèle que nous avons reçu de FileHold. La meilleure façon d'atteindre le support est par email. FileHold a répondu à notre demande par courriel dans les 10 minutes. Le représentant a répondu à toutes nos questions en détail, avec des liens vers le site Web avec des informations supplémentaires.
Une fois que votre système est opérationnel, vous pouvez contacter l'équipe de support client de FileHold par email ou ticket d'aide en ligne. (Le service téléphonique n'est pas une option.) Il existe également de nombreuses ressources sur le site Web de la société, y compris une série de guides de l'utilisateur. En outre, le logiciel inclut un accès intégré aux guides d'aide.
Limitations
Le plus grand inconvénient potentiel de FileHold est qu'il s'agit principalement d'un système auto-hébergé, vous devez donc posséder votre propre serveur et avoir besoin d'un Un expert en informatique qui est compétent dans la maintenance des serveurs, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires. Une option de cloud est disponible, mais elle n'est pas hébergée par FileHold, vous devez donc organiser un service de cloud tiers pour l'héberger et payer les coûts de son utilisation.
Une autre lacune possible est que le support client est disponible uniquement par e-mail et en ligne. Même si nous avons reçu une réponse extrêmement rapide lorsque nous avons envoyé un e-mail, certaines entreprises peuvent être désactivées en ne pouvant pas appeler quelqu'un pour obtenir de l'aide.
Il est également important de noter que ce système n'est pas compatible avec les ordinateurs Mac. Si votre bureau est basé sur Mac, nous vous encourageons à considérer notre meilleur logiciel de gestion de documents pour mobile, car il offre un accès complet à partir de n'importe quel appareil compatible Web.
Prêt à choisir un système de gestion de documents? Voici une répartition de notre couverture complète:
- Systèmes de gestion documentaire: Guide de l'acheteur
- Meilleurs logiciels et systèmes de gestion de documents 2018
- Meilleur logiciel de gestion documentaire
- Meilleure gestion documentaire à moindre coût
- Meilleur mobile Gestion de documents
Comment choisir un service de gestion de réputation
La gestion de la réputation en ligne (ORM) vous aide à résoudre les problèmes de relations publiques ou à les prévenir complètement. Ces services permettent également d'établir et de protéger votre marque une fois la crise résolue. ORM peut avoir un impact énorme sur votre réussite personnelle et celle de votre entreprise; «Cela ajoute de la valeur à votre marque, contribue à la longévité et à la visibilité de votre carrière ou de votre organisation, et aide à empêcher que votre identité ne soit détournée et mal utilisée par d'autres», a déclaré Shannon Wilkinson, PDG de la société ORM Reputation Communications.
Les avantages de la paie sans papier
Plutôt que d'imprimer des rapports de paie, de payer les employés avec des chèques papier et d'enregistrer les heures et les présences sur une feuille de temps papier, les programmes de paie en ligne vous permettent de gérer tous les processus de paie. "La paperasserie est un terme qui décrit comment une masse salariale peut être traitée sans générer de papier", raconte Eric Wade, expert en paie pour le fournisseur de systèmes de paie Paychex, à Mobby Business.
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