Qu'est-ce que Business Process Automation (et comment cela peut-il aider votre entreprise)


Qu'est-ce que Business Process Automation (et comment cela peut-il aider votre entreprise)

Voici le problème avec la technologie: ça ne marche pas toujours. Chaque produit, service ou solution peut parfaitement fonctionner seul, mais s'il est combiné de manière non systématique, il risque de s'ensuivre un chaos opérationnel. En effet, plus le nombre de technologies mises en œuvre par une entreprise augmente, plus les systèmes complexes deviennent complexes et plus les maux de tête qu'ils risquent de causer à long terme sont importants.

Le BPA est un type de logiciel ou de méthode systématisée qui prend des tâches complexes, redondantes ou complexes et les simplifie en une gestion simplifiée des mains. -free processus. En clair, cela signifie que BPA utilise moins de technologie pour faire le même travail, ce qui rend vos opérations beaucoup moins compliquées et beaucoup plus efficaces. L'objectif de BPA est d'économiser du temps et de l'argent en réalisant des tâches fastidieuses automatiquement, ce qui augmente la productivité en permettant à vos employés de se concentrer sur leurs talents.

BPA peut être utilisé dans pratiquement n'importe quel aspect d'une entreprise. De la gestion des documents et de l'automatisation des flux de travail aux alertes par courrier électronique et autres tâches répétitives, le BPA peut aider à réduire les coûts et à éviter le gaspillage de main-d'œuvre dans un large éventail de domaines opérationnels. Les trois principaux exemples sont la gestion des clients, le marketing et le support client

Gestion des clients

La gestion des clients et des comptes peut être écrasante pour les petites entreprises. L'utilisation du logiciel BPA peut vous simplifier la vie.

«En tant qu'agence de marketing en ligne grandissante comptant deux bureaux et des clients à travers le pays, chaque compte comporte de nombreux éléments en mouvement», explique Katelyn McKinley, directrice des services à la clientèle. chez Blue Corona Inc.

Chaque client de Blue Corona peut traiter de trois à dix personnes, de sorte que l'agence utilise le logiciel Central Desktop de BPA comme plate-forme centrale pour le personnel et les clients, dit McKinley. Nous utilisons Central Desktop pour nous assurer de ne jamais laisser tomber la balle et chaque membre du compte est à jour sur ce qui se passe avec le compte, sait ce qui doit être fait à tout moment et peut accéder aux fichiers dont ils ont besoin avec le clic de

Pour illustrer cela, voici comment McKinley explique que Central Desktop a contribué à automatiser et à rationaliser les processus de l'agence:

Collaboration.

  • Lorsqu'un nouveau client se connecte, un projet est créé à partir d'un modèle qui a tout le coup d'envoi standard de la société ceux et tâches. Cela inclut le ping du représentant pour télécharger le contrat signé pour toute l'équipe à voir, le service de facturation pour créer la première facture et le gestionnaire de compte pour planifier un appel de lancement et remplir une série de documents d'admission du client qui sont ensuite partagés avec le reste de l'équipe du compte. Mises à jour automatiques
  • Lorsque des modifications sont apportées au contrat d'un client existant (par exemple, un changement de budget, un nouveau module de service), le gestionnaire de compte se met à jour ; cette mise à jour est automatiquement envoyée à toutes les parties concernées (principalement la facturation) pour les avertir de la modification. Gestion des documents
  • Lorsque les clients téléchargent des documents qu'ils souhaitent partager avec l'entreprise (photos, documents, etc.) L'équipe est avertie par e-mail et peut se connecter pour les télécharger, les joindre aux tâches à venir et plus encore. Intranet de l'entreprise
  • Lorsque les employés se connectent, la page par défaut est l'intranet de l'entreprise. Là, les employés peuvent obtenir des mises à jour d'autres employés, lire les mises à jour et les prévisions des ventes, consulter le calendrier de l'entreprise et les événements à venir, etc. Depuis l'Intranet, ils peuvent également demander des PTO / vacances. approbation), aller à la politique de l'entreprise / manuel en ligne et plus encore. Le système de l'entreprise utilisée précédemment, d'autre part, impliqué une liste de blanchisserie de différents services pour effectuer des tâches individuelles. Dans l'enfance de l'entreprise, McKinley et son équipe ont utilisé des services comme Box.com pour partager des fichiers, Basecamp pour la gestion de projet et l'e-mail uniquement pour la collaboration. Au lieu de cela, ils ont constaté que différentes personnes et différents départements dépendaient fortement d'un système et en utilisaient rarement d'autres, a dit Mckinley.

"Je pourrais continuer encore et encore sur les façons dont [l'automatisation a aidé] notre entreprise, mais avoir un logiciel pour gérer le partage de fichiers, la gestion de projet et la collaboration interne et externe a augmenté de manière exponentielle notre efficacité et la qualité de notre travail".

Marketing et assistance client

Les entreprises peuvent également créer un écosystème d'applications pour simplifier leurs opérations. La clé est d'intégrer différentes applications Web de manière cohérente qui les fait travailler ensemble au lieu de fonctionner comme des systèmes distincts, a déclaré Gabriel Mays, fondateur de la plate-forme de construction de site Web Just Add Content.

efforts de marketing et de service à la clientèle ", a déclaré Mays. «Pour le marketing, de nouveaux articles de blog sont automatiquement publiés sur Twitter, Facebook, LinkedIn et Google+, ce qui évite d'avoir à poster manuellement sur chacun de ces réseaux pour se concentrer sur d'autres choses.»

aidé Mays à exécuter des campagnes de marketing par courriel. "Les visiteurs du site qui s'inscrivent à notre newsletter sont automatiquement ajoutés à notre liste de marketing par e-mail et ont suivi un cours gratuit pour améliorer leur site Web au cours d'une semaine [avec] une leçon par jour". peut être utilisé pour améliorer le support client. Par exemple, lorsqu'une demande d'aide est envoyée, un ticket est créé dans le logiciel d'assistance de l'entreprise pour s'assurer que la demande est correctement suivie, explique Mays. En outre, tous les fichiers soumis avec la demande d'aide sont automatiquement téléchargés sur un compte Dropbox pour faciliter l'accès et le stockage, at-il ajouté.

L'automatisation des activités peut également s'intégrer au logiciel de gestion de la relation client. "Les clients qui nous contactent via les canaux de vente sont automatiquement ajoutés à notre CRM pour que nous puissions assurer le suivi", a déclaré M. Mays. "En outre, tous les messages laissés sur notre système téléphonique après les heures d'ouverture sont transcrits et envoyés via le système de tickets d'aide pour un suivi facile le lendemain matin."

Vous n'êtes toujours pas convaincu que l'automatisation vous convient? Voici d'autres exemples de la façon dont les entreprises utilisent le BPA pour maximiser leurs ressources:

Moins de tâches administratives

«Nous gérons un service de conciergerie de voyage pour Disney Destinations, nous utilisons des logiciels d'automatisation des lettres de remerciements, des questionnaires préplanifiés, des rappels sur l'assurance voyage et même des paiements mensuels automatiques pour certaines choses.Nous utilisons Infusionsoft et nous avons adapté l'industrie du voyage.Cela nous a libéré des heures de temps pour pouvoir vraiment personnaliser nos clients. nous parlons avec les gens au téléphone, donc nous ne faisons pas tellement d'administration, mais nous avons également réduit les coûts grâce à tout ce que le personnel peut automatiser et ne pas faire. -

Amy Sinclair, propriétaire,

Oreilles d'expérience Gestion optimisée du site "J'utilise AffiloTools pour la gestion et le suivi quotidien de nos sites Web, pour repérer les problèmes et les corriger avant qu'ils ne surviennent. KissMetrics m'aide à découvrir comment nos principaux clients utilisent nos sites Web.Orange.io aide nos clients à des moments clés lors de l'utilisation de nos sites Web.Optimizely est important pour l'optimisation de nos pages de destination pour améliorer les taux de conversion.Finalement, Geckoboard offre un aperçu de haut niveau de la performance de notre entreprise et est utilisé dans notre bureau. " -

Simon Slade, PDG et co-fondateur,

Affilorama Meilleure gestion de projet "Redmine permet à mes employés de suivre les projets et tâches Le logiciel envoie automatiquement un e-mail lorsque quelqu'un reçoit une nouvelle tâche ou en termine une ancienne Redmine suit l'historique de chaque projet et tâche, de sorte que vous pouvez revenir à n'importe quel point pour référencer quelque chose Nous avons également la possibilité de poser des questions par le biais de Redmine, ce qui nous a permis de communiquer plus efficacement: avant la mise en œuvre de Redmine, certaines de nos tâches ont été perdues ou oubliées. Depuis que nous l'utilisons, cela nous rend plus responsables et améliore vraiment notre gestion du temps. " -

Vladimir Gendelman, PDG,

Dossiers d'entreprise Suivi efficace des personnes «Chez MIT Sloan, notre objectif est de bâtir une communauté d'innovateurs pour le développement durable de nos étudiants et diplômés, professeurs et chercheurs. Nous avons commencé à utiliser SalesForce pour garder une trace de tout le monde: Cirrus Insight me permet de créer des contacts dans notre base de données, d'enregistrer des emails et de voir des informations de base sur les gens quand j'entends d'eux, sans jamais quitter Gmail, c'est une aide énorme. " -

Jason Jay, directeur de l'Initiative de durabilité, MIT Sloan

Travail juridique moins compliqué Nous utilisons un logiciel personnalisé pour automatiser le travail juridique consistant à sortir les clients des contrats de téléphonie cellulaire. Du point de vue du client, les trois étapes juridiques impliquées sont (1) détecter une violation, (2) énoncer une objection valable, et (3) passer à un nouveau fournisseur conformément à l'accord client du fournisseur actuel. Notre logiciel d'automatisation permet aux clients de compléter ces trois étapes en environ 5 minutes au total sur CellBreaker.com sur une période de 7 jours. Super facile; super rapide; et garanti pour être efficace. -

Jon Colgan, fondateur et PDG,

CellBreaker.com Prévision améliorée Utiliser Excel comme un outil de planification fonctionne très bien, mais [il] n'y a pas de méthode raisonnable à ma connaissance Gardez les feuilles de calcul à jour et précises en temps opportun. En fin de compte, c'est l'exécution et le paiement d'un programme commercial qui en souffre. Les capacités de prévision d'AFS TradePro TPM permettent à l'équipe des opérations de Popcorn, en Indiana, de mieux planifier la production. Notre équipe d'achat peut réviser les prévisions à long terme pour sécuriser les matières premières, et la logistique peut planifier les besoins de transport pour prendre en charge un volume supplémentaire pendant une promotion. Après 60 jours de présence sur le système TPM, Popcorn, Indiana a réduit ses déductions de promotion commerciale de plus de 50%. TPM a également aidé Popcorn, Indiana à réduire de moitié son erreur de prévision Key Performance Indicators (KPI); éliminer le besoin de réviser et trier plusieurs classeurs Excel auparavant soumis dans des formats différents par chaque représentant des ventes; et armer l'équipe de vente avec des informations factuelles pour initier des discussions fructueuses avec les clients. "-

John Kittle, vice-président de la planification et de l'analyse,

Popcorn, Indiana Communication plus efficace " AffinityLive est comment nous automatisons le processus de notre agence. Nous constatons une productivité accrue et une efficacité globale de l'entreprise. AffinityLive unifie notre processus et rationalise la communication entre tous les départements et bureaux. Du point de vue de la facturation, il fallait auparavant 10 jours pour sortir nos factures de maintenance; maintenant il n'en faut que deux. L'automatisation nous aide à amplifier les marques de soins de santé, de science et de technologie qui font du monde un meilleur endroit. -

Rebecca Angelos, vice-présidente des opérations,

HDMZ Publié à l'origine le Mobby Business

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