Inscription libre: ce que les petites entreprises doivent savoir sur la loi sur les soins abordables

Les propriétaires de petites entreprises et les employés se préparent à prendre une décision importante le jour des élections, mais ce n'est pas le seul choix crucial que le mois de novembre leur réserve.

Nov. 1 donne le coup d'envoi de la période d'inscription libre de 2017, période où tout le monde peut s'inscrire sur le marché de l'assurance maladie pour bénéficier d'une couverture médicale au cours de l'année à venir. Pour de nombreuses entreprises, cette période coïncide avec d'autres inscriptions parrainées par les employeurs, et les travailleurs de tout le pays choisiront les régimes auxquels ils adhéreront.

Pour les employeurs, il peut être difficile d'établir un équilibre entre les avantages sociaux suivi des heures, et assurer la conformité avec les règlements fédéraux tout en même temps. Les conseils suivants peuvent vous aider à guider votre entreprise et vos employés tout au long du processus de sélection des avantages:

Principales réglementations de l'ACA

L'assurance maladie n'est pas le seul aspect de l'ensemble des avantages sociaux. offres, mais la Loi sur les soins abordables (ACA) signifie que les soins de santé est l'une des pièces les plus importantes qu'un entrepreneur doit considérer. Le non-respect des règlements pourrait entraîner des amendes massives, il est donc important d'être conscient des tenants et aboutissants. Voici quelques-unes des principales questions de conformité que les petites entreprises devraient garder à l'œil cette année.

• Les exigences en matière de rapports doivent être présentées plus tôt en 2017 qu'elles ne l'étaient auparavant. Les prolongations antérieures de «l'allègement transitoire» ont expiré et les formulaires 1095-B et 1095-C doivent maintenant être déposés au plus tard le 31 janvier 2017. L'omission d'un rapport précis et opportun peut entraîner des amendes pouvant atteindre 250 $ par jour par personne touchée. Arthur Tacchino, directeur de l'innovation chez SyncStream, fournisseur de solutions ACA. Tacchino a ajouté qu'il est important de suivre correctement les heures des employés afin de savoir exactement combien de vos employés sont considérés à temps plein en vertu de la loi.
  
• Les entreprises qui sont tenues d'offrir une assurance-maladie, mais qui ne le font pas Hector de la Torre, directeur exécutif du Centre d'études sur la santé de la Transamerica, a déclaré que cette amende est de 2 000 $ par année par employé à temps plein, excluant les 30 premiers employés. Les entreprises offrant une assurance qui n'est pas jugée abordable se verront imposer une amende de 3 000 $ pour chaque employé qui cherchera alors une protection sur le marché des changes. (L'assurance est considérée comme inabordable si elle coûte plus de 9,5% du revenu annuel d'un employé.)
  
• En 2015, le président Obama a modifié l'ACA pour reclasser les entreprises qui comptent entre 51 et 100 employés. l'assurance des petits groupes, ce qui aurait entraîné des primes plus élevées et moins de protections. Toutefois, ces employeurs de taille moyenne sont tenus d'offrir une assurance santé à leurs employés, à moins que ces entreprises ne financent eux-mêmes les réclamations de leurs travailleurs.
  
• Toute entreprise classée comme «petite entreprise» (50 employés ou moins) reste dispensée d'offrir un plan de soins de santé à son personnel. Toutefois, si une petite entreprise choisit d'offrir une assurance santé, le plan doit respecter les dispositions minimales de couverture essentielles, décrites ici par l'IRS. Michael Stahl, premier vice-président du marché de l'assurance et site de comparaison HealthMarkets, a rappelé aux employeurs que si certains états appliquent des droits qui ne respectent pas les directives, ces plans commencent à expirer avec l'augmentation des primes.
  
• Si vous employez moins de 25 personnes qui gagnent en moyenne 50 000 $ ou moins par année, vous pourriez être admissible au crédit d'impôt pour soins de santé pour les petites entreprises, qui couvre jusqu'à 50% de vos cotisations aux frais de vos employés si vous utilisez le Programme d'options de santé pour les petites entreprises. Marché
  
• Les personnes qui possèdent plusieurs petites entreprises (comptant chacune moins de 50 employés) devront déterminer si leur main-d'œuvre totale combinée fait d'elles un employeur de taille moyenne ou de grande taille en vertu de la LPC. Si tel est le cas, ils sont tenus de se conformer à toutes les lois de mesure, de déclaration et de couverture d'assurance, a déclaré David Dent, directeur des grands comptes chez le prestataire de services de paiement JetPay.

Le SHOP Marketplace fonctionne différemment dans chaque état, alors assurez-vous de vérifier les options de votre marché local avant de choisir un plan

Trouver les bons plans pour votre entreprise

Les besoins de chaque entreprise seront différents. Voici ce qu'il faut garder à l'esprit lorsque vous passez en revue les régimes de soins de santé, de retraite et autres avantages sociaux.

Régime collectif ou individuel / familial

Les propriétaires de petites entreprises ne sont pas conscients de toutes leurs options. Stahl a dit. L'assurance santé collective est le moyen traditionnel de fournir des prestations d'assurance aux employés, mais les régimes d'assurance maladie individuelle / familiale peuvent permettre aux employés d'obtenir une couverture plus personnalisée et abordable en fonction de leurs besoins et d'économiser du temps et de l'argent. Selon Stahl, Stahl a indiqué qu'un agent d'assurance maladie peut vous aider à évaluer si l'assurance collective ou individuelle / familiale est possible. la meilleure structure pour votre entreprise et vos employés.

Tenez compte des coûts pour vous et vos employés

Pour l'assurance maladie, il est particulièrement important de tenir compte de l'étiquette de prix globale. Choisir un plan qui coûte trop cher à vos employés pourrait entraîner de lourdes amendes, alors ne cherchez pas à réduire les coûts en transférant trop de fardeau à vos travailleurs.

«Le plus grand choix des employeurs est de savoir s'ils sont prêts à contribuer au plan et combien chaque employé va contribuer ", a déclaré Tacchino. «Non seulement l'employeur doit offrir une couverture, mais ils doivent aussi offrir ce qui est considéré comme abordable.»

Comme indiqué plus haut, la pénalité pour une couverture non abordable est de 3 000 $ par employé à temps plein, mais "

Écoutez votre personnel

John Neumaier, vice-président exécutif d'Arthur J. Gallagher & Co., un courtier d'assurance mondial et des employés à temps plein. Avant de prendre une décision, vous devriez écouter vos employés et mieux comprendre leurs besoins et leurs préférences.

«Les tables rondes trimestrielles sur les avantages sociaux des employés sont une excellente façon d'engager les employés et de solliciter des commentaires ... depuis La valeur perçue d'un programme d'avantages sociaux peut varier considérablement entre différents groupes démographiques au sein de l'effectif d'un employeur », a déclaré Neumaier à Mobby Business.

Lesley Grady, directrice principale de la société de conseil et de courtage NFP Corp. se sentir habilités quand ils ont le choix, mais a ajouté que trop de choix sont intimidants et peuvent égarer les employés. Votre personnel a besoin d'options, mais ces options doivent être liées à la stratégie de l'entreprise et à la culture de la main-d'œuvre, dit-elle.

Communiquer les avantages sociaux à votre personnel

Vos employés doivent également comprendre les paquets. Communiquer les plans à vos employés clairement et simplement est la clé pour aider les travailleurs à tirer pleinement parti de leurs avantages sociaux. John Park, directeur de la stratégie chez Alegeus, fournisseur de solutions de soins de santé dirigés par les consommateurs, a déclaré que l'inscription des prestations est difficile et complexe. Il est particulièrement vrai lorsque vous introduisez des changements, qui conduisent à une augmentation de la confusion et de l'anxiété, at-il dit.

"Les employeurs sont trop confiants quant à la communication concernant les avantages", a déclaré Park. «La plupart des employeurs ne communiquent qu'une fois par an, lors de l'inscription ouverte, mais la communication sur l'inscription et l'utilisation des prestations est en cours.»

Nos sources ont fourni leurs meilleurs conseils pour discuter des avantages.

L'une des plus grandes difficultés que nous avons rencontrées avec les employeurs avec lesquels nous avons travaillé est qu'ils ne comprenaient pas les formulaires d'impôt eux-mêmes et qu'ils ne pouvaient pas répondre aux demandes de renseignements de la part de Leurs employés: plus l'employeur comprend sa conformité et ses formulaires, plus il est susceptible d'éviter les pénalités et de [meilleures] questions sur le terrain. -

Arthur Tacchino, chef de l'innovation, SyncStream « Éduquez vos employés sur la terminologie des avantages de base - déductible, prime, etc., lors de chaque cycle d'inscription libre. »

- George Katsoudas, vice-président principal de la division, conseiller en conformité chez Arthur J. Gallagher & Co. « Les employeurs demandent de plus en plus à leurs employés d'être de meilleurs consommateurs de soins de santé, équipez-les des informations nécessaires pour prendre des décisions judicieuses en matière de coûts Une bonne première étape consiste à s'assurer que les employés savent comment accéder aux outils gratuits de transparence fournis en ligne par la plupart des transporteurs médicaux. pour éviter le choc des autocollants. "

- John Neumaier, vice-président exécutif de Arthur J. Gallagher & Co. " Donner aux gens la combinaison du choix et de la responsabilité personnelle pour leurs soins de santé. f il s'agit d'un modèle de prestations qui favorise la responsabilité financière [et] permet d'utiliser leurs avantages de la manière la plus efficace possible. À long terme, cela entraînera de meilleurs choix et des changements de comportement qui mèneront à une meilleure santé et à des coûts moins élevés. »

- John Park, chef de la stratégie chez Alegeus Pour plus de conseils Pour en savoir plus sur les avantages sociaux offerts à vos employés, consultez le guide Mobby Business. Des entrevues avec d'autres sources ont été réalisées pour une version précédente de cet article.

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