Choisir un système téléphonique professionnel: Guide de l'acheteur

Si vous cherchez un nouveau système téléphonique professionnel en 2018, vous devez d'abord répondre à plusieurs questions.

1. Avez-vous besoin d'un système téléphonique complet comprenant des téléphones de bureau ou votre entreprise peut-elle se débrouiller avec un service de téléphonie virtuelle qui repose sur des appareils mobiles plutôt que sur des téléphones de bureau traditionnels?

2. Si vous avez besoin de téléphones de bureau, quel type de service voulez-vous? Vous devez choisir entre un service téléphonique fixe traditionnel, fourni par une compagnie de téléphone locale ou régionale, et un système de Voix sur IP (VoIP), qui fonctionne sur Internet et qui est offert par une multitude de fournisseurs.

3. Si vous choisissez VoIP, voulez-vous héberger le système dans votre entreprise (sur site) ou le faire héberger chez votre fournisseur de services (basé sur le cloud)?

Nous vous aiderons à répondre à ces questions, mais si vous le savez déjà ce dont vous avez besoin et que vous voulez simplement voir nos recommandations pour les meilleurs systèmes de téléphonie d'entreprise, visitez notre page des meilleurs choix

Note de l'éditeur : Vous cherchez des informations sur les systèmes téléphoniques professionnels? Utilisez le questionnaire ci-dessous et nos partenaires fournisseurs vous contacteront pour vous fournir les informations dont vous avez besoin.

Si vous n'êtes pas encore sûr, lisez la suite. Nous vous renseignerons sur les avantages et les inconvénients de ces types de systèmes téléphoniques:

• Systèmes téléphoniques virtuels
• Lignes terrestres
• VoIP
• Systèmes cloud et locaux

Systèmes téléphoniques virtuels

• Virtuel Les systèmes téléphoniques fonctionnent en connectant un numéro de téléphone professionnel principal aux télétravailleurs via leur téléphone mobile ou domestique.
• Ces types de systèmes fonctionnent comme une vaste solution de transfert d'appel, dans laquelle les appels sont transférés au téléphone désigné de chaque employé (cellulaire ou domestique) lorsqu'un client ou un client appelle un numéro d'entreprise principal.
• Ces systèmes incluent diverses fonctions, telles que les réceptionnistes automatiques, la messagerie vocale, le renvoi d'appel, le filtrage d'appels et la télécopie en ligne.

Pour: Ce type de service permet aux entreprises dont les employés travaillent à partir d'autres lieux que le bureau de l'entreprise de présenter un visage professionnel en tout temps. Il donne également aux travailleurs à distance accès à une variété de fonctions du système téléphonique que les téléphones mobiles et les téléphones résidentiels n'offrent pas.

Inconvénients: Les systèmes virtuels ne sont pas des systèmes téléphoniques à part entière. Vos appels sont toujours traités sur votre réseau de téléphonie mobile ou domestique. Cela signifie que vous êtes facturé pour l'appel sur le système virtuel et utilisez les minutes de votre téléphone portable ou de votre domicile.

Idéal pour: Entreprises avec un grand nombre de travailleurs distants ou d'entreprises individuelles

Traditionnel Les lignes fixes dans ce cas sont des systèmes téléphoniques traditionnels, généralement pris en charge par une compagnie de téléphone locale ou régionale.

• Les lignes terrestres, également appelées réseaux téléphoniques publics commutés (RTPC), sont des systèmes analogiques Câblage en cuivre.
• Pour exécuter un service de ligne fixe, vous avez besoin d'un matériel sur site PBX (autocommutateur privé). Il s'agit du matériel utilisé pour créer plusieurs extensions et permettre les fonctions du système téléphonique, comme le transfert d'appel et les répertoires d'appel.
• Certains systèmes de lignes terrestres sont aujourd'hui considérés comme des hybrides avec les systèmes VoIP. Il existe une ligne téléphonique traditionnelle qui se connecte au réseau de données d'une entreprise. Le réseau de données au sein de l'entreprise est ensuite utilisé pour connecter chaque téléphone individuel.
• De nombreux systèmes de téléphonie fixe sont progressivement éliminés par les fournisseurs de systèmes téléphoniques
• Avantages:

Les systèmes fixes sont une solution fiable et éprouvée Inconvénients:

La plupart des fournisseurs de systèmes téléphoniques s'éloignent des lignes fixes, ce qui les rend plus difficiles non seulement à acheter mais aussi à réparer en cas de panne. Idéal pour:

Les grandes entreprises avoir le budget pour les payer et un personnel informatique interne pour les gérer et les entretenir. Nécessaire pour les entreprises sans accès Internet haut débit. Systèmes téléphoniques VoIP

Au lieu des fils de cuivre que les lignes fixes utilisent, les systèmes téléphoniques VoIP utilisent la même connexion Internet qu'une entreprise utilise déjà pour se connecter.

• Les systèmes VoIP offrent des fonctionnalités que seules les grandes entreprises utilisant du matériel PBX coûteux avaient auparavant.
• Les systèmes VoIP permettent aux télétravailleurs d'accéder au système téléphonique d'une entreprise à partir de leurs appareils mobiles.
• Avantages:

Les systèmes VoIP fournissent un système de téléphone sophistiqué complet avec toutes les cloches et les sifflets. Ces systèmes sont faciles à installer et à configurer, et nettement moins chers que les systèmes de ligne fixe Inconvénients:

Ces systèmes dépendent de votre connexion Internet. Donc, si vous êtes dans une communauté avec un service Internet inégal, ce type de système téléphonique ne fonctionnerait pas pour vous. Idéal pour:

Les petites entreprises qui veulent la fonctionnalité d'un système téléphonique sophistiqué à un prix raisonnable, et les entreprises qui veulent que leurs employés distants aient accès au système téléphonique. Si vous décidez qu'un système VoIP répond à vos besoins, vous avez maintenant une autre décision à prendre. Bien que tous les systèmes de ligne terrestre exigent que vous hébergiez l'équipement nécessaire dans votre entreprise, les systèmes VoIP vous donnent la possibilité d'acheter votre équipement et de le louer à votre fournisseur de services et de le faire héberger dans le nuage.

Systèmes VoIP sur site

Avec les systèmes sur site, tous les équipements, y compris le matériel PBX pour le fonctionnement du système téléphonique, sont hébergés dans votre entreprise.

• Les systèmes sur site nécessitent un capital important
• Alors que vous payez des frais uniques pour tout le matériel avec un système auto-hébergé, vous payez des frais mensuels pour votre circuit SIP, ou circuit PRI, qui permet aux appels de
• Votre personnel informatique est responsable de la maintenance, des réparations et des mises à niveau du système
• Avantages:

Vous contrôlez toujours votre service. Vous comptez sur vous pour vous assurer qu'il est opérationnel et configuré comme vous le souhaitez. Inconvénients:

Il y a un coût initial important, puisque vous devez acheter tout l'équipement. Ce que disent les experts:

"Beaucoup de nos grands clients qui ont besoin de haute disponibilité, de haute sécurité et de personnalisation se retrouvent sur site [ »Beth English, fondateur de la société de conseil en communication EE & Associates et actuel président du conseil d'administration de la Society of Communications Technology Consultants International, a déclaré à Mobby Business. «Certains grands clients d'entreprise choisissent souvent la solution basée sur les locaux car ils peuvent avoir le personnel pour la prendre en charge, ils ont besoin de beaucoup de personnalisation ou ils sont très soucieux de la confidentialité.» Meilleur pour:

Les entreprises qui ne se sentent pas à l'aise d'utiliser le nuage et qui veulent un contrôle total de leur système et un accès à l'équipement en tout temps. Aussi bien pour les entreprises avec une équipe informatique interne qui peut mettre en place et maintenir un système VoIP. De plus, les systèmes sur site conviennent mieux aux entreprises dont les exigences réglementaires ou de conformité peuvent être difficiles à respecter dans le cloud Systèmes VoIP basés sur le cloud

Avec les systèmes basés sur le cloud, il n'y a pas de maintenance ou de matériel que les téléphones à s'inquiéter. Le fournisseur de service héberge, entretient et met à niveau toute la technologie PBX pour vous.

• Le cloud permet aux entreprises en croissance d'ajouter facilement de nouvelles lignes et offre un accès rapide aux nouvelles fonctionnalités.
• Les entreprises paient généralement une redevance mensuelle
• Pour:

Il n'y a pas de matériel PBX ni de service de tonalité à acheter et à entretenir. Votre fournisseur prend soin de cela pour vous. Vous pouvez configurer et configurer le système pour votre entreprise, à partir de votre ordinateur. Inconvénients:

Vous n'avez aucun contrôle sur le matériel. Si le système tombe en panne, vous devez compter sur votre fournisseur pour le réparer le plus rapidement possible. Ce que les experts disent:

"Si une entreprise n'a pas beaucoup de personnel et n'a personne pour gérer son système, c'est une très bonne option pour aller avec une option hébergée", a déclaré l'anglais. "[Les solutions de téléphonie basées sur le cloud] éliminent le problème de la maintenance de votre propre système téléphonique." Idéal pour:

Entreprises en croissance sur un budget fixe ne disposant pas de personnel informatique pour gérer et entretenir Matériel PBX. Aussi bien pour les entreprises qui veulent un accès rapide aux nouvelles fonctionnalités du système téléphonique ou qui ont plusieurs emplacements et qui veulent que leur système soit sur une seule plateforme. Maintenant que vous connaissez les bases, vous serez peut-être prêt à prendre des décisions. Si oui, consultez nos meilleurs choix pour les systèmes de téléphonie d'entreprise

FAQ du système de téléphonie d'entreprise

Vous ne savez toujours pas si vous avez besoin d'un système téléphonique professionnel ou si la VoIP vous convient? Aucun problème. Voici quelques questions et réponses qui peuvent vous aider à prendre une décision.

Q: Ai-je besoin d'un système téléphonique?

A:

La réponse simple est oui. Parce qu'une grande partie du succès d'une entreprise dépend de la façon dont elle se présente, toutes les entreprises bénéficient d'une sorte de système téléphonique d'affaires. «Nous croyons que peu importe la taille ou le type, chaque entreprise devrait avoir les outils et les solutions », a déclaré Jim Gustke, vice-président du marketing chez Ooma, un fournisseur de systèmes de téléphonie d'affaires.

Q: Mes employés ne peuvent-ils pas travailler de manière professionnelle? et je viens d'utiliser nos téléphones mobiles à des fins commerciales?

A:

Il est certainement possible si vous voulez investir dans un système téléphonique virtuel. L'utilisation d'un système téléphonique virtuel vous permet d'utiliser votre appareil mobile tout en présentant une image professionnelle. Gustke a toutefois déclaré qu'il ne conseillerait pas d'utiliser des appareils mobiles sans système virtuel. «Bien que cela puisse paraître intuitif, les plans de téléphonie mobile ne sont tout simplement pas conçus pour offrir les mêmes fonctionnalités que les systèmes de téléphonie d'entreprise spécifiquement conçus: par exemple, les téléphones mobiles ne peuvent pas offrir une réceptionniste virtuelle pour répondre aux appels; »

Q: J'ai toujours eu un système de lignes fixes traditionnelles. Serai-je désavantagé si je continue à utiliser ce type de système dans le futur?

A:

Le problème avec les systèmes de lignes terrestres n'est pas leur fonctionnalité. Ils fonctionnent toujours à un niveau élevé. Le plus gros problème que vous rencontrerez avec les systèmes téléphoniques traditionnels est que de nouvelles options ne sont plus en place. Melissa Swartz, fondatrice de la société de conseil en télécommunications Swartz Consulting, a déclaré que l'industrie s'est éloignée de la technologie de multiplexage temporel. Les systèmes de ligne fixe traditionnels ont été utilisés, ce qui a entraîné la fin de la recherche et du développement de ces types de systèmes.

"Aucune amélioration supplémentaire n'est à venir", a déclaré M. Swartz. «L'industrie concentre ses ressources de RD sur la VoIP, les communications unifiées et les architectures de nuage.»

De plus, a-t-elle ajouté, aucune mise à niveau de logiciel n'est disponible. Cela signifie que vous n'aurez pas accès à beaucoup de nouvelles fonctionnalités et capacités.

Enfin, l'expertise technique sur ces types de systèmes existants disparaît, selon Swartz.

"Les pièces sont encore disponibles pour la plupart mais deviendront de plus en plus difficiles obtenir, "elle a dit.

Q: Comment puis-je savoir quel système de téléphone et le fournisseur sont bons pour mon entreprise?

A:

La décision dépend vraiment des ressources dont vous disposez. Vous devez tenir compte de votre budget, que vous soyez une entreprise en pleine croissance, que vous disposiez ou non d'un personnel informatique capable d'exécuter et de maintenir un système téléphonique interne et que vous disposiez d'une connexion Internet haut débit. 's choisissent un fournisseur de téléphone, Swartz a dit qu'il est important d'en chercher un qui offre plus que les outils et les fonctionnalités que vous voulez dans un système téléphonique. Elle a dit que vous voulez un fournisseur qui a l'expertise technique, le temps et les ressources pour fournir le niveau de soutien dont votre entreprise a besoin.

«Ne sous-estimez pas l'importance du partenaire de soutien dans votre décision - assurez-vous que la culture de votre entreprise est compatible avec la vôtre», a déclaré Swartz.

Q: Avec les systèmes cloud, y a-t-il des frais mensuels? Je devrais être au courant de?

A:

Swartz a dit qu'il peut y avoir des coûts initiaux avec les systèmes téléphoniques hébergés dans le nuage. "En règle générale, vous devez toujours payer pour les téléphones et les passerelles qui résident sur les lieux, de sorte que vous n'évitez pas totalement les coûts initiaux à moins que le fournisseur vous« louer »les téléphones." En outre, certains

Q: Avec un système hébergé sur le cloud, est-ce que je partage un serveur avec d'autres entreprises, ou y a-t-il un serveur juste pour mon entreprise?

A:

Les fournisseurs offrent aux entreprises la possibilité d'utiliser un serveur partagé ou de payer un supplément pour leur propre serveur dédié. L'anglais dit que choisir un serveur dédié ou partagé dépend si vous voulez que le système vous soit uniquement dédié, ou si vous voulez l'acheter

"C'est une bonne option pour quelqu'un qui n'a pas beaucoup d'exigences particulières ou qui a besoin de beaucoup de personnalisation", a déclaré l'anglais au sujet des serveurs partagés. "Si vous êtes un grand [organisme] ayant des besoins complexes, ce ne sera pas une bonne option."

Q: La connexion sur un système VoIP est-elle aussi bonne que sur une ligne fixe?

A:

Alors que certains utilisateurs peuvent être préoccupés par la qualité d'un système VoIP et sa sonorité, la technologie est tellement avancée qu'il est presque impossible de faire la différence entre les appels par ligne fixe et par Internet. «C'est très comparable, sinon mieux, "a déclaré David Lee, vice-président des produits de plate-forme pour RingCentral, des connexions VoIP. "Beaucoup de transporteurs sont passés à des systèmes VoIP, et la plupart des gens ne peuvent pas faire la différence."

Cependant, pour s'assurer que la qualité des appels reste claire et forte, les entreprises doivent faire preuve de diligence

"Vous devez mettre de côté une certaine quantité de bande passante pour vous assurer que cet appel est de qualité, et l'appel vocal doit avoir la priorité sur vos autres trafics", a dit l'anglais.

Q : Quels types de fonctionnalités sont disponibles dans un système téléphonique VoIP?

A:

Alors que les systèmes téléphoniques riches en fonctionnalités étaient auparavant utilisés uniquement par les grandes entreprises, les options VoIP d'aujourd'hui offrent les mêmes avantages aux petites entreprises. Voici certaines des fonctionnalités que vous pouvez trouver les plus bénéfiques: Messagerie vocale

• Messagerie vocale à courrier électronique
• Messagerie vocale au texte
• Transcription de la messagerie vocale
• Renvoi d'appel
• Enregistrement d'appel
• Files d'attente
• L'option de numéros locaux et gratuits
• Réponse vocale interactive
• Messagerie instantanée inter-services
• Conférence téléphonique
• Services automatisés
• Numérotation poste
• Groupes de sonnerie
• Assistance d'annuaire
• Transfert d'appel
• Fax Internet
• Rapports d'appels
• Surveillance d'appels
• Notifications d'appels manqués
• Vidéoconférence
• Réunions en ligne
• Messagerie instantanée
• Intégrations avec programmes populaires Q9: Les employés distants peuvent-ils accéder à un système téléphonique professionnel?
• A:

La technologie VoIP donne aux employés la liberté de prendre et de faire des appels professionnels de n'importe où, sans avoir besoin pour un téléphone portable dédié à l'entreprise. Les systèmes VoIP professionnels offrent des applications pour smartphones et des fonctions de mobilité qui permettent aux employés de profiter de toutes les fonctionnalités de leur téléphone fixe à tout moment.

Q: Pourquoi devrais-je m'inquiéter si mes employés peuvent accéder au système téléphonique lorsqu'ils sont absents? A:

Les fonctions de mobilité aident les employeurs à démontrer que leurs employés sont toujours là pour répondre aux besoins de leurs clients. Alors qu'auparavant, les employés ne pouvaient utiliser leur téléphone cellulaire personnel pour parler à leurs clients que lorsqu'ils étaient à l'extérieur de leur bureau, les outils de mobilité du téléphone professionnel permettent de joindre les travailleurs sans leur donner de numéro privé. expliqué.

«Cela vous permet de vous représenter avec votre identité d'entreprise», a-t-il dit. Q: Si mon entreprise a plusieurs sites, cela a-t-il de l'importance si j'ai un système sur site ou en nuage?

Bien que les systèmes sur site et hébergés puissent prendre en charge des organisations ayant plusieurs sites, l'utilisation d'une solution hébergée peut simplifier les choses, a indiqué l'anglais. "Si vous avez beaucoup de sites distribués et que vous avez besoin de parler ensemble, c'est un moyen de standardiser et de consolider sur une plate-forme."

Maintenant que vous connaissez les types de systèmes téléphoniques disponibles et ce que chacun offre, besoin de déterminer quel fournisseur est le mieux pour vous. Pour affiner vos choix, nous vous encourageons à consulter nos meilleurs choix pour différents types d'entreprises, ainsi que notre liste complète de fournisseurs si nos suggestions ne correspondent pas à vos besoins.

Un résumé de nos meilleurs choix, notre raisonnement pour choisir chacun et notre liste complète de fournisseurs pour les systèmes téléphoniques d'affaires peuvent être trouvés ici. Prêt à choisir un système de téléphone d'affaires? Voici une répartition de notre couverture complète:

Les meilleurs systèmes téléphoniques d'affaires 2018

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Meilleur pour les petites entreprises

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• Note de la rédaction: Vous recherchez des informations sur les systèmes téléphoniques professionnels? Utilisez le questionnaire ci-dessous et nos partenaires fournisseurs vous contacteront pour vous fournir les informations dont vous avez besoin.

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