5 Façons simples et éprouvées d'améliorer vos habitudes de messagerie

Avez-vous l'impression que vos e-mails prennent le dessus sur votre vie? Si vous passez tout votre temps à lire et à répondre aux messages, vous avez probablement raison. Mais les bonnes nouvelles sont qu'il existe des moyens simples et rapides pour prendre le contrôle de votre boîte de réception, ce qui vous permettra de vous sentir beaucoup plus productif et moins stressé.

Prêt pour une refonte du courrier électronique? Suivez ces cinq conseils éprouvés.

Se désabonner

Vous pourriez penser que vous vous rendez service en vous abonnant à des bulletins d'information électroniques pertinents, mais vous feriez mieux de trouver d'autres moyens de vous tenir au courant sans encombrer votre boîte de réception . Recevoir beaucoup de courriels chaque jour est déjà écrasant, et si vous êtes un thésauriseur d'abonnement, vous ne faites que rendre les choses plus difficiles pour vous.

Selon une étude de Harris Interactive, les employés ne peuvent pas suivre plus de 50 courriels par jour, a rapporté ABC News. Le sondage, qui a interrogé environ 2 000 adultes américains, a révélé que seulement 6% des employés ont déclaré qu'ils pouvaient supporter plus de 50 courriels par jour. L'étude a également révélé qu'un employé sur cinq se sentait sous pression à cause de la surcharge des courriels.

En supprimant une partie ou la totalité des abonnements dont vous n'avez absolument pas besoin, vous pourriez également éliminer une partie du stress. Vous expérimentez à la suite d'une boîte de réception toujours pleine.

Planifiez des pauses email

Cela peut sembler évident, mais consulter vos e-mails toutes les 5 minutes peut vous stresser et vous rendre moins productif. Si vous vérifiez et répondez constamment aux e-mails chaque fois qu'une nouvelle notification de message apparaît, vous n'obtiendrez jamais de travail hautement prioritaire. Cependant, laisser des gens dans votre boîte de réception n'est pas bon pour l'entreprise non plus. Au lieu de cela, essayez de planifier des blocs de temps spécifiques tout au long de la journée pour ouvrir et répondre aux emails.

Une étude publiée dans la revue Computers in Human Behaviour étudiait les travailleurs qui se limitaient à consulter leur courrier électronique seulement trois fois par jour. L'étude a révélé que ces travailleurs étaient moins tendus, moins stressés et plus productifs que ceux qui ont laissé leurs notifications et vérifié leurs courriels tout au long de la journée, rapporte le New York Magazine.

Si vous avez peur de manquer des messages urgents ou des mises à jour importantes de votre patron, essayez de mettre en place des filtres dans votre boîte de réception pour vous alerter seulement lorsque ces courriels importants sont transmis. Sauvegardez le reste de vos messages pour les pauses email attribuées.

Laissez vos e-mails au bureau

Lorsque vous êtes absent du bureau - que ce soit à la maison après une longue journée, au week-end ou même vous êtes en vacances - assurez-vous que vos e-mails sont désactivés. Avec la plupart des employés utilisant des smartphones liés à leurs e-mails de travail, il peut sembler impossible d'échapper aux responsabilités et aux contraintes du bureau, mais les études montrent que rester connecté est réellement mauvais pour la santé.

Selon un sondage de Workplace Options , 59 pour cent des travailleurs américains utilisent leurs appareils mobiles pour travailler après les heures d'ouverture normales, a rapporté Fortune.com. Une autre étude, réalisée par Good Technology, a révélé que 68% des personnes consultent leur e-mail professionnel avant 8h, 50% le vérifient au lit, 57% le font lors de sorties en famille et 38% vérifient même leur courrier électronique. Cependant, cela peut causer plus qu'un simple stress sur votre santé mentale; cela peut aussi causer des problèmes physiques. En plus des problèmes psychologiques, la vérification des courriels en dehors des heures de travail peut aussi entraîner des problèmes gastro-intestinaux et cardiovasculaires, selon une étude de la revue Chronobiology International, publiée par Fortune.com.

Il est possible de vérifier si vous attendez mise à jour importante, mais c'est mieux pour vous si vous pouvez éviter de rester en mode bureau pendant vos heures d'inactivité.

Passer à la messagerie instantanée

Parfois, la meilleure stratégie de messagerie consiste à savoir quand ne pas utiliser du tout d'e-mail. Si vous rencontrez votre patron ou un collègue qui n'a pas besoin d'une réunion en personne, mais qui prend un temps précieux par courriel, profitez du système de messagerie instantanée de votre entreprise. Vous pouvez également utiliser d'autres options de discussion comme Slack ou Gchat. La messagerie instantanée (IM) peut vous faire perdre un peu de temps et vous éloigner de votre boîte de réception déjà stressante.

Selon un rapport de The Radicati Group, l'utilisation de la messagerie instantanée par les entreprises ne cesse de croître; le nombre de comptes de messagerie instantanée dans le monde a totalisé 3,2 milliards en 2015. Et il est souvent utilisé dans les mêmes situations dans lesquelles beaucoup de gens compteraient normalement sur le courrier électronique. Et selon The Guardian, de nombreux propriétaires d'entreprise ont constaté que le passage à la messagerie instantanée réduit le stress et simplifie les communications internes quotidiennes. Par exemple, Steven Drost, PDG de Stipso, a déclaré qu'il avait l'habitude de recevoir jusqu'à 100 courriels par jour, mais après avoir changé pour IM, il a estimé que sa boîte aux lettres était environ 60% moins pleine, a rapporté The Guardian. la messagerie instantanée peut aussi être une distraction. Utilisez les options de votre client de chat en définissant votre statut sur Occupé ou indisponible lorsque vous êtes en réunion ou en travaillant sur un projet qui requiert toute votre attention.

Gardez vos emails courts

Personne n'aime lire longtemps, travailler

Selon une étude de MailTime, plus un courriel est long, moins les destinataires sont susceptibles de le lire. L'enquête a révélé que 19% des personnes ne liront pas un e-mail contenant plus d'un paragraphe, 51% ne liront pas après le deuxième paragraphe, 76 ne liront pas un e-mail plus long que trois paragraphes et 84% ne liront pas emails plus longs que quatre paragraphes. Donc, si vous voulez gagner du temps et vous assurer que votre message est réellement efficace, gardez-le court.

Cela comprend également les courriers électroniques; envoyer des fils énormes et désorganisés est accablant pour vos collègues et employés, a déclaré Forbes. Au lieu de cela, essayez de choisir les détails importants et d'envoyer seulement ce qui est nécessaire (et à qui - ne soyez pas trop généreux avec le bouton réponse-tout, non plus.)

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