Choisir un logiciel de gestion de projet: un guide d'achat

Le logiciel de gestion de projet est un moyen polyvalent de rationaliser le processus de gestion de tout projet, qu'il s'agisse de concevoir et de construire l'intérieur d'un bâtiment ou de créer un site Web pour un client. Les logiciels de gestion de projet permettent d'unifier le processus plutôt que de forcer les équipes à travailler sur plusieurs applications différentes. À la place, les outils de communication, le partage de fichiers, la surveillance des tâches et des échéances et les rapports sont regroupés dans un seul logiciel.

Le logiciel de gestion de projet fonctionne comme un espace de travail en temps réel. gérer les détails au jour le jour. Les meilleurs sont dynamiques, reprogrammant automatiquement le travail quand une date limite est manquée;

Ai-je besoin d'un logiciel de gestion de projet?

Il est important de reconnaître que les logiciels de gestion de projet sont conçus pour des projets complets qui demandent du temps et du travail d'équipe. Ils sont probablement trop complets et approfondis pour le travail de routine. Par exemple, l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet pour configurer et configurer un réseau informatique serait très utile. Cependant, utiliser un logiciel de gestion de projet pour maintenir un réseau informatique serait probablement maladroit et déroutant.

Une bonne règle empirique pour déterminer si vous travaillez sur un projet est de demander: «Est-ce que j'ai une date de début définitive? Est-ce que j'ai une vision claire de mes objectifs d'ici là? "

" Une entreprise a besoin d'un logiciel de gestion de projet lorsqu'elle coordonne plusieurs individus ou unités commerciales, à l'interne ou à l'externe, pour compléter tâches qui impliquent une variété de livrables ou de créations ", a déclaré Conrad Magalis, directeur du marketing pour Advance Acceptance. «C'est une bonne pratique pour que toutes les informations et conversations liées à un projet ou une tâche spécifique puissent être documentées et déléguées à chaque partie prenante impliquée.»

Les signes révélateurs qu'une organisation a besoin de gestion de projet incluent:

• Projets retardé en raison d'une correspondance électronique excessive, le travail étant enterré dans les boîtes aux lettres des membres de l'équipe
• Confusion entourant des feuilles de calcul trop occupées et non conviviales
• Échéances manquées, soit avec des tâches individuelles ou des projets complets, en raison d'un manque de responsabilité et transparence dans le processus
• Mauvaise communication entre les membres de l'équipe et les gestionnaires en raison de l'absence de rapport sur le statut du projet ou sur les tâches individuelles
• Travail superposé ou redondant dû à la confusion du rôle spécifique de chaque membre de l'équipe
• Des délais imprécis ou manqués en raison d'une mauvaise planification ou d'une mauvaise communication

Tirer parti des solutions de gestion de projet dans la bonne situation peut simplifier l'ensemble du processus, en permettre à votre équipe de livrer un travail de meilleure qualité en moins de temps. Le meilleur logiciel vous permet d'enregistrer et de suivre plusieurs projets simultanément, ce qui facilite le suivi des délais et des progrès des membres de l'équipe. Essentiellement, votre charge de travail peut être sauvegardée sur une seule plateforme, où chacun des membres de votre équipe a accès à toutes les informations dont il a besoin pour remplir son propre rôle.

À quoi ressemble un logiciel de gestion de projet? commence souvent avec un tableau de bord qui sert de base à la maison et donne accès à toutes les principales fonctionnalités du logiciel. À partir du tableau de bord, les utilisateurs peuvent souvent créer de nouveaux projets ainsi que gérer et organiser les anciens. Dans de nombreuses solutions de gestion de projet, le tableau de bord contient également une vue d'ensemble des projets actifs et terminés auxquels les utilisateurs peuvent accéder à tout moment. Les tableaux de bord peuvent souvent être partagés entre des équipes entières, ce qui leur donne un accès direct aux projets et tâches pertinents.

«Les logiciels de gestion de projet permettent aux utilisateurs de consolider leurs activités sur une plate-forme centrale, permettant aux employés de gagner du temps en hébergeant tous les outils de tâche sur une interface», explique John Furneaux, PDG de Hive. «La gamme de logiciels varie de startups - comme Hive - à des acteurs chevronnés comme SharePoint.Tous les logiciels de gestion de projet ont leurs capacités, et il est important d'évaluer les besoins de l'entreprise et comment les processus pourraient être améliorés.

Projets et les tâches peuvent typiquement être créées (ou demandées, si un supérieur doit approuver le projet avant qu'il ne commence) directement dans le logiciel de gestion de projet. Une fois qu'un projet est créé, les utilisateurs ont accès à une variété d'outils pour organiser et coordonner des aspects spécifiques de chaque projet, garantissant la responsabilité de la ponctualité et de la qualité des tâches spécifiques.

Les employés peuvent également planifier et suivre les échéances des outils sophistiqués comme les diagrammes de Gantt. Ces outils aident à garder les membres de l'équipe sur la même page, même s'ils ne travaillent pas au même endroit physique, et facilitent le respect de délais serrés. Puisque les membres de l'équipe peuvent voir quelles tâches sont assignées les unes aux autres, elles peuvent se coordonner beaucoup plus facilement. Certains logiciels disposent même d'applications de chat intégrées, ce qui rend la collaboration instantanée et directe.

Pour les managers, le contrôle total de la direction du projet est essentiel. Les gestionnaires peuvent réaffecter du travail ou se mélanger autour des tâches assignées si un membre de l'équipe est submergé alors que d'autres ne le sont pas, gérant plus efficacement les ressources à la volée. Avec des aperçus détaillés et des rapports, les gestionnaires peuvent également rester plus facilement au courant des nouveaux développements. Tout projet complexe comporte de nombreuses parties mobiles, il est donc important de tenir vos décideurs informés - c'est ce que fait le logiciel de gestion de projet pour votre équipe de direction.

Choisir le bon logiciel de gestion de projet

offrir toutes les fonctionnalités décrites ci-dessus, pas deux sont exactement les mêmes. Cela fait du processus de sélection un élément essentiel du succès de votre organisation. Une grande entreprise, par exemple, aura des besoins différents d'une petite entreprise avec une petite équipe. Il est essentiel d'examiner chaque application de près et de poser les bonnes questions.

«Les entreprises devraient prendre le temps de démontrer plusieurs options avant d'avancer et d'intégrer le temps d'adoption pour que l'équipe et les clients s'habituent à l'application. ", A déclaré Magalis. "Si vous travaillez dans un domaine hautement technique (comme l'informatique), il peut être plus courant que dans d'autres industries d'avoir une expérience avec des applications de gestion de projet."

Il peut également être utile d'identifier les problèmes particuliers que vous rencontrez actuellement avoir des projets de gestion. En reconnaissant où se situent les pièges - peut-être en partageant des mises à jour en temps opportun avec un client ou peut-être une communication interne - vous pouvez plus facilement vous concentrer sur un logiciel qui renforce vos forces et soutient vos faiblesses. Chaque application de gestion de projet a ses propres fonctionnalités, donc en choisir une qui complète votre équipe est primordiale.

Enfin, choisir un système que vous pouvez facilement mettre en œuvre et utiliser est la clé. À quoi sert une solution qui entraîne un déploiement maladroit, créant des maux de tête pour votre équipe et menant à un effort contreproductif juste pour le faire fonctionner? De plus, si votre personnel ne peut pas apprendre à utiliser le système, il n'offre finalement aucun bénéfice.

«La mise en œuvre réussie d'un système de gestion de projet d'entreprise est difficile, mais il s'agit d'un problème culturel et non d'un outil», explique Alan Zucker, directeur fondateur de Project Management Essentials. «La plupart des entreprises n'ont pas de pratiques cohérentes et standard pour gérer les projets et rendre compte de la performance du portefeuille: quelque chose d'aussi simple que d'avoir un jour de reporting standard dans toute l'entreprise peut générer des ondes de choc. généralement en raison de la cadence de leur statut exécutif. "

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