Meilleure gestion de documents mobiles: eFileCabinet Review

comme le meilleur système de gestion de documents pour les entreprises avec une main-d'œuvre distante. Nous avons choisi eFileCabinet parmi les dizaines de systèmes de gestion de documents que nous avons envisagés. Pour lire notre méthodologie complète et une liste plus complète des systèmes de gestion de documents, visitez notre page des meilleurs choix

Pourquoi eFileCabinet?

eFileCabinet permet aux utilisateurs de se connecter au système à partir de n'importe quel ordinateur connecté à Internet .

Accès à distance

Ce qui fait d'eFileCabinet une solution de gestion de documents idéale pour les petites entreprises avec une main-d'œuvre distante, c'est que vous pouvez y accéder de n'importe où. . Contrairement aux systèmes sur site qui doivent être spécialement configurés pour que vous puissiez vous y connecter depuis l'extérieur du bureau, cette solution basée sur le cloud est facile à utiliser depuis n'importe quel ordinateur ou appareil mobile disposant d'une connexion Internet. Cela donne aux employés un accès complet au système, qu'ils travaillent à partir de votre bureau, de votre domicile ou de tout autre endroit.

Les employés distants utilisent le système en entier et pas seulement des éléments. Alors que la plupart des autres systèmes analysés offrent un accès à distance, tous ne fournissent pas toutes les fonctionnalités à l'extérieur du bureau. Ce système fonctionne de la même manière quel que soit l'endroit où vous travaillez

Note de l'éditeur: Vous recherchez un système de gestion de documents pour votre entreprise? Si vous cherchez des informations pour vous aider à choisir celle qui vous convient le mieux, utilisez le questionnaire ci-dessous pour que notre site frère, BuyerZone, vous fournisse gratuitement des informations provenant de différents fournisseurs:

Ce système a également un application mobile impressionnante pour les appareils iOS ou Android. Avec l'application, vous pouvez prévisualiser les fichiers avant de les télécharger, télécharger et ouvrir des documents dans d'autres applications, télécharger des documents à partir d'autres applications, partager des fichiers par courrier électronique, imprimer des documents et afficher la taille de chaque élément téléchargé. Vous pouvez également photographier des documents avec une caméra mobile et les télécharger directement sur le système. C'est un outil que la plupart des applications mobiles des autres systèmes de gestion de documents que nous avons analysé n'offrent pas.

Nous avons également trouvé l'application mobile très facile à utiliser. C'est rapide et fournit un accès rapide aux documents que vous utilisez le plus. La page d'accueil affiche les fichiers sur lesquels vous avez travaillé récemment et ceux que vous avez marqués comme favoris. En outre, il y a un onglet de menu qui inclut une barre de recherche pour localiser rapidement n'importe quel document dans le système et un lien qui vous permet de voir toutes vos armoires, tiroirs et dossiers.

Comme il s'agit d'un système basé sur le cloud, eFileCabinet prend plusieurs précautions de sécurité pour s'assurer que les fichiers sont protégés en tout temps. Tous les documents sont stockés dans les centres de données certifiés pour la sécurité de la société et conformes à la norme PCI niveau 1. Pour une protection maximale, les documents sont cryptés lors de la transmission.

Plans et prix

eFileCabinet Online offre plusieurs forfaits pour les petites entreprises, qui diffèrent en termes de stockage et de fonctionnalités et sont facturés annuellement. Tous les détails peuvent être trouvés sur la page de tarification de l'entreprise

Basique

Stockage: 25Go

• Caractéristiques: Partage de fichiers sécurisé
• Prix: 15 $ par mois, par utilisateur
• Avantage

Stockage: 1 To

• Caractéristiques: partage de fichiers sécurisé, eFileCabinet DMS, SideKick, rétention, modèles personnalisés et prêts à l'emploi, authentification à deux facteurs, intégrations logicielles, accès mobile et plus encore.
• Prix: 30 $ par mois, par utilisateur (minimum requis 3 utilisateurs)
• Business

Stockage: 5 To

• Caractéristiques: Toutes les fonctions du plan Advantage, automatisation des processus d'entreprise, capture OCR par zones, librairies d'automatisation, outils d'intégration, agréments, routage de fichiers spécifiques et plus encore. > Prix: 55 $ par mois, par utilisateur, facturé annuellement
• Pour les grandes entreprises, il existe un plan d'entreprise qui inclut une licence de site et plus de 5 To de stockage en fonction de vos besoins.
• Caractéristiques

L'une des fonctionnalités les plus précieuses qu'offre eFileCabinet est la fonction d'autorisation, qui vous permet de restreindre le nombre de personnes autorisées à visualiser et éditer certains fichiers. Les autorisations peuvent être attribuées par des employés individuels ou des groupes d'utilisateurs, tels que des gestionnaires ou des équipes de vente. Cela vous permet de vous assurer que seuls les travailleurs autorisés peuvent accéder à certains documents.

Ce système vous permet également de créer des modèles dans le système. Ces modèles servent de cadre pour les documents que vous utilisez couramment, tels que les factures ou les en-têtes. Les modèles peuvent être générés avec certaines informations déjà renseignées, telles que le nom et l'adresse de votre entreprise, tout en laissant le corps du document vide.

Les autres fonctionnalités comprennent une reconnaissance de caractères optique zonale (OCR), utilisée lorsque vous numériser des documents dans le système; l'application de bureau Sidekick, qui offre un accès rapide à vos fichiers; SecureDrawer, qui vous permet d'envoyer par voie électronique des fichiers confidentiels de 1 Go à des collègues ou à des clients; et eSignature, qui vous permet d'envoyer des documents à d'autres personnes pour les signer numériquement et stocke tous vos fichiers signés numériquement dans un emplacement sécurisé.

eFileCabinet s'intègre à Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage et Foxit et offre l'intégration API au niveau Avantage et plus haut.

Service à la clientèle

Nous avons été très satisfaits du service à la clientèle que nous avons reçu d'eFileCabinet. Lors de notre appel initial, nous avons parlé à un représentant qui a pris le temps de s'assurer que nous comprenions bien le système. Nous avons discuté des tarifs, de l'accès à la solution cloud, de ses fonctionnalités, du fonctionnement de l'application mobile, du stockage inclus et des mesures de sécurité du centre de données.

Les utilisateurs du système peuvent contacter l'équipe de support via chat, téléphone ou email de 7h30 à 18h (MST) du lundi au vendredi. Un guide de l'utilisateur intégré répond à des questions telles que la création de classeurs et de dossiers, ainsi que la manière de partager et de stocker des documents. En outre, le site Web présente plusieurs vidéos sur l'utilisation du système et une section FAQ complète.

Limites

Bien qu'eFileCabinet contienne presque tout ce que vous pouvez désirer d'un système de gestion de documents, il a un prix relativement élevé . Ce système basé sur le cloud est également l'un des rares que nous avons trouvé qui facture des frais d'installation. Si eFileCabinet est trop cher pour vous, nous vous encourageons à considérer notre choix du meilleur système de gestion de documents à faible coût, qui est également une solution basée sur le cloud. Bien qu'il soit nettement moins cher, il n'a pas autant de fonctionnalités et d'outils qu'eFileCabinet.

Prêt à choisir un système de gestion de documents? Voici une répartition de notre couverture complète:

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