5 Rapports POS Chaque propriétaire d'entreprise doit exécuter

Alors que de nombreuses PME échangent leurs vieilles caisses enregistreuses contre des systèmes point de vente de pointe principalement pour faciliter l'utilisation pendant le service, les fonctions d'analyse et de création de rapports du logiciel POS apportent une valeur considérable. Différents produits POS (dont certains sont destinés à des secteurs spécifiques) ont leur propre sélection de rapports, mais quelques catégories de rapports et d'analyses sont disponibles dans presque tous les systèmes de point de vente.

Si vous utilisez un point de vente ou peu familiers avec l'analytique en général, ces cinq types de rapports sont un bon point de départ. L'utilisation des données déjà collectées par votre point de vente peut vous aider à améliorer les opérations quotidiennes, à éliminer le temps consacré aux tâches administratives, à réduire les gaspillages et à augmenter les revenus.

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Analyses générales

Le moyen le plus simple de tirer parti des données collectées par votre système TPV est de consulter le tableau de bord analytique ( s'il y en a un) ou en tirant un rapport sommaire général (qui est disponible dans presque tous les systèmes). Les tableaux de bord POS offrent un avantage évident par rapport aux rapports de synthèse: ils sont en ligne et reflètent l'état actuel de votre entreprise, mais les tableaux de bord et les rapports récapitulatifs présentent généralement des informations similaires.

Un résumé général ou un tableau de bord analytique pendant un certain laps de temps (ainsi que le pourcentage de changement par rapport aux périodes précédentes), le nombre de transactions, les totaux des transactions, les totaux des factures, les dépôts et les coûts de sortie. Une vue d'ensemble de toutes les données à travers différentes sphères de votre entreprise est précieuse, même si vous tirez également des rapports plus détaillés. Les résumés généraux peuvent vous aider à identifier les zones problématiques et à les explorer pour résoudre le problème. Des aperçus comme ceux-ci peuvent également être utiles pour partager des informations avec des partenaires ou des collaborateurs qui n'ont besoin que d'un aperçu de ce qui se passe, et non d'une analyse approfondie.

Si votre système de PDV n'a pas de tableau de bord pour les résumés automatisés. Un grand nombre de logiciels de point de vente incluent des rapports de synthèse généraux intégrés qui peuvent vous être envoyés par e-mail sur une base spécifique (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle), mais si ce n'est pas le cas, vous devez

Comptabilité

Les rapports comptables sont l'une des meilleures caractéristiques des systèmes de point de vente pour les propriétaires d'entreprise. Presque tous les systèmes PDV ont des rapports généraux qui fournissent un compte détaillé des actifs, des passifs, des dépôts des clients, des comptes créditeurs et plus encore.

Vous devriez pouvoir personnaliser vos propres rapports comptables dans votre PDV en entrant les codes et les descriptions et mappez vos comptes en fonction des catégories que vous déterminez, comme les remboursements, les revenus ou les ajustements en espèces. Dans un bon système de point de vente, une fois que vous avez exécuté le grand livre général ou un autre rapport de comptabilité, vous pouvez exporter les informations vers Excel. Depuis Excel est compatible avec QuickBooks, sans doute le logiciel de comptabilité le plus populaire parmi les PME, c'est un énorme gain de temps. Les comptables individuels peuvent également apprécier d'avoir les informations dont ils ont besoin livrés dans Excel. Si vous possédez déjà un point de vente et n'utilisez pas les rapports de comptabilité intégrés, vous manquez l'une des meilleures fonctions de gain de temps que ces systèmes offrent.

Inventaire

Suivi des stocks via un point de vente

Les résumés d'inventaire, l'un des rapports les plus courants, donnent généralement une vue d'ensemble de l'inventaire actuel en stock, ce qui peut être plus facile à faire pour les employés, plus facile à diagnostiquer et à minimiser. utile pour le personnel ainsi que les propriétaires - il n'y a pas besoin de courir à la réserve pour vérifier l'inventaire s'il y a un tableau de bord ou un rapport disponible en direct. Les rapports d'évaluation des stocks sont également un choix populaire parmi les PME; ils offrent un aperçu de la valeur monétaire totale de votre inventaire actuel. Enfin, il existe des rapports de réapprovisionnement des stocks, qui capturent automatiquement tous les articles de votre inventaire qui sont tombés en dessous de la quantité requise que vous avez déterminée. Ainsi, si vous décidez que vous avez toujours besoin d'un minimum de 35 widgets verts, au moment où votre inventaire de widgets verts atteint 34, il apparaîtra dans votre rapport de réapprovisionnement de l'inventaire.

Des rapports d'inventaire spécialisés sont également disponibles dans certains systèmes, comme les rapports sur les ingrédients bruts (utilisés principalement dans les restaurants ou les installations de production alimentaire) ou les rapports de pièces spécifiquement destinés aux entreprises manufacturières. De nombreux produits POS vous permettent également d'intégrer vos analyses d'inventaire à un logiciel de comptabilité tiers pour simplifier complètement le processus. Les logiciels de point de vente avec des tableaux de bord dynamiques (plutôt que des rapports définis) peuvent même présenter des flux de commandes, vous indiquer quand l'inventaire est prévu et permettre un suivi à la minute des paiements et des livraisons sortants. informations

Les informations sur les ventes de points de vente sont inestimables pour les PME qui veulent identifier la demande et éliminer les produits ou services peu performants. Il existe plusieurs types de rapports sur les ventes, et leur présentation et leur fonction varient en fonction du type d'entreprise auquel ils sont destinés. Par exemple, un magasin de détail aura un rapport différent d'une entreprise d'aménagement paysager, parce que la nature des produits et services est si différente.

En général, les rapports de vente vous permettent de voir chaque article que vous avez vendu, ainsi que un résumé des entreprises les plus performantes et les moins performantes, des revenus totaux, du montant moyen des commandes, des commandes selon l'heure, des ventilations de taxe de vente, de l'historique des dépôts, des tendances des ventes, des méthodes de paiement les plus courantes et plus. De nombreux rapports de vente et tableaux de bord comprennent également des informations sur les clients et les employés, de sorte que chaque transaction peut être facilement revue en cas de litige ou d'activité douteuse. Les informations sur les clients peuvent également être utilisées pour déterminer le nombre de retours clients par rapport aux nouveaux clients et combien de fois les clients réguliers effectuent des achats.

Les rapports sur les ventes peuvent également influencer les décisions commerciales futures et même augmenter les revenus. Par exemple, si une forme de crédit onéreuse n'est pas largement utilisée par la clientèle des meilleurs acheteurs, une PME peut décider de ne plus l'accepter et d'économiser la différence. De tels rapports facilitent également la commande stratégique des stocks, en évitant les surstockages pendant les périodes de ralentissement ou les ruptures de stock pendant les périodes à fort volume. Bien entendu, l'analyse des ventes devient de plus en plus précieuse à mesure que le système est utilisé, de sorte qu'il n'y aura peut-être pas de révélations massives au cours des premiers mois. Mais une fois qu'il est suivi un an ou deux, cette fonctionnalité facilite le diagnostic des habitudes d'achat et de paiement des clients et les ajuste en conséquence.

Gestion des employés

Les rapports de travail POS ne s'appliquent pas à toutes les entreprises. Les PME qui méritent d'être incluses dans cette liste. La plupart des systèmes POS vous permettent de créer des profils d'employés individuels, ce qui signifie que vous pouvez consulter les données sur le nombre d'heures travaillées, le montant moyen des ventes, le nombre moyen de transactions et le pourcentage du coût total de la main-d'œuvre. title.

Les rapports de saisie de temps sont également populaires, en particulier parmi les PME qui comptent sur les employés horaires qui ne sont pas nécessairement sur un horaire de 9 à 5. Vous y trouverez des informations telles que les intitulés d'emploi et les échelles salariales correspondantes (y compris les heures supplémentaires), les heures payables, les heures supplémentaires et, dans certains cas, l'horodatage des heures travaillées par chaque employé. Ce type d'informations est non seulement beaucoup plus rapide à collecter via un point de vente que manuellement en Excel, mais il fournit également des informations sur la gestion des coûts de main-d'œuvre et l'optimisation de votre méthode de planification. , qu'ils ont trop d'employés qui travaillent pendant les périodes de ralentissement ou certains membres qui ne font pas le poids. La capacité de suivre le rendement de façon empirique augmente la responsabilisation et facilite la constitution d'une main-d'œuvre exceptionnelle.

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