À Faire ou à déléguer: Quelles tâches méritent votre temps?


À Faire ou à déléguer: Quelles tâches méritent votre temps?

En tant qu'entrepreneur, vous êtes probablement en train de jongler avec un tas de tâches différentes au quotidien. Le marketing, le développement des affaires, le service à la clientèle, la comptabilité, la conception Web et plus encore relèvent de votre compétence - mais peut-être pas.

Selon une enquête sur la gestion du temps par The Alternative Board, la majorité des propriétaires de petites entreprises Elles consacrent la plupart de ces heures à travailler dans leur entreprise plutôt que sur celle-ci, c'est-à-dire à perdre un temps précieux sur les menus détails au lieu de faire progresser et de faire croître l'entreprise. Voici certaines des choses sur lesquelles les répondants ont déclaré perdre le plus de temps:

  • Courriels
  • Responsabilités administratives
  • Communications imprévues
  • Attente d'information
  • Tâches qui leur ont été déléguées par les employés

Comme les propriétaires d'entreprises interrogés, Nancy Hua, PDG de la société d'optimisation d'applications mobiles Apptimize, consacrait la majeure partie de son temps de travail à ces types de tâches et sauvegardait les tâches importantes pour son temps personnel, après les heures de bureau.

"Je faisais mes tâches quotidiennes - réunions, embauche, administration, courriels - pendant les heures normales de travail, et de 17 heures à 1 heure du matin, quand je travaillais sur tout ce qui nécessitait plus de planification et de stratégie". Nouvelles quotidiennes. «Le coût de cette approche est que vous travaillez constamment, et vous n'êtes souvent pas en pleine forme lorsque vous effectuez le travail le plus important et le plus précieux.»

Même s'ils gèrent une entreprise bien dotée en personnel, les entrepreneurs ont tendance à laisser travailler beaucoup plus dans leur assiette que nécessaire. Pourquoi ce dilemme affecte-t-il tant de propriétaires d'entreprises? David Scarola, vice-président de TAB, estime que c'est une question de délégation.

"La plupart des chefs d'entreprise ne délèguent pas autant qu'ils le devraient", explique Scarola, dont l'entreprise offre des services de coaching et de conseil. «Ils passent beaucoup de temps à faire des choses qu'ils pourraient payer quelque chose d'un salaire beaucoup plus bas à faire, ils n'ont personne à qui répondre, c'est-à-dire qu'ils n'ont personne pour les tenir responsables. Cela se prête à travailler dur, mais pas [de travail] intelligent. "

Alors, comment décidez-vous des tâches à conserver et celles à déléguer ou à externaliser? Les chefs d'entreprise ont partagé leurs réflexions sur la priorisation et déterminer ce qui est vraiment important pour passer votre temps.

Si vous êtes sérieux au sujet des tâches inutiles de votre journée, la première chose que vous devez faire «Tôt ou tard, toutes les tâches qui ne sont pas explicitement déléguées finissent dans l'assiette du propriétaire», a déclaré Geoff Woo, PDG de la société de suppléments nutritifs Nootrobox. «Il y a une tonne de tâches administratives à faire pour garder les portes ouvertes, sans parler des nouvelles initiatives nécessaires pour faire croître l'entreprise, car il y a tellement de choses à faire, que vous avez l'impression de courir. "

Hua a noté que dans de nombreux cas, vous êtes le seul à avoir le contexte opérationnel complet, et certaines décisions peuvent être bloquées en attendant votre contribution. Mais vous devez être capable de faire confiance à votre équipe pour penser comme vous, et apprendre à communiquer - ou même à communiquer de manière excessive - les uns avec les autres pour garder le rythme quand vous n'êtes pas celui qui gère une tâche. Hua a dit:

Pour commencer ce processus, vous devez identifier ce que Scarola appelle les activités «platine» - celles dont vous savez qu'elles devraient être dépensées. la majorité de votre temps, et que vous seul pouvez faire. Une fois que vous avez compris ce que vous deviez absolument faire, Scarola vous a conseillé de créer une liste «à ne pas faire» pour vous aider à décider ce qui doit être délégué à un membre de l'équipe de confiance ou à une société tierce."Commencer à enregistrer les activités non essentielles sur lesquelles vous passez du temps", a-t-il dit. "

Allison Maslan, une coach d'affaires et un entrepreneur en série, a déclaré que toutes les tâches qui impliquent la microgestion (par exemple, des examens de performance fréquents ou des réunions de mise à jour de statut) devraient être saccagées, ainsi que toute communication qui n'apporte pas activement de nouvelles affaires ou ne noue pas de relations qui aident l'entreprise à croître. Au lieu de cela, elle a dit que les propriétaires de petites entreprises ont besoin de se voir comme une entreprise plus grande, quelle que soit leur taille réelle, afin de réduire les tâches globales comme les nouveaux appels d'affaires, les relations publiques et les tendances. Elle a besoin de passer du temps à travailler sur la vision de l'entreprise, à construire des relations clés, à développer l'équipe », a déclaré Maslan. «S'ils essaient toujours de tout faire pour rester minces ... ils vont soit brûler rapidement ou tourner au même niveau pendant des années.»

S'attaquer à vos tâches quotidiennes

Vous vous demandez où commencer sur votre liste de choses à faire, ou comment tout faire?

Créez un plan quotidien et hebdomadaire.

"Ne commencez pas à lire les courriels et à répondre aux interruptions quand vous entrez dans le bureau", a déclaré Scarola au Mobby Business. «Travaillez chaque jour sur une liste de tâches intentionnelles. [Lorsque vous] vous engagez à faire quelque chose, bloquez le calendrier spécifiquement pour travailler sur cette tâche.»

Gardez votre espace organisé Organisation et efficacité intégrées main. Prenez le temps d'éliminer tout «encombrement» physique et numérique dans votre espace de travail. Alors, engagez-vous à rester ainsi pour vous faire gagner du temps et de la frustration lorsque vous accomplirez vos tâches.

"Il existe une véritable relation entre le désordre - interne et externe - et [la productivité]", a déclaré Maslan. "Après tout, comment pouvez-vous retourner un appel téléphonique si vous ne trouvez pas l'information?"

Comprenez les menaces qui pèsent sur votre entreprise (et agissez en conséquence). Lorsque vous essayez de déterminer quelle tâche mérite Tout d'abord, Hua a recommandé de réfléchir à vos principales menaces stratégiques - c'est-à-dire de vous demander ce qui vous nuira le plus si vous ne le faites pas promptement.

«Quand il y a une douzaine de feux autour de vous, il est difficile de résister la tentation de commencer à battre le feu le plus proche ", a déclaré Hua. "Mais ... vous devez vous concentrer sur les principales menaces, même si elles ne sont pas encore en feu.Je me rappelle constamment de ne pas tenir compte des millions de problèmes sous-optimaux autour de moi pour m'assurer que je charge dans la bonne direction." Limitez le nombre de tâches «clés» par jour.

Maintenant que vous avez réduit votre liste de tâches à l'essentiel, il peut sembler que chaque élément de la liste doit être votre priorité absolue. L'astuce consiste à prioriser davantage cette liste et à réduire au minimum le nombre de "choses à faire". Woo a conseillé de choisir une seule tâche qui doit absolument être faite par jour. "Chaque jour, il y a une volée de demandes venant à l'extérieur", a déclaré Woo. «Il est facile d'être débordé, de ne faire que des progrès marginaux dans chacune de ces tâches.Il vaut la peine de mettre de côté quelques minutes au début de la journée pour trouver la chose la plus importante à faire pour la journée. , puis en exécutant dessus. "


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