Le manuel de votre employé a-t-il besoin d'une mise à jour?

Lorsque vous entendez le «manuel de l'employé», vous pensez probablement à un ensemble de directives strictes régissant ce que les travailleurs peuvent et ne peuvent pas faire, comment s'habiller et ce qui est attendu d'entre eux dans un grand bureau d'entreprise. Alors qu'un manuel peut et doit être beaucoup plus qu'un aperçu des règles, règlements et sanctions d'une entreprise, il est facile de voir pourquoi ce document important a acquis cette réputation obsédée par les règles au fil des ans.

sur] un idéal de politiques progressives disciplinaires ou correctives ", a déclaré Melinda Figeley, vice-président des services de conseil RH au fournisseur de solutions de prestations NFP. "Ils ont tendance à refléter une ancienne culture où un employé est prévenu verbalement, et si le problème de comportement ou de performance se reproduit, il y a des avertissements écrits suivis de résiliation."

Figeley a noté que les employeurs endroit pour se protéger contre les poursuites et les griefs des employés. Cependant, de telles règles peuvent causer encore plus de problèmes aux employeurs si les entreprises n'appliquent pas leurs propres politiques, a-t-elle ajouté. La plupart des employeurs finissent par ne pas suivre la politique qu'ils ont publiée à la lettre parce qu'elle crée un processus étape par étape qui ne convient pas à chaque employé dans toutes les situations, ce qui peut créer de graves problèmes en milieu de travail. «Les guides doivent avoir une politique où la performance et la conduite au travail sont évaluées individuellement en fonction des circonstances, telles que les antécédents de travail des employés, la gravité et la fréquence du problème, et ce qui incitera le mieux à changer.» Figeley dit Mobby Business. «Chaque situation est différente, et [les manuels] ont besoin de flexibilité au lieu d'une formule étape par étape pour gérer les problèmes de performance.»

Mais les politiques disciplinaires dépassées ne sont pas le problème majeur des entreprises. La plupart des petites entreprises n'ont pas de manuel formel pour la référence de leur personnel. Michael Pires, vice-président d'ADP HR Solutions, a déclaré que bien que les entreprises ne soient pas obligées par la loi d'avoir des manuels, elles doivent avoir des politiques écrites sur diverses lois fédérales et étatiques du travail, telles que Equal Employment Opportunity Loi sur les normes (FSLA) et la Loi sur le congé familial et médical (FMLA).

"Un manuel devient un moyen d'emballer cela d'une manière vraiment professionnelle", a déclaré M. Pires. «Cela montre aux employés que vous prenez votre entreprise au sérieux et que vous établissez des normes pour l'employeur et les employés concernant la gestion de [certaines situations] .C'est un outil et une ressource essentiels pour gérer une organisation.»

Si vous êtes Figeley et Pires ont conseillé d'inclure les politiques essentielles suivantes:

classification de la FLSA ou politique de statut d'exemption

• admissibilité à la FMLA et autres congés (p. ex., devoir de juré), ainsi que les droits et responsabilités des employés et des employeurs
• Politique de l'EOO
• Politiques contre l'intimidation, le harcèlement sexuel et la discrimination
• Disclaimer «Emploi à volonté» (requis par 23 États)
• Prévisions de temps et de présence
• Congé personnel / temps de vacances autorisé
• Calendriers, déductions et processus de paie (du point de vue des employés)
• Traitement de la sécurité et des accidents du travail
• Prestations, le cas échéant
• Pour le "bureau moderne" travail à distance les politiques devraient également avoir leur place dans les manuels des employés. Les guides devraient énoncer clairement l'utilisation du BYOD par rapport à l'équipement appartenant à l'employeur, ainsi que toutes les attentes en matière de confidentialité entourant les données de l'entreprise. M. Figeley a déclaré que votre manuel devrait inclure des politiques sur les arrangements de travail spéciaux tels que le télétravail et le temps flexible, et Pires a recommandé une politique sur les médias sociaux décrivant certaines directives de base sur la façon dont un employé devrait représenter votre marque sur les réseaux sociaux publics.Si vous créez un manuel d'employé pour la première fois, n'essayez pas de faire cavalier seul, a déclaré Pires. Il existe de nombreux outils pour vous aider à créer un manuel, tels que les assistants de manuel d'employés en ligne d'entreprises comme ADP. Bien qu'il existe de nombreux modèles disponibles en ligne et de nombreux manuels d'entreprise à utiliser comme modèles, sachez que votre manuel doit tenir compte de vos besoins et circonstances uniques.

«Ne présumez pas que vous avez des politiques génériques téléchargé ou emprunté à quelqu'un que vous connaissez va avoir la langue ou le contenu approprié pour votre entreprise, parce que les chances ne sont pas ", a déclaré Pires. Pensez à faire appel aux bons experts pour vous guider tout au long du processus Si vous voyagez en solo sans la bonne expertise, cela peut être vraiment difficile. "

Plus important encore, lors de l'élaboration de votre manuel, rappelez-vous que engager et motiver vos employés

"Un manuel d'employé devrait inspirer, motiver et guider les employés", a déclaré M. Figeley. "Il faut tenir compte de l'atténuation des risques, mais son but premier est de présenter aux employés votre culture, votre peuple et votre histoire. [Expliquez] ce que vous faites et comment ils font partie de cela. acculturer ou socialiser des employés dans une organisation, et les exciter à travailler [avec vous]. "

Publié à l'origine sur Mobby Business

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