Systèmes de gestion de documents: Guide de l'acheteur

Si vous recherchez un système de gestion de documents, vous devez d'abord savoir si vous souhaitez héberger le système dans votre entreprise ou l'héberger dans le cloud. . Bien que les deux options fournissent un cadre pour stocker et organiser vos documents électroniques, chacun a ses propres avantages et inconvénients.

Notre guide vous aidera à comprendre les différences entre les systèmes de gestion de documents auto-hébergés et hébergés sur le cloud, ainsi que les fonctionnalités ils comprennent et les avantages qu'ils offrent. De plus, notre guide offre des conseils sur ce qu'il faut rechercher lors du choix d'un système de gestion de documents

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents?

• Les systèmes de gestion de documents sont des classeurs électroniques qui permettent d'organiser tous les documents numériques et papier.
• Ces systèmes fonctionnent en tandem avec des scanners qui convertissent les documents papier en versions numériques
• Grâce à des moteurs de recherche sophistiqués, les systèmes de gestion documentaire permettent un accès rapide à tout document ou fichier.

Fonctions de ces systèmes:

• Stocker divers types de documents, y compris les fichiers de traitement de texte, les courriels, les fichiers PDF et les feuilles de calcul
• Rechercher une bibliothèque entière de fichiers par mot-clé individuel
• Restreindre l'accès à certains documents
• aux documents
• Récupération des versions antérieures de documents modifiés
• Contrôle et régulation de la suppression de documents périmés
• Accès, modification et partage de documents via des appareils mobiles
• Edito Note de r: Vous cherchez un système de gestion de documents pour votre entreprise? Si vous cherchez des informations pour vous aider à choisir celle qui vous convient le mieux, utilisez le questionnaire ci-dessous pour que notre site frère, BuyerZone, vous fournisse gratuitement des informations provenant de différents fournisseurs:

Ce que disent les experts:

Jeff Pickard, PDG de Lucion Technologies, un fournisseur de solutions de gestion documentaire, explique que ces systèmes aident les entreprises à organiser l'ensemble de leurs fichiers papier et numériques dans un emplacement central, accessible à tous. "C'est un C'est un défi pour les entreprises de se tenir au courant de tous les documents administratifs et électroniques qui arrivent chaque jour dans un bureau ou une entreprise à domicile », a déclaré M. Pickard à Mobby Business. "Il commence généralement lentement - un email ici, un reçu, des factures entrantes et la correspondance client - et avant que vous le sachiez, vous avez une montagne de papier et aucun moyen de trouver les documents dont vous avez besoin."

Maintenant que vous savez ce qu'est un système de gestion de documents, vous devez décider quel type correspond le mieux à vos besoins - une solution auto-hébergée ou basée sur le cloud. Les deux systèmes offrent les mêmes fonctionnalités, mais ils présentent plusieurs différences clés:

Self-Hosted Document Management System

Tous les logiciels sont stockés dans votre entreprise sur les propres serveurs de votre entreprise.

• Vous pouvez stocker autant de documents
• Le logiciel a un coût unique basé en partie sur le nombre d'utilisateurs. Les systèmes auto-hébergés coûtent généralement au moins plusieurs milliers de dollars. Certains systèmes facturent des frais initiaux pour le logiciel, ainsi que des frais de licence pour chaque utilisateur.
• Des frais d'installation et de mise à jour logicielles sont en sus.
• Avantages:

Le plus grand avantage d'un système de gestion de documents auto-hébergé est que vous êtes toujours en contrôle de votre système et ne comptez sur personne d'autre pour le maintenir opérationnel. Vous n'êtes pas non plus dépendant d'Internet. Si votre connexion en ligne tombe en panne, vous avez toujours accès à tous vos documents Contre:

L'inconvénient vient des coûts initiaux importants, ainsi que des dépenses annuelles supplémentaires liées aux mises à jour logicielles. De plus, c'est à vous de vous assurer que vous avez un système de sauvegarde approprié, puisque vos fichiers ne sont pas automatiquement sauvegardés dans le nuage. Un autre inconvénient possible est que tous les systèmes auto-hébergés ne fonctionnent pas avec les ordinateurs Windows et Mac; beaucoup sont compatibles avec un seul ou l'autre. Système de gestion de documents hébergé sur le cloud

Tous les logiciels sont hébergés par votre fournisseur et accessibles en ligne

• Vous pouvez vous connecter à ces systèmes depuis n'importe quel ordinateur ou appareil mobile connecté à Internet
• Vous payez des frais mensuels pour chaque utilisateur. Selon le fournisseur, le nombre de fonctionnalités que vous choisissez et la quantité de stockage que vous souhaitez, le coût varie de quelques dollars à près de 100 € par utilisateur.
• Le fournisseur du système, sans frais supplémentaires, gère les mises à niveau logicielles et la maintenance .
• Pour:

Les plus grands avantages sont que vous n'avez pas besoin d'une équipe informatique pour installer le logiciel et le faire fonctionner correctement, et qu'il n'y a pas de gros coûts initiaux. Vous pouvez également accéder à ces systèmes depuis n'importe quel point disposant d'un accès en ligne et vous n'avez pas besoin de sauvegarder vos fichiers, car ils sont automatiquement sauvegardés dans le cloud. Inconvénients:

Vous êtes à la merci de votre fournisseur pour maintenir le système opérationnel. Si votre fournisseur a un problème avec son centre de données, il pourrait vous empêcher d'accéder à vos fichiers jusqu'à ce que la situation soit résolue. En outre, si votre connexion Internet échoue, vous ne pourrez pas accéder à vos fichiers. Ce que disent les utilisateurs:

Sara Sutton Fell, PDG et fondatrice de FlexJobs, a dit qu'elle aime stocker tous ses fichiers numériquement et dans le nuage lui permet d'obtenir ses documents partout est, ce qui est particulièrement important parce qu'elle travaille à distance. «Avoir accès à toute notre documentation, peu importe d'où nous travaillons physiquement, est incroyable», a déclaré Sutton Fell. «Je sais que si je vais à une conférence ou même au café pour travailler l'après-midi, tous mes documents m'accompagnent.»

FAQ sur le système de gestion documentaire

Vous ne savez toujours pas ce qu'est un système de gestion de documents? Aucun problème. Voici quelques questions et réponses qui peuvent apporter plus de clarté.

Q: Les systèmes de gestion de documents sont-ils utiles seulement aux grandes organisations, ou les petites entreprises peuvent-elles aussi en bénéficier?

A:

Selon Jesse Wood, PDG d'eFileCabinet, le nombre important de fichiers que les grandes entreprises peuvent faire, les petites entreprises peuvent encore bénéficier des systèmes de gestion des documents. "Un système de gestion documentaire est un excellent moyen pour les entreprises de devenir plus efficaces Peu importe la taille de l'entreprise ou le nombre de ses clients », explique Wood.

Q: Je vois souvent des références à des systèmes de gestion de documents, à des logiciels de gestion de documents et à des solutions de gestion de documents. Quelles sont les différences?

A:

Malgré les différents noms, ils accomplissent tous les mêmes tâches. Mary Williams, directrice de la communication marketing chez DocuWare, a déclaré que les différences sont une question de sémantique "Notre industrie fait du bon travail, car il y a plusieurs termes qui sont interchangeables", a-t-elle dit. Q: Quelle est la différence entre le stockage en nuage et les systèmes de gestion de documents en nuage?

A:

Bien que le stockage en nuage serve simplement de lieu d'hébergement de documents dans le nuage, les systèmes de gestion de documents en nuage

"En tant que simple référentiel de stockage, le stockage en cloud manque de la collaboration, de la sécurité et des diverses fonctions d'automatisation d'un système de gestion de documents, notamment sous la forme de pistes d'audit, de permissions utilisateur, Q: Comment obtenez-vous les documents stockés dans le système?

A:

Il y a plusieurs façons d'ajouter des fichiers, comme les télécharger à partir de votre ordinateur et du papier à numériser documents directement dans le système. "La numérisation ne prend que quelques secondes, et si vous obtenez le bon paquet technologique, vous pouvez créer automatiquement des fichiers éditables, avec des mots-clés, dans un format universel, comme le PDF, pendant que vous numérisez », a-t-il dit. "Une bonne solution de numérisation facilite même la numérisation en masse, en reconnaissant où les documents séparés commencent et se terminent dans une pile et les envoie dans le bon dossier, comme un gestionnaire de fichiers virtuel."

Q: Comment trouvez-vous les documents dans le système après leur archivage? A:

Ces systèmes offrent plusieurs façons de localiser rapidement les documents, notamment en recherchant le titre du fichier, le nom de l'auteur et quand a été ajouté dans le système. En outre, plusieurs de ces solutions vous permettent de rechercher du contenu dans chaque fichier.

"Si vous trouvez une solution avec des fonctions de recherche intégrées, vous pouvez simplement effectuer une recherche par mot-clé pour extraire les documents en quelques secondes.

Q: Les systèmes de gestion de documents fonctionnent-ils avec d'autres programmes que j'utilise déjà? A:

Alors que la plupart des systèmes ont des intégrations pour Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks et plusieurs autres programmes populaires, certains incluent également une interface de programmation d'applications (API) qui permet des intégrations personnalisées.

"Une technologie de gestion de documents avec API ouverte étend cette adaptabilité aux organisations souhaitant personnaliser davantage

Q: En plus de vous garder plus organisé, les systèmes de gestion des documents peuvent-ils vous aider à faire le travail d'autres façons? A:

Oui, et d'une façon est avec l'outil de workflow s, qui aident les entreprises à maintenir les missions et les projets sur la bonne voie. Ces outils, qui sont inclus dans certains systèmes, avertissent les employés quand il est temps de travailler sur certaines tâches et aident à s'assurer que les tâches ne se perdent jamais dans la boîte de réception d'un employé, explique Errick Anthony, chef de projet de LSSP Corporation. .

"Le flux de travail signifie la possibilité de faire savoir à une personne ou à un groupe de personnes qu'une action doit être effectuée sur un fichier pour compléter le processus", a déclaré Anthony. "La gestion du workflow permet également de suivre et de gérer ces fichiers par un gestionnaire."

Q: Avec les systèmes de gestion de documents, tous les utilisateurs ont-ils accès à tous les fichiers? A:

les systèmes ont des restrictions de sécurité qui peuvent contrôler quels employés ont accès à quels fichiers. Cela garantit que les employés ne voient que les documents qu'ils devraient.

"La sécurité joue un rôle essentiel dans le système de gestion des documents", a déclaré Anthony.

Q: Que se passe-t-il si une catastrophe frappe mon entreprise? Les fichiers et les documents stockés dans le système sont-ils définitivement perdus? A:

Le grand avantage des solutions basées sur le cloud est que vos données sont stockées en toute sécurité hors site. «Les systèmes de gestion documentaire permettent un plan d'urgence instantané, car vos sauvegardes sont stockées hors site dans les rares cas de dommages ou de destruction de votre site», explique Anthony.

Avantages du système de gestion documentaire

rapporté quelques avantages à l'utilisation de ces systèmes. Facile d'accès:

John Bustrum, PDG et fondateur de My 403b Coach, a dit qu'un tel logiciel en place signifie qu'il n'est plus obligé de stocker des tas de fichiers sur son bureau. . Au lieu de cela, lorsque les clients appellent, il peut instantanément trouver les documents dont il a besoin sur son ordinateur.

Facile à rechercher

• : une recherche facile dans les documents de son entreprise est un énorme avantage, déclare Karen Walker, fondatrice de One Team Consultant. Meilleure collaboration:
• En se débarrassant des copies papier des documents, il est facile pour les employés de travailler les uns avec les autres, a déclaré Gary Tuch, fondateur du professeur Egghead Science Academy. Lorsque plusieurs employés travaillent sur un document et que des modifications sont constamment effectuées, les systèmes de gestion des documents garantissent que les employés disposent toujours de la copie la plus à jour. Tuch ajoute: Économie d'espace:
• L'échange de documents papier pour les versions numériques permet d'économiser énormément d'espace physique, explique Randy Jourgensen. , propriétaire de Digital Office Solutions. Depuis qu'il a transformé son bureau en un environnement sans papier il y a plus de 15 ans, M. Jourgensen a pu convertir des espaces auparavant réservés au stockage de fichiers dans un espace pouvant générer des revenus. Ce qu'il faut rechercher dans un système de gestion de documents
• Nous avons demandé à nos experts de mettre en évidence ce qu'ils pensent être les caractéristiques et fonctionnalités les plus importantes que les petites entreprises devraient rechercher lors du choix d'une solution de gestion de documents. >: Le système devrait offrir une structure de fichiers facile à utiliser et qui a du sens pour les utilisateurs, comme une approche de classeur-tiroir. Recherche

: vous voulez une grande variété d'options pour trouver rapidement des fichiers. Vous devriez être capable de rechercher non seulement par le nom du fichier, mais aussi par le contenu du fichier.

Facilité d'utilisation

• : Le système devrait être simple à utiliser pour les employés. Si cela est trop difficile, vous n'obtiendrez pas l'adhésion complète du personnel, ce qui rendra le système moins efficace. Accès mobile
• : Vous voulez un système de gestion de documents accessible via smartphones et tablettes. Intégration
• : Le système devrait s'intégrer facilement avec les programmes que vous utilisez déjà, comme votre logiciel de gestion de la relation client et client email Numérisation
• : la solution doit être compatible avec une grande variété de scanners . Sécurité
• : Le système devrait vous permettre de restreindre qui peut voir des dossiers et des fichiers spécifiques. Vous devriez pouvoir définir les permissions d'accès par employé. Maintenant que vous connaissez les types de systèmes de gestion de documents disponibles et ce que chacun offre, vous devez déterminer quelle solution vous convient le mieux. Pour affiner vos choix, consultez notre page des meilleurs choix
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Meilleure gestion documentaire pour les petites entreprises

Meilleur document mobile Gestion

• Note de la rédaction: Vous recherchez un système de gestion de documents pour votre entreprise? Si vous cherchez des informations pour vous aider à choisir celle qui vous convient le mieux, utilisez le questionnaire ci-dessous pour que notre site frère, BuyerZone, vous fournisse gratuitement des informations auprès de différents fournisseurs:

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