ÉTiquette d'adresse électronique: les choses à faire et à ne pas faire

Répondre aux e-mails est une nécessité dans le monde des affaires, mais prendre le temps de taper une réponse réfléchie et polie à chacun peut vous faire perdre une bonne partie de votre journée. Google a ajouté une fonctionnalité de réponse intelligente à Inbox par Gmail et Google Allo qui permet aux expéditeurs de choisir des réponses rapides, générées automatiquement, suggérées pour eux en fonction du texte de l'e-mail.

Bien qu'il y ait un temps et une place pour cela Selon Sharon Schweitzer, fondatrice de Protocol & Etiquette Worldwide, les réponses occasionnelles aux courriels professionnels pourraient faire plus de mal que de bien. Les réponses automatisées peuvent réduire les connexions entre les expéditeurs et les destinataires, et la création de courriels plus génériques plutôt que personnalisés peut entraîner une mauvaise communication.

Jodi RR Smith, propriétaire de Mannersmith, société de conseil en étiquetage, et Schweitzer ont partagé leurs conseils pour garder les courriels appropriés et professionnels. les principales choses à faire et à ne pas faire, et quand utiliser les options CC et BCC

Le Dos

Faire: Utiliser la bonne salutation

Ouvrir un courriel avec «salut» ou «hé» pourrait convenir aux collègues vous êtes amical avec, mais pour de nouveaux contacts, Schweitzer a conseillé de commencer votre email avec une salutation appropriée et respectueuse, comme "bonjour", "bonjour", "bonsoir" ou "bonjour".

"'Bon "salut" ou "salutations" sont d'autres expressions fréquemment utilisées sur la scène internationale ", at-elle ajouté.

Faites: Relisez

Avant de l'envoyer, assurez-vous de bien relire et éditer votre courriel. Vous devriez chercher des fautes d'orthographe, des homonymes, des erreurs de grammaire et de ponctuation, a déclaré Smith.

"Ces erreurs ne semblent pas professionnelles et réduisent la probabilité que l'e-mail soit pris au sérieux", a ajouté Schweitzer. «Les logiciels de courrier électronique sont accompagnés de nombreux outils professionnels tels que le correcteur orthographique, utilisez-les.»

Faites: restez concis

Il est toujours préférable de garder vos courriels courts et agréables. Les courriels ne sont pas censés être aussi brefs que des messages texte, a déclaré Smith, mais ils sont destinés à être une forme de communication rapide. Si votre email est trop verbeux, essayez de le modifier pour le rendre plus concis.

"Les destinataires liront seulement la première ligne ou deux avant de décider de conserver ou de supprimer [un email]", a déclaré Smith. "Assurez-vous de dire ce que vous avez besoin de dire suffisamment."

Faites: Gardez votre calme

N'envoyez jamais d'e-mail pendant que vous êtes en colère ou émotionnellement, Smith a conseillé. Au lieu de cela, essayez de vous calmer et ensuite parlez à la personne que vous devez vous adresser face à face ou par téléphone si une réunion en personne n'est pas possible. Cela pourrait vous aider à éviter une altercation inutile, a déclaré Smith.

Les choses à ne pas faire: Utiliser des mots à la mode

Les acronymes et les mots à la mode peuvent semer la confusion chez les destinataires. Tenez-vous à écrire des mots complets et utilisez les termes de profane pour faire passer votre message, même si des exceptions peuvent être faites en fonction de qui vous envoyez par courriel. Par exemple, les acronymes peuvent être acceptables dans le courriel interne occasionnel, mais tout courriel que vous envoyez, en particulier aux clients, doit être écrit dans un langage facile à comprendre, a déclaré Smith.

Ne pas: Mettre quelqu'un

E-mails peuvent être partagés rapidement et facilement, et il y a des conséquences à dénigrer les autres dans des communications numériques durables. Évitez de vous mettre dans l'embarras - ou pire, de perdre votre emploi - en vous assurant de ne pas harceler les collègues ou les partenaires commerciaux.

«Vous ne voulez jamais dire quelque chose de mal à quelqu'un dans un courriel», a déclaré Smith. «Il est tout simplement trop facile de le transmettre et de le faire lire par quelqu'un à qui ce n'était pas destiné.»

Ne pas: Ponctuer mal

Lorsque vous écrivez un email professionnel, gardez les points d'exclamation au minimum. Un point d'exclamation est trop, a déclaré Smith. Gardez votre ponctuation professionnelle, et à moins que vous soyez ami avec le destinataire prévu, Smith a dit que vous devriez éviter d'utiliser des émoticônes dans les emails, aussi.

"Ces petites icônes clignotantes sont pour les messages texte", a déclaré Schweitzer. "Ils sont inappropriés et non professionnels dans un e-mail professionnel. Les émoticônes peuvent rediriger les e-mails vers un filtre anti-spams ou une boîte aux lettres indésirable."

Ne pas: Oubliez la conversation

Terminez votre e-mail. "Cordialement", "sincèrement", "merci", ou une autre expression appropriée.

"En faisant savoir au destinataire qu'une réponse n'est pas nécessaire, le cycle de l'email ne continue pas à perpétuité", a déclaré Schweitzer. .

D'autres options plus proches incluent «pas de réponse nécessaire», «merci encore», «on se voit à la réunion» et «s'il vous plaît faites-moi savoir si je peux être d'une aide supplémentaire.»

Comment CC et BCC correctement

Les outils de copie carbone (CC) et de copie carbone invisible (BCC) sont difficiles. Parfois, ils sont utiles, mais s'ils ne sont pas utilisés correctement, ils peuvent être problématiques.

Lorsque vous utilisez la fonction CC, Smith a dit de garder à l'esprit que moins c'est plus. Vous devez également réfléchir à ce que vous envoyez et à votre importance pour les autres.

"Voyez vraiment qui doit être au courant de cette communication", a déclaré Smith. «Ont-ils besoin de cette information, ou y a-t-il quelque chose qu'ils peuvent ajouter à la conversation?»

Schweitzer a ajouté que parfois les gens sont si fiers de leur travail qu'ils ajoutent une douzaine de destinataires dans la ligne CC et se retrouvent sous les feux de la rampe de rémanence quand tout le monde commente à quel point ou comment ils font. Cela peut être interprété comme une vantardise, un appel à l'attention ou à l'égocentrisme, alors gardez les CCs uniquement à ceux qui ont besoin de savoir.

La fonctionnalité BCC vous permet d'ajouter quelqu'un à une conversation par courriel sans que personne ne le sache. peut être un peu plus difficile à déterminer quand ou si c'est juste de l'utiliser. Smith a dit qu'il y a des moments où BCC-ing les autres est une bonne idée.

Si vous planifiez quelque chose mais que tout le monde ne se connait pas encore, utiliser BCC garde les emails privés jusqu'à ce qu'ils soient prêts à les partager avec le groupe.

• Si vous avez été invité à effectuer une tâche, lorsque vous incluez le demandeur via BCC, il indique à cette personne que la tâche est en cours.
• Si vous correspondez avec un client insatisfait BCC - votre patron veillera à ce qu'il ne soit pas pris au dépourvu si le client appelle.
• Smith a dit qu'il est préférable de laisser ceux qui ne tombent pas dans la catégorie «besoin de savoir» email et réduisez l'encombrement dans leur boîte de réception. Et si vous n'êtes pas sûr, Smith a dit que la meilleure approche à prendre est de demander à la personne que vous voulez CC ou BCC s'ils aimeraient être inclus.

Pour plus de conseils d'étiquette d'affaires, visitez ce Mobby Business guide .

Des interviews de sources ont été réalisées pour une version précédente de cet article.

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