Kinks de collaboration qui peut vous coûter

Les progrès technologiques d'aujourd'hui permettent aux entreprises de réfléchir, de communiquer, de partager et d'innover partout dans le monde, d'une manière qui n'avait jamais été possible auparavant. Ces capacités ont apporté la promesse d'une collaboration de projet transparente entre les membres d'une main-d'œuvre de plus en plus mondiale.

Mais comme de nombreuses entreprises le savent, les efforts de collaboration ne fonctionnent pas toujours comme prévu. Une récente étude paneuropéenne commandée par le fournisseur de solutions de collaboration Projectplace a révélé que les pratiques de gestion de projet inefficaces coûtent aux organisations 20 jours ouvrables par an, ce qui peut compromettre le chiffre d'affaires et la réputation d'une entreprise. Une équipe motivée, une collaboration aisée et des tâches accomplies à temps et dans les limites du budget », a déclaré Tobias Andersson, chef de l'exploitation de Projectplace. «Il ne faut qu'un seul de ces éléments pour déraper, perturber l'équilibre et entraîner le chaos: si l'équipe rate un seul courriel, l'effet d'entraînement peut être un retard dans le projet, un client mécontent et même des pertes de revenus.

Les problèmes de communication et de technologie sont parmi les principales raisons de la dégradation de la collaboration dans les organisations. Sur les 1 240 gestionnaires de projet interrogés par Projectplace, 37% ont déclaré que le manque de communication avec les membres de l'équipe est un problème majeur. Les trois quarts des répondants utilisent le courrier électronique comme principale méthode de communication, et les limites sur la taille des boîtes aux lettres (26%) et la traçabilité des courriels spécifiques dans un fil (38%) sont deux grandes bêtes noires pour les travailleurs. Alors que la majorité des chefs de projet estiment qu'investir dans les nouvelles technologies pourrait réduire le temps, l'argent et le stress, seulement 52% de leurs départements informatiques soutiennent l'utilisation de nouvelles solutions technologiques.

James Bindseil, PDG de la société de transfert de fichiers Globalscape a noté que la multiplicité des versions des fichiers et l'absence de suivi des documents peuvent également nuire à l'innovation et au travail d'équipe que la collaboration est censée permettre, en particulier lorsque les travailleurs sont dispersés géographiquement. des obstacles dans la gestion de plusieurs réseaux et la prévention des redondances dans les charges de travail des employés », a déclaré M. Bindseil à Mobby Business. «[Si un utilisateur modifie] un document auquel un autre membre de l'équipe accède actuellement à travers la ville, le pays ou le globe, [il] peut entraîner des documents multiples et incohérents et un temps de réalisation du projet plus lent. et suivre leurs documents constatent souvent que la collaboration peut être lourde et inefficace. »

Les risques inhérents à la sécurité de l'information associés aux mauvaises pratiques de collaboration sont peut-être encore plus préoccupants que n'importe lequel de ces problèmes. Une étude de Globalscape a révélé que près des deux tiers des employés utilisent des méthodes de partage de fichiers non approuvées comme Dropbox et les comptes de messagerie personnels, et que 80% d'entre eux le font au moins une fois par mois. Bindseil a conseillé aux organisations de choisir un logiciel de collaboration qui leur donnera plus de contrôle sur leurs documents et leurs informations

"L'absence de sécurité d'entreprise met les données à risque de compromission ou de corruption si elle tombe entre de mauvaises mains", a déclaré M. Bindseil. "[Trouver une solution qui] peut déplacer ou synchroniser des informations d'un endroit à un autre, protéger les données en mouvement, empêcher les redondances en verrouillant les fichiers et permettre un accès contrôlé à distance aux documents critiques."

Andersson Les bonnes solutions technologiques pour assurer une collaboration sûre, efficace et productive

«Le chaos dans la gestion de projet est néfaste pour les entreprises car il peut nuire à leur réputation et à leur rentabilité», a déclaré M. Andersson. «Les entreprises ont tout à gagner en s'attaquant au chaos, et la technologie joue un rôle central dans ce contexte: en explorant de nouvelles méthodes et de nouveaux outils, elles peuvent propulser une collaboration plus intelligente et axée sur les objectifs».

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