Réfléchissez avant d'écrire: 7 façons de rendre vos courriels plus professionnels

Malgré les nombreux canaux numériques que les gens utilisent aujourd'hui pour se connecter au monde du travail, le courrier électronique demeure l'un des outils de communication professionnelle les plus couramment utilisés. Que vous soyez en interaction avec les gestionnaires d'embauche, les employeurs actuels ou vos collègues, vous voudrez être le plus poli possible dans vos messages.

Mobby Business a demandé conseil à des experts en affaires et en carrière. Placez votre meilleur pied virtuel chaque fois que vous cliquez sur Envoyer avec ces conseils:

Rappelez-vous que tout le monde peut le lire une fois qu'il est envoyé

Comme tout message écrit sur une plateforme en ligne, vos mots ne sont pas confidentiels. Si vous n'êtes pas bien avec tout le monde voyant votre email, vous ne devriez pas l'envoyer.

"Avant d'appuyer sur Envoyer, demandez-vous toujours:" Serais-je fier de cet e-mail s'il était sur la première page du journal? ? ' Parce que ce qui est écrit peut facilement être partagé avec d'autres », a déclaré Jennifer Brown, fondatrice et PDG de PeopleTactics.

Tirez le meilleur parti de votre signature.

Les signatures permettent à vos destinataires de savoir qui vous êtes sur une niveau professionnel. Selon Lisa Chase Patterson, présidente de la Fondation de la Banque du livre, si vous utilisez votre courriel à partir de votre bureau et de votre téléphone, il est important que vous incluiez votre titre, nom de société, coordonnées, médias sociaux et sites Web. vous faites correspondre votre signature sur les deux appareils, a déclaré Zach Feldman, directeur des études et co-fondateur de New York Code + Design Academy. Il n'est pas professionnel de signer des messages avec des signatures de base comme "Envoyé depuis mon iPhone".

[Au-delà de l'application iPhone Mail avec ces applications de messagerie pour iOS . Créer des modèles pour les réponses fréquemment utilisées.

Si vous recevez des questions fréquemment posées, il est judicieux d'utiliser des modèles pour vous assurer de fournir des commentaires correspondants à chaque réponse. Selon Lori Bruhns, propriétaire et présidente de Lori Bruhns LLC, «cela me permet de gagner du temps en articulant des messages uniques et appropriés.» Selon mon expérience, la plupart des réponses professionnelles des courriels peuvent être rédigées et modifiées légèrement pour les rendre personnelles et significatives. à l'email spécifique étant répondu à ", elle a dit. «Je suggère de penser aux trois premiers courriels les plus reçus et d'écrire une réponse à chacun.»

Restez simple et organisé.

La façon dont vous formatez vos courriels est tout aussi importante que les mots que vous choisissez. Pour présenter vos e-mails efficacement, utilisez des puces pour les éléments importants, a déclaré Cynthia Bazin, présidente de SmartChic. Elle permet aux destinataires d'analyser votre courrier électronique et de déterminer son objectif général, ce que la plupart des professionnels apprécieront, at-elle ajouté.

Todd Horton, fondateur et PDG de KangoGift, recommande de garder les courriels simples. Ne posez pas trop de questions et attendez une réponse rapide, at-il dit. Au lieu de cela, limitez-vous à une question ou à un point par e-mail.

"Cela permet de faciliter la digestion du message et de le rendre plus gérable pour le destinataire", ajoute Horton.

relu.

Des erreurs, des fautes de frappe et des erreurs stylistiques peuvent vous faire paraître peu professionnel ou incompétent. La relecture est essentielle à la pratique avant d'envoyer un courriel

«Rédiger vos pensées et ne pas les relire avant de les envoyer peut détruire tout espoir de professionnalisme», a déclaré Ed McMasters, directeur du marketing et des communications chez Flottman Company.

Pour éviter d'envoyer par inadvertance un e-mail inachevé, ajoutez l'adresse de votre destinataire après avoir écrit et édité votre message.

"Dans tout e-mail, professionnel ou non, je souhaite mettre l'adresse email du destinataire à la dernière minute », a déclaré Kerri Garbis, président et co-fondateur d'Ovation Communication. "De cette façon, je peux être sûr de lire et de relire ce que j'ai écrit et de faire les changements nécessaires sans me soucier d'un envoi accidentel."

Tenez compte de votre timing.

La suppression des e-mails peut vous faire oublier complètement et vous rendre irresponsable et peu fiable. Lori Kaye, fondateur de Lion Linq, a dit que vous devriez répondre à votre patron, client, pair ou prospect le jour même où ils vous ont envoyé un e-mail.

"Si vous n'avez pas de réponse appropriée ou les bons matériaux, laissez les sachez que vous avez reçu leur message et donnez-leur [la date] ... ils peuvent s'attendre à avoir l'information dont ils ont besoin », at-elle ajouté.

Utilisez votre ligne d'objet à bon escient.

Beaucoup de gens sous-estiment l'importance du sujet ligne. Comme ils servent d'aperçu pour le reste de l'e-mail, les lignes d'objet doivent être concises et suffisamment approfondies pour attirer l'attention du lecteur.

"Les gens donnent la priorité aux e-mails qu'ils lisent en premier par qui est l'expéditeur lire les emails de votre patron tout de suite - et en second lieu par ce que la ligne d'objet dit », a déclaré David Erickson, vice-président du marketing en ligne chez Karwoski & Courage.

Il vous conseille de vous demander ce qui vous intéressera l'intégralité de votre message et de l'intégrer dans votre ligne d'objet.

Des sources d'interview ont été réalisées pour une version précédente de cet article.

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