Trace papier: Guide de sauvegarde et déchets

Il y a de fortes chances que vous ayez au moins un éclatement Le classeur à coutures apparentes ou une poubelle en plastique rempli de déclarations de revenus de l'époque où Vanilla Ice n'était pas une ligne de punch. Ou peut-être que vous êtes un peu plus moderne - votre disque dur déborde littéralement d'images numérisées et de vidage de données.

Comme beaucoup de questions de la vie, une réponse en noir et blanc n'existe pas. Les règles de Internal Revenue Service ont longtemps servi par défaut, mais il y a d'autres choses que les entreprises devraient prendre en considération. Mais surtout, les petites entreprises doivent avoir un plan explicite et exécutable.

"Il est très possible que les petites entreprises sous-estiment la valeur des documents et la nécessité de les conserver", a déclaré Benjamin Wright, un avocat de Dallas spécialisé dans technologie et documents

Dans une certaine mesure, l'IRS permet une certaine flexibilité dans la façon dont les entreprises gèrent leurs documents, y compris l'utilisation de systèmes électroniques.

«L'IRS ne vous dira pas tout ce que vous devez faire. "Vous avez besoin de conseils d'un CPA", a déclaré Wright, qui blogue abondamment sur les systèmes de documents.

L'IRS a toutefois expliqué récemment qu'il accepterait un audit des systèmes de comptabilité électronique, tels que QuickBooks.

Publication IRS 583 souligne que tout système de rétention de documents devrait permettre à un contribuable de soutenir facilement les résultats commerciaux qui apparaissent sur une déclaration d'impôt. Pendant longtemps, la règle de base de la conservation a établi que les entreprises et les particuliers devraient conserver les déclarations de revenus et les documents pendant sept ans, mais la publication 583 indique que ce n'est pas vrai. Au contraire, différentes règles de prescription s'appliquent à différentes situations fiscales. Par exemple, si une entreprise doit une taxe supplémentaire, la prescription est de trois ans.

L'IRS offre des exemples des meilleurs documents à conserver:

Revenu:

Recettes de caisse, bordereaux de dépôt bancaire, factures, 1099s

• Achats et dépenses: Chèques annulés, reçus de cartes de crédit, relevés de compte
• Tout compte fait, sept ans ne sont pas mauvais, même si c'est un peu plus que nécessaire dans plusieurs situations. Mais notez: Il n'y a pas de prescription sur les déclarations de revenus frauduleuses ou non déposées. Les documents servent des objectifs plus divergents que les déclarations de revenus. Wright a mentionné à titre d'exemple les entreprises de construction qui pourraient avoir besoin de se conformer à des lois environnementales spéciales. D'autres agences gouvernementales fédérales ou étatiques pourraient stipuler que les documents pertinents devraient être conservés indéfiniment.

«Théoriquement, vous pouvez avoir des exigences qui vont au-delà [des exigences de l'IRS]», a déclaré Wright. "Si oui, vous le saurez probablement."

Les petites entreprises ne devraient pas supposer qu'un plan de conservation de documents plus sophistiqué nécessite un équipement et des logiciels sophistiqués. En fait, une solution pourrait être à portée de main. Wright met l'accent sur le courrier électronique comme moyen le plus simple et le plus simple de conserver la documentation à l'appui. "Nous pouvons utiliser le courrier électronique comme journal de bord de ce que nous avons fait, avec qui nous avons parlé, comment nous avons fait quelque chose. Cela peut être très utile ", a déclaré Wright. Il a noté que de nombreux services de courrier électronique importants offrent un stockage illimité pour aussi peu que 20 $ par année.

Dans ces circonstances, une petite entreprise peut choisir de stocker beaucoup de documents sur un système de courrier électronique et d'enregistrer ça fait des affaires. Avec le prix du disque dur et le stockage en nuage en chute libre, les entreprises disposent désormais de nombreuses options abordables parmi lesquelles choisir.

Trop de documentation peut toutefois poser problème. "Nous vivons dans l'aquarium électronique", a déclaré Wright. "Cela vaut autant pour les petites et moyennes entreprises que pour le département d'État américain. Les enregistrements électroniques peuvent apparaître n'importe où. »En d'autres termes, soyez prudent.

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