Choisir le bon système de DSE pour votre cabinet médical
À l'ère moderne, les systèmes de dossiers de santé électroniques (DSE) sont une composante essentielle de toute pratique médicale. Avec le bon système de DSE, votre pratique deviendra plus efficace, admissible aux paiements incitatifs Medicare et communiquera de façon transparente avec les patients et les autres membres de l'écosystème des soins de santé.
Trouver le bon système n'est pas une tâche facile. Que vous passiez à un nouveau DSE ou que vous en utilisiez un pour la première fois, cela peut être une tâche décourageante. Les systèmes sont complexes et multi-facettes, ce qui rend difficile le test complet avant de faire un choix. Cependant, il existe des façons de réduire les candidats jusqu'à ce que vous soyez les meilleurs.
Voici tout ce que vous devez savoir pour savoir lequel vous convient le mieux.
Vous connaissez déjà tout sur les systèmes de dossiers médicaux électroniques ? Voir nos recommandations de 2018 pour les meilleurs systèmes de DSE pour les petites pratiques et les spécialistes
Dossiers de santé électroniques et dossiers médicaux électroniques
Bien que les termes soient souvent utilisés de façon interchangeable, il existe une grande différence entre les dossiers médicaux électroniques ( EMR), qui sont essentiellement des cartes papier numérisées pour une seule pratique, et des systèmes de DSE. D'une part, les DSE remplacent non seulement les cartes papier, mais peuvent aussi rationaliser des fonctions essentielles comme la facturation, la commande de prescriptions et de tests, la gestion de votre cabinet et la communication avec vos patients.
L'avantage d'un système de DSE - de l'ensemble des antécédents médicaux d'un patient aux aspects logistiques de la gestion de votre cabinet. Mieux encore, les systèmes de DSE permettent aux fournisseurs de tous les points de soins de communiquer entre eux par voie électronique; Ainsi, si un patient visite l'hôpital samedi, son médecin généraliste saura exactement ce qui s'est passé lundi. Les médecins et le personnel peuvent utiliser un système de DSE pour offrir un traitement plus efficace et créer des dossiers de santé plus complets qui circulent dans tous les points de service.
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Comment choisir un DSE système
Bien que les avantages d'un système de DSE fonctionnel soient clairs, la mise en œuvre et l'adaptation à un système de DSE peuvent représenter un défi pour tout le monde dans votre pratique. Avant de vous engager dans un système de DSE, il est important de tenir compte de vos priorités.
«Vous devez faire en sorte que tous vos employés de différents départements aient leur mot à dire dans tous les domaines de la pratique ou que la mise en œuvre du DSE échoue », Pam Wilcox, un administrateur de Vancouver Eye Care, a déclaré à Mobby Business.
C'est parce que les DSE ne touchent pas seulement les médecins, mais tous les aspects de la pratique, a déclaré Wilcox. Cela est particulièrement vrai lorsqu'un système de gestion de la pratique ou de gestion du cycle des recettes est intégré au système. Tout le monde dans la pratique doit être familier avec les objectifs de mise en œuvre et une stratégie à long terme.
Il est également important d'explorer pleinement vos options avant de prendre des décisions. Magasinez, a déclaré Denise Colon, un consultant qui conseille sur l'adoption de DME et de DSE depuis 25 ans. Obtenir des estimations multiples, enquêter sur la réputation d'un fournisseur et rechercher des recommandations est toujours une sage décision.
«Un certain nombre d'hôpitaux commencent avec un DSE et investissent beaucoup d'argent, mais ils commencent à vérifier et découvrent qu'un autre système est mieux adapté pour leur facilité », a-t-elle dit. "Donc, ils doivent littéralement détruire le premier système ... c'est juste un gaspillage d'argent."
Et alors que la Loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) exige que les données des patients soient sécurisées , il y a aussi beaucoup d'autres choses à considérer lors du choix d'un système de DSE. En voici quelques-uns:
Coût: Les prix des systèmes de DSE varient énormément en fonction des fonctionnalités que vous choisissez d'inclure, du fournisseur que vous sélectionnez et du nombre de fournisseurs que vous pratiquez. Lorsque vous demandez une estimation, il est important de savoir quels sont les coûts initiaux de licence ou d'activation et combien chaque élément supplémentaire (comme un système de gestion de la pratique) va ajouter au prix. Généralement, pour les petites entreprises, le prix est basé sur un abonnement mensuel multiplié par le nombre de fournisseurs utilisant le système. Pour nos recommandations, les coûts d'abonnement vont de 100% gratuit à 750 $ par mois par fournisseur après activation ou frais de licence. Ces frais coûtent généralement quelques milliers de dollars. Le prix fluctue toujours en fonction des spécificités de chaque cabinet et sera déterminé en consultation avec le fournisseur
Facilité d'utilisation: L'aspect le plus important d'un système de DSE est peut-être sa facilité d'utilisation. Si un système n'est pas intuitif, il peut paralyser votre flux de travail lorsque votre personnel se démène pour accomplir des tâches routinières. La plupart des fournisseurs offrent des essais gratuits ou des démonstrations en direct de leurs systèmes à des acheteurs potentiels, alors profitez de ces options pour vraiment évaluer si vous pensez que le système serait un avantage ou un inconvénient pour votre pratique. Rappelez-vous que vous utiliserez ce système tous les jours, de sorte que vous n'en voudrez pas qui vous éloignera de vos patients ou ajoutera des heures à votre charge de travail quotidienne.
Hébergement en nuage: La plupart des principaux fournisseurs de DSE offre une option d'hébergement dans le cloud, ce qui signifie qu'il n'y a pas de serveurs ou de matériel à maintenir dans votre bureau en dehors de vos propres ordinateurs. Les systèmes hébergés sur le cloud constituent un moyen relativement peu coûteux d'externaliser les coûts de maintenance informatique et de support technique au fournisseur.
Mise en œuvre et formation: La mise en œuvre peut durer de quelques semaines à quelques mois. pour savoir quel est le plan de votre fournisseur quand il s'agit de mettre votre système en service. De plus, certains fournisseurs offrent une formation aux médecins et au personnel pour s'assurer que tout le monde dans votre pratique est à jour avec le nouveau logiciel. À l'occasion, un fournisseur offrira un soutien individuel pendant une période limitée après la mise en œuvre du système, sans frais supplémentaires.
«La formation à la mise en œuvre est une partie importante», a déclaré M. Colon. «Planifiez de sorte que la formation ne se déroule pas trop tard ... ou que tout le monde oublie ce qu'il a appris: une fois que vous allez vivre, vous avez besoin d'un soutien adéquat au moins pour la première semaine ou deux Intégration:
Intégration: Si vous ne prévoyez pas d'acheter un nouveau logiciel de gestion de cabinet ou de facturation, alors vous ne serez pas en mesure d'anticiper. Vous voulez être sûr que le système de DSE que vous choisissez peut fonctionner avec ce que vous utilisez déjà. Sinon, de nombreux fournisseurs offrent leurs propres systèmes intégrés moyennant des frais supplémentaires, donc si vous partez de zéro, il pourrait être utile de poser des questions sur un système de gestion de pratique intégrée / DSE.
Interopérabilité: Certaines fonctionnalités utiles offertes par les DSE inclure la prescription électronique et la commande électronique des tests de laboratoire et des résultats. Cependant, tous les laboratoires et pharmacies ne seront pas configurés pour s'interfacer correctement avec chaque système de DSE. Pour vous assurer que vous pouvez réellement réaliser l'interopérabilité, ce qui sera au centre de la future réglementation de l'étape 3, informez les vendeurs sur les interfaces qu'ils utilisent et si celles-ci sont compatibles avec les installations environnantes dans votre région. service:
S'acclimater à un nouveau système de DSE n'est pas une mince tâche, alors vous devez vous assurer que le fournisseur sera là pour vous aider tout au long du processus. Si leur service clientèle est difficile à atteindre ou pas particulièrement désireux de passer du temps à répondre à vos questions avant d'acheter, ils ne seront peut-être pas très utiles lorsque vous essayerez de comprendre votre nouveau système plus tard. Établir une bonne relation de travail avec le fournisseur que vous choisissez est la clé d'une transition réussie vers un nouveau système de DSE Utilisation significative certifiée / CIM-10 prête:
La plupart des systèmes de DSE sont conformes aux normes fédérales d'utilisation significative qui sont en place pour déterminer si un système de DSE peut être admissible aux incitatifs gouvernementaux. Il est important de s'assurer que c'est le cas si vous prévoyez d'attester pour le programme d'incitation Medicare. Si le système que vous choisissez échoue et que vous passez au processus d'attestation, vous pourriez vous retrouver avec des pénalités de remboursement, plutôt que des paiements incitatifs. De plus, le passage des codes de diagnostic de la CIM-9 à la CIM-10 beaucoup plus complète signifie qu'il est important de savoir si votre système est prêt. Si votre système envoie des codes invalides de la CIM-10 aux payeurs, cela pourrait entraîner des refus. Note de la rédaction: Vous cherchez un système de dossiers médicaux électroniques pour votre cabinet médical? Si vous recherchez des informations pour vous aider à choisir celle qui vous convient le mieux, utilisez le questionnaire ci-dessous pour que notre site affilié, BuyerZone, vous fournisse gratuitement des informations provenant de différents fournisseurs.
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