Une bonne communication au travail à l'ère du chat et du texte

Les outils de communication ont fait des bonds en avant au cours des 20 dernières années. Nous sommes passés des appels téléphoniques et des télécopies aux courriels et au texte. Avec ces changements est venu un nouveau langage et de nouvelles règles pour l'étiquette de communication professionnelle. Les experts ont conseillé de laisser l'humour hors des courriels pour éviter les erreurs d'interprétation, et des arguments ont été lancés concernant l'utilisation des salutations et des signatures dans les réponses et les renvois, sans parler de la bataille des citations personnelles. Maintenant, de nombreux outils de productivité incluent la messagerie instantanée dans leurs espaces d'équipe et ont poussé ce défi un peu plus loin avec l'introduction des émoticônes dans leurs systèmes. Alors que beaucoup d'entre nous utilisent des visages souriants, des visages tristes et "LOL" dans nos communications informelles quotidiennes avec les amis et la famille, devraient-ils être utilisés dans la correspondance professionnelle?

"Ces types d'outils de communication permettent la flexibilité. directeur principal du marketing chez West Unified Communications. «Souvent, les outils de communication sont blâmés, et non l'utilisateur, pour une utilisation inappropriée, mais les gestionnaires doivent se concentrer sur les résultats d'une communication accrue et immédiate, et non sur les moyens d'y parvenir.»

Le pour et le contre de la communication numérique outils

L'utilisation de Slack, du chat en équipe et de la grande variété d'outils de communication similaires présente de nombreux avantages. Sharon Schweitzer, experte internationale en étiquette des affaires, auteur et fondatrice d'Access to Culture, a déclaré que les outils de collaboration fournissent aux équipes une plate-forme sur laquelle discuter et développer des projets, permettant à chacun de partager et de consolider leurs idées. L'échange entre collègues leur permet de transmettre et de recevoir des informations aussi rapidement que possible, améliorant ainsi la productivité et la communication inter-équipes », a-t-elle déclaré. «Pour un projet qui comprend plusieurs équipes ou personnes travaillant à distance, ces applications permettent de reconnecter les employés, de fournir des mises à jour et de faciliter la collaboration.Les applications offrent également une plate-forme pour la communication au travail sans les distractions de Facebook Messenger ou Google. efficacité. "

Guider cet échange ouvert peut être un défi. Bien que M. Collins encourage les propriétaires et les gestionnaires de petites entreprises à adopter la technologie et à suivre le courant, il encourage également l'établissement de paramètres.

Définir des attentes et fournir des balises pour leur utilisation. Vous pouvez "parler" d'une manière dans un e-mail et exprimer le même sentiment dans un message de discussion, mais différemment à cause de la nature plus informelle. "

Cela inclut l'utilisation d'émoticônes. Collins a plusieurs raisons pour lesquelles utiliser des émoticônes dans les chats est une bonne chose, surtout quand il s'agit de contexte.

"Le contenu qui n'est pas pertinent n'est que du bruit", a-t-il dit. "Nous sommes inondés de contenu, mais quand le contenu a un contexte, c'est plus facile à comprendre, les émoticônes fournissent ce contexte, rendant les messages unidimensionnels plus robustes et montrant une inflexion." Il donne ce que la personne dit en termes de communication visuelle, ajoutant une couche supplémentaire pour dire si les mots tapés sont une blague, sérieuse ou sarcastique, par exemple.

La communication instantanée a aussi d'autres avantages. Il décompose les limites hiérarchiques. Au lieu d'envoyer un courriel à un patron, puis un autre à leur patron, un au grand patron et de redescendre, une question peut maintenant être posée en temps réel. Parce que les gens n'ont pas la capacité d'attention habituelle, des messages plus courts, plus fréquents, suscitent des réponses meilleures et plus immédiates, faisant avancer un projet au lieu d'attendre une question et une réponse qui montent et descendent.

Il peut également y avoir un inconvénient à l'utilisation des émoticônes, à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation. Selon une nouvelle étude de l'Université d'Amsterdam, y compris les visages souriants dans votre correspondance électronique conduit les lecteurs à vous voir comme moins compétent. Si cela vous préoccupe, Schweitzer vous conseille: Pour les échanges professionnels, omettez les emojis, les LOL et les mèmes.

"Rappelez-vous que votre plate-forme de travail en ligne est avant tout une sphère professionnelle conçue pour faciliter un dialogue efficace et efficient", a-t-elle recommandé. «Spammer vos collègues avec des GIF est un moyen sûr de causer des problèmes et d'irriter vos coéquipiers, de garder vos messages courts et doux.»

Elle approuve également l'utilisation de plates-formes de communication professionnelles en interne seulement. "Les outils externes risquent d'exposer des informations privées, confidentielles, commerciales, financières ou autres au public ou à des concurrents, d'ouvrir le canal aux groupes internes qui collaborent ensemble et d'assurer la clôture de la conversation à tous ceux qui ne sont pas concernés. projet. "

Un autre point négatif est l'utilisation des plates-formes pour les affaires personnelles. Il ne devrait pas être utilisé pour envoyer des messages à des collègues sur des sujets non commerciaux tels que des plans de week-end ou des problèmes personnels.

Conseils aux managers et aux employés

Au sein d'une organisation, cependant, utilisation d'émojis communs et les GIF peuvent favoriser la familiarité et favoriser ce sentiment de travail d'équipe. La clé est de fournir et d'appliquer les lignes directrices pour les types appropriés de communication sur l'outil de communication et le canal de travail.

"Utilisez-le comme une opportunité de leadership", a déclaré Collins, "pas une action de patron. Expliquez ce qui est OK et ce qui ne l'est pas Une fois déterminé, surveillez et engagez - pratiquez ce que vous prêchez. "

" La direction peut coordonner avec les RH pour préparer des directives écrites pour l'utilisation de la plate-forme ", a ajouté Schweitzer. «Les gestionnaires des ressources humaines peuvent former et informer les employés sur la fonction, les outils et les lignes directrices de la plateforme afin que son utilisation demeure professionnelle.Les directives empêchent l'utilisation personnelle et non autorisée (par exemple, les potins de bureau). Comme dans tout système de messagerie en ligne, les messages ne sont pas confidentiels. "

De même, pour éviter que votre équipe ne soit distraite par les notifications, créez une règle de gestion ou une règle qui les oblige à modifier leurs paramètres. et leur groupe de travail. Cela réduit la perte de temps et augmente la productivité.

Enfin, insistez sur le fait qu'une plateforme de messagerie ne remplace pas les réunions en personne, les appels téléphoniques ou les vidéoconférences, qui sont toutes des communications plus personnelles et efficaces. Alors que les applications en ligne sont pratiques, elles ne devraient jamais remplacer les interactions interpersonnelles en temps réel. Il est bon d'envoyer un message instantané pour voir si quelqu'un est disponible pour parler, mais les discussions de fond devraient toujours avoir lieu en personne. Aucun smiley électronique ou "LOL" ne peut prendre la place d'un vrai sourire ou d'une équipe qui rit, discute et travaille ensemble.

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