5 Manières simples de rendre les réunions plus productives

Les professionnels croient que 25% du temps qu'ils consacrent aux réunions est improductif, selon une nouvelle étude de Robert Half Management Resources. Les employés estiment que les dirigeants commettent deux erreurs le plus souvent lors des réunions: ne pas respecter un programme et ne pas avoir d'objectif précis.

Paul McDonald, directeur exécutif de Robert Half, a déclaré que les réunions malavisées peuvent faire plus de mal que de bien.

"Une réunion inutile ou mal conduite peut faire chuter tout le monde, car les participants ont l'impression que leur temps n'est pas apprécié", a déclaré McDonald. «Les dirigeants peuvent éviter cette situation en établissant clairement le but de la discussion, en s'assurant que les bonnes personnes y assistent et en leur donnant l'occasion de contribuer.»

Pour aider les dirigeants à tirer le meilleur parti de leurs réunions, Robert Half Management Resources :

Passez en revue la liste d'invités

• : Limitez les participants aux participants qui ont un intérêt dans le résultat des points à l'ordre du jour. Indiquer «obligatoire» par opposition à «facultatif» permet aux employés de savoir quand leur participation et leurs commentaires sont nécessaires, et cela peut les aider à établir un ordre de priorité. Restez sur la bonne voie
• : publiez-les à l'avance et assurez-vous que la discussion reste ciblée. Préparez-vous à interrompre ou à discuter toute conversation non reliée plus tard. Planifiez en conséquence
• : Pour les réunions en personne, assurez-vous qu'il y a suffisamment de places dans la salle pour tout le monde. Laissez du temps pour l'installation et les problèmes technologiques qui peuvent survenir avant la réunion Surveillez le temps
• : gardez-le court et doux. Si une réunion debout est réservée pour une heure chaque semaine, mais qu'elle ne dure habituellement que 30 minutes, pensez à repenser le temps alloué. S'il n'y a pas grand-chose à discuter, pensez à utiliser un courriel ou un mémo comme alternative à une réunion. Terminer fort
• : Si quelqu'un quitte la réunion en se demandant quelles sont les prochaines étapes, vous n'avez pas fait votre travail hôte. Laisser le temps aux personnes de poser des questions, et déterminer qui a la responsabilité de chaque article de suivi. L'étude était basée sur des enquêtes de 400 travailleurs américains de plus de 18 ans qui étaient employés dans des environnements de bureau.

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