Considérant un assistant virtuel? 5 astuces pour que ça fonctionne

Y a-t-il tellement de tâches sur votre liste de choses à faire que vous avez à peine le temps de vous concentrer sur votre entreprise? Si c'est le cas, il est peut-être temps d'envisager l'embauche d'un assistant virtuel.

Qu'il s'agisse d'une seule personne dédiée à travailler avec votre entreprise ou d'un service fournissant une assistance en fonction de vos besoins, un assistant virtuel peut vous des tâches administratives et laissez-vous concentrer sur ce que vous faites de mieux. En embauchant un travailleur à distance, vous pouvez obtenir l'aide dont vous avez besoin sans les dépenses associées à un employé interne à plein temps.

Si vous envisagez d'utiliser un VA pour votre entreprise, voici quelques conseils pour

Sachez qui ils sont

Les propriétaires d'entreprise embauchent souvent des conseillers volontaires pour des tâches telles que les relations publiques, les médias sociaux et d'autres tâches liées à la clientèle. Si vous confiez votre marque à quelqu'un, la première étape consiste à s'assurer que vous faites confiance à cette personne.

"La personnalité est importante", a déclaré Diana Ennen, fondatrice de Virtual World Publishing. «Vous voulez un VA avec qui vous vous entendez et vous vous sentez à l'aise avec vos informations professionnelles.C'est bien d'obtenir des témoignages et de vérifier les références.»

Si vous embauchez un assistant par l'intermédiaire d'une agence de recrutement, veillez à lisez ses commentaires et obtenez des exemples de travaux passés, le cas échéant.

Assurez-vous qu'ils comprennent votre entreprise

Chaque VA a des antécédents et des compétences différents, vous devez donc en trouver un qui connaît bien le type »« Vous voulez vous assurer que l'AV comprend votre entreprise et votre façon de travailler », a déclaré Jennette Pokorny, chef de l'exploitation du fournisseur de services de ressources humaines EverNext HR. "Avoir à former un VA dans votre entreprise ne devrait pas être votre objectif.Avec l'AV ou l'entreprise que vous embauchez comme vous le feriez un employé interne.Posez-vous:« Est-ce qu'ils correspondent à mes besoins? Comprennent-ils mon industrie? avoir de l'expérience dans les domaines dans lesquels je vais les utiliser? »

Élaborez les options de paiement à l'avance

Un fournisseur de services VA aura souvent un prix fixe pour l'embauche de ses assistants, mais si vous travaillez avec un indépendant VA, vous devrez travailler sur un système de paiement. Les tarifs horaires peuvent sembler être la solution la plus simple, mais comme les VA travaillent à distance, il est parfois difficile de suivre exactement ce qu'ils font chaque heure.

«Payer toutes les heures est généralement un échec pour tout le monde» Société de développement Web The Identity. "Cela n'encourage pas votre VA à travailler efficacement, puisque certaines tâches ne prennent que quelques minutes, et créeront une relation de travail frustrante.Rassemblez les choses et [fixez un prix] pour les tâches par lot si possible."

Indépendamment de votre structure de rémunération, assurez-vous que vous obtenez le meilleur service pour le prix. Ennen a noté que moins cher n'est pas toujours mieux.

"Les VA plus qualifiés peuvent être plus chers, mais ils en valent la peine", a-t-elle déclaré à Mobby Business. «Sachez ce que vous pouvez vous permettre et cherchez un assistant qui répond à vos besoins.»

Soyez conscient de leurs horaires

Comme pour tout employé distant, les différences de fuseau horaire peuvent avoir un impact sur la manière dont vous et votre VA collaborent. L'entraîneur d'affaires Yoon Cannon a noté que si un assistant vit dans un autre fuseau horaire, vous devriez vérifier qu'il est capable de vous répondre pendant vos heures de travail.

Un autre facteur à garder à l'esprit est que vous n'êtes probablement pas le seul avec lequel un assistant travaille. Il est important de respecter le fait que, comme les employés réguliers, votre VA a d'autres obligations en dehors de vos tâches.

Communiquer clairement

La communication est la clé de toute relation d'affaires réussie, et cela est particulièrement vrai avec les AV. Il peut parfois être difficile de bien vous expliquer à l'aide de moyens de communication numériques, mais il est nécessaire de s'assurer que votre assistant s'acquitte correctement de ses tâches.

«Si une VA ne réussit pas votre tâche avec succès, c'est souvent parce que vous n'avez pas suffisamment expliqué la tâche», explique Nate Ginsburg, entrepreneur et consultant en affaires.

«Votre propre délégation et vos compétences en communication jouent un rôle important dans la création un résultat positif avec vos VA », a ajouté Cannon. "Prenez quelques minutes supplémentaires pour être clair et précis dans toutes vos communications."

Publié à l'origine sur Mobby Business

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