Choix d'une imprimante commerciale: Guide de l'acheteur

Le type d'imprimante que vous utiliseriez dans un magasin de fournitures de bureau ne sera pas adapté à un usage professionnel, du moins dans la plupart des cas. Même les petits bureaux ont généralement besoin de machines beaucoup plus sophistiquées pour l'efficacité et la productivité.

La plupart des entreprises optent pour des imprimantes en réseau qui peuvent être partagées par plusieurs utilisateurs, plutôt que des imprimantes individuelles pour chaque bureau. Ces machines économisent des ressources et ont tendance à durer beaucoup plus longtemps que les variétés prêtes à l'emploi. Ils offrent également des vitesses d'impression plus rapides, une meilleure manipulation et des options de finition avancées. La plupart sont également capables de copier, numériser, envoyer par courrier électronique et télécopier.

Les imprimantes professionnelles en réseau sont disponibles en centaines de modèles et en différents types, avec des caractéristiques et des capacités différentes, ce qui peut décourager le processus d'achat. Ils peuvent être câblés ou sans fil; laser, LED, jet d'encre ou encre solide; et monochrome ou couleur. Certains sont compatibles avec l'impression mobile, tandis que d'autres ne le sont pas. Vous trouverez également de grandes variations dans les coûts.

Dans ce guide de l'acheteur, nous détaillons vos options pour simplifier le processus d'achat. Nous vous expliquerons les types d'imprimantes professionnelles, les fonctions et capacités disponibles, les options de mise en réseau, les options de coût et de paiement. Nous vous proposons également quelques conseils pratiques pour choisir le bon fournisseur

Types d'imprimantes

Laser / LED

Les imprimantes laser et LED, très similaires, sont de loin les plus populaires dans les bureaux. En utilisant une source de lumière, ils projettent une image sur un tambour rotatif, qui transfère ensuite le toner sur le papier. Ceux-ci sont fiables et rapides, et ils produisent du texte de haute qualité. Les capacités de mémoire et de disque dur sont idéales pour la mise en réseau. Les coûts continus sont raisonnables parce que le toner est relativement peu coûteux par rapport à d'autres méthodes d'impression.

En revanche, les imprimantes laser et LED sont coûteuses à l'achat. Ils ne sont pas non plus idéaux pour l'impression photo

Jet d'encre

Les imprimantes jet d'encre sont plus courantes dans les bureaux personnels et à domicile, bien qu'elles puissent convenir à certaines petites entreprises. Ceux-ci fonctionnent en jetant de l'encre liquide à travers une tête d'épingle. Les imprimantes à jet d'encre sont moins chères à l'avant et la qualité de la photo est élevée. Elles sont donc idéales pour les brochures, dépliants et documents contenant des graphiques. Ils peuvent imprimer sur de nombreux types de supports.

Bien qu'il soit possible de trouver une imprimante à jet d'encre de qualité professionnelle dotée de capacités réseau, celles-ci sont moins courantes. Ceci est principalement dû aux coûts élevés de remplacement de l'encre, ce qui n'est pas pratique pour l'impression en grand volume.

Les types d'imprimantes supplémentaires

Les types d'imprimante moins courants comprennent:

& bull; Les imprimantes à encre solide , qui fondent des blocs de cire colorée sur du papier. Ceux-ci ont tendance à être comparables aux imprimantes laser en qualité d'impression en noir et blanc, la fiabilité et les coûts continus, mais ils sont supérieurs pour l'impression couleur. Ils sont aussi plus petits et plus compacts. Cependant, les imprimantes à encre solide sont sujettes au maculage. Et parce qu'ils sont moins communs, il y a beaucoup moins de modèles parmi lesquels choisir.

& bull; Les imprimantes Snapshot qui impriment seulement des images. La qualité de la photo est beaucoup plus élevée qu'avec d'autres types d'imprimantes. Ceux-ci sont plus communs pour un usage domestique, mais ils peuvent également avoir des applications commerciales.

& bull; Imprimantes à sublimation thermique , qui s'approchent de la qualité photographique en utilisant un colorant transféré par la chaleur. En règle générale, ces imprimantes sont réservées aux entreprises telles que les entreprises de conception graphique, qui doivent avoir une qualité d'image supérieure. Les coûts par page sont extrêmement élevés - souvent de 2 $ ou plus.

Imprimantes filaires et sans fil

La plupart d'entre nous utilisent des imprimantes sans fil à la maison. Pourquoi s'inquiéter de la connexion de votre ordinateur lorsque vous pouvez imprimer depuis n'importe où? Cependant, les connexions filaires sont généralement plus rapides, plus fiables et bien plus sécurisées, toutes importantes dans les environnements professionnels, où les imprimantes sont utilisées plus souvent et par plus de personnes à la fois. D'un autre côté, les configurations sans fil sont plus flexibles et moins coûteuses à déployer. Ils sont également compatibles avec les appareils mobiles tels que les smartphones et les tablettes.

Dans notre monde de plus en plus mobile, de nombreuses entreprises, en particulier les grandes entreprises, choisissent d'installer des applications permettant l'impression mobile en connectant l'appareil à l'imprimante ou en utilisant une connexion Wi-Fi ou Bluetooth. C'est ce qu'on appelle souvent l'impression en nuage ou l'impression mobile. Toutes les imprimantes ne sont pas compatibles avec cette technologie émergente, mais c'est quelque chose à considérer si vous avez une main-d'œuvre très mobile. Certaines imprimantes de bureau sont également compatibles avec les technologies d'impression mobile telles qu'Apple AirPrint, HP ePrint et Google Cloud Print, mais vous devrez les vérifier.

Couleur contre monochrome

Si vous imprimez uniquement en mode simple documents d'entreprise en texte brut-feuilles de calcul, des mémos et des lettres -monochrome est probablement bien. Si vous avez besoin d'imprimer des graphiques, des logos personnalisés ou des documents avec des graphiques et d'autres éléments visuels, vous voudrez utiliser une imprimante couleur. Les imprimantes monochromes se vendent encore étonnamment bien car elles réduisent les coûts permanents, mais gardez à l'esprit que vous êtes probablement bloqué avec l'imprimante que vous choisissez depuis de nombreuses années. Si vous avez besoin d'imprimer des couleurs dans le futur, vous devrez trouver une autre source

Caractéristiques de l'imprimante professionnelle

L'une des premières choses à prendre en compte en matière de fonctionnalités est de savoir si vous avez besoin d'une seule fonction. ou une imprimante multifonction (MFP). Tout comme il semble, les imprimantes mono-fonctions font une chose: imprimer des documents. Les MFP sont capables de nombreuses autres tâches, notamment la numérisation, la copie, l'envoi par courrier électronique et la conversion de documents. Différents modèles combinent différentes fonctionnalités.

Les MFP sont rentables car vous évitez d'acheter plusieurs machines et ils occupent moins d'espace. Ils aident à rationaliser la gestion des documents et le flux de travail professionnel, car vous pouvez faxer, numériser et envoyer par courrier électronique des documents provenant de la même machine. Cependant, ils sont plus chers. Et si une personne utilise la machine pour imprimer, par exemple, un autre employé devra attendre pour envoyer une télécopie, faire une copie, etc.

Ensuite, pensez à la vitesse et au volume d'impression, qui ont un impact significatif sur le prix. Généralement, les vitesses d'impression inférieures à 20 pages par minute (ppm) sont trop lentes pour les environnements de bureau; des vitesses de 20 ppm à 40 ppm suffiront pour la plupart des bureaux; et les vitesses supérieures à 40 ppm sont idéales pour un usage à fort débit. Certaines des machines les plus sophistiquées atteignent 100 ppm, bien que ce soit beaucoup plus que la plupart des petites entreprises ont besoin. Le volume d'impression peut aller des modèles de base qui ne contiennent que 100 feuilles dans le bac et 250 dans la cassette aux MFP contenant 500 feuilles dans le bac et 2 000 ou plus dans deux ou plusieurs cassettes.

La mémoire est également importante. La plupart des imprimantes de bureau vont de 64 Mo à 256 Mo de RAM, bien que certaines imprimantes haut de gamme vous permettent d'ajouter de la mémoire si nécessaire plus tard.

Parmi les fonctionnalités supplémentaires à inclure:

• Impression recto verso automatique - Également appelé impression recto-verso, imprimez les deux côtés du papier sans recharger la machine
• Chargeurs automatiques de documents (ADF) - Numérisez, copiez, envoyez par courrier électronique et télécopiez des documents de plusieurs pages
• Bacs multifonctions -Imprimer sur des papiers spéciaux tels que des enveloppes, des cartes postales, des cartes de visite, des brochures et du papier grand format
• Points par pouce (ppp) - Nombre de points par pouce carré que l'imprimante peut papier. Plus le nombre est élevé, plus les documents et les images seront nets.
• USB et lecteurs de cartes pour imprimer sans ordinateur
• Commandes interactives à écran tactile pour plus de facilité et de commodité
• Conformité Energy Star pour des coûts d'exploitation réduits

Options de mise en réseau

Le partage d'une imprimante avec autant d'employés que possible est logique et pratique. Pour ce faire, l'imprimante doit être connectée au réseau de votre entreprise, ce qui permet aux utilisateurs d'imprimer sur une seule machine à partir de leurs ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, périphériques mobiles et parfois à distance.

Il existe deux façons de connecter imprimante laser pour votre réseau de bureau: achetez une imprimante dotée de capacités réseau intégrées ou connectez une imprimante à un serveur d'impression dédié. Les imprimantes dotées de fonctionnalités intégrées sont plus simples à connecter mais coûteront probablement plus cher. De toute façon, vous pouvez soit engager un fournisseur externe pour faire la configuration (si elle n'est pas incluse dans le prix d'achat ou de location), ou compter sur votre personnel informatique interne (si vous en avez un).

De nombreux bureaux ont besoin de plus d'une imprimante. Seul un si grand nombre d'employés peut compter sur la même imprimante sans se heurter à des impasses, de sorte que les entreprises choisissent souvent d'acheter une imprimante laser pour chaque département, groupe ou équipe. Les imprimantes séparées peuvent résider sur le même réseau, ce qui permet aux employés de passer de l'un à l'autre. Ceci est particulièrement utile si les employés doivent passer d'une machine monochrome à une machine couleur, par exemple. Vous pouvez également utiliser des sous-réseaux qui permettent à certains utilisateurs d'accéder à certaines imprimantes uniquement. Ceux-ci sont parfois utilisés pour limiter ou restreindre l'accès aux imprimantes couleur, car leurs coûts d'exploitation sont beaucoup plus élevés.

Coût des imprimantes professionnelles

Ah, la question magique: Combien devrais-je dépenser? C'est une question difficile à répondre sans connaître les besoins spécifiques de votre entreprise, mais nous vous donnerons une idée générale de ce à quoi s'attendre.

Vous pouvez acheter une imprimante domestique de base pour moins de 100 $ ces jours-ci, mais don ' Attendez-vous à ce que les prix des imprimantes commerciales soient comparables.

Les imprimantes à jet d'encre de base conçues pour les très petites entreprises se situent entre 150 et 300 dollars, mais elles ne sont pas assez robustes pour la plupart des imprimantes. Bien sûr, ils sont une option si vous êtes sur un budget très limité, mais aussi prendre en compte le coût total de possession, qui inclut le remplacement de l'encre. À un certain niveau de volume d'impression, le coût d'un jet d'encre bon marché plus le coût de l'encre dépasse l'achat d'une imprimante laser plus onéreuse avec de faibles coûts continus.

Les imprimantes laser couleur de base commencent à 300 $ pour les bureaux de petite à moyenne taille coûte habituellement de 750 à 3 000 $. Les imprimantes laser haut de gamme ayant des capacités de réseautage coûtent souvent entre 5 000 et 10 000 $ ou plus.

Leasing vs Buying

De nombreuses entreprises choisissent de louer des imprimantes au lieu de les acheter carrément. Cela permet d'économiser des frais initiaux - vous payez peu ou rien - et cela vous permet d'échanger la machine toutes les quelques années pour un modèle plus récent ou mieux adapté. Vous ne louerez pas une imprimante à jet d'encre à 300 $, bien sûr, mais cela commence à faire sens quand vous parlez d'imprimantes laser qui coûtent des milliers ou des dizaines de milliers de dollars. Une chose à noter, cependant: le crédit-bail est plus cher à long terme en raison des frais de location / financement.

Les paiements de location sont étalés sur une période de 12 mois à 60. Plus la durée du bail est longue, plus les paiements mensuels seront.

Entretien et maintenance de l'imprimante

Les imprimantes laser nécessitent un entretien régulier, y compris les nettoyages, les inspections et le remplacement des pièces usées et défectueuses. La maintenance régulière permet d'éviter les pannes inattendues et prolonge la durée de vie de votre machine.

La plupart des fabricants et des vendeurs proposent des contrats de maintenance et de maintenance moyennant des frais supplémentaires. Ceux-ci couvrent généralement le coût des visites de bureau pour le service régulier et la maintenance, ainsi que des pièces de rechange telles que le toner et la batterie. Certains vendeurs facturent un taux annuel fixe, tandis que d'autres évaluent leurs plans en fonction de votre volume d'impression. Un taux standard basé sur le volume d'impression est de 1 ou 2 cents par page. Beaucoup de fabricants offrent des rabais si vous achetez le plan lorsque vous achetez la machine, plutôt que d'attendre jusqu'à ce que la garantie expire, ou si vous payez pour plusieurs années d'avance. Gardez à l'esprit, aussi, que le prix des plans de service augmente après l'expiration de la garantie car vous devrez payer le fournisseur pour vous assurer que la machine est en bon état.

Vous n'avez pas besoin d'acheter un contrat de service -un vendeur ne devrait pas vous forcer, mais c'est sage. Vous n'aurez pas à faire face à des coûts de réparation imprévus et vous risquez d'obtenir un service plus rapide en cas de dysfonctionnement de la machine.

Avant de signer un contrat de service, lisez les petits caractères pour savoir exactement ce qu'il couvre . Certains ne couvrent pas ce qui est considéré comme un entretien de routine, et la définition de celui-ci peut différer d'une entreprise à l'autre. D'autres ne couvriront pas les articles tels que le toner. Aussi, n'ayez pas peur de poser des questions détaillées. Si l'imprimante tombe en panne, quelle est la procédure à suivre pour demander un appel de service? Combien de temps cela prend-il pour qu'un technicien arrive? Les pièces et composants sont-ils stockés pour accélérer le processus de réparation?

Comment évaluer vos besoins et votre budget

Avant de commencer à magasiner, il est important d'évaluer les besoins de votre entreprise. Que voulez-vous que l'imprimeur fasse? Combien de personnes vont l'utiliser? La vitesse est-elle plus importante ou préférez-vous prioriser la qualité d'impression? Utiliserez-vous l'imprimante pour les documents de base comme les feuilles de calcul et les fichiers Word, ou imprimerez-vous des documents contenant des graphiques et des photos?

Identifiez la façon dont l'imprimante sera utilisée, puis dressez une liste de vos principales priorités et incontournables fonctionnalités. La liste ne doit pas nécessairement être une fin en soi. Les chances sont, vous tomberez sur d'autres caractéristiques et priorités plus tard sur le processus. Cependant, en prenant le temps d'évaluer vos besoins dès le début, il est plus facile d'éliminer les innombrables options disponibles et cela aide les fournisseurs à recommander les types et les modèles les mieux adaptés à votre entreprise.

Considérez également votre budget. Qu'êtes-vous prêt et / ou capable de dépenser? Venez avec une gamme idéale et ensuite un plafond - un prix qui est votre limite absolue. Gardez à l'esprit, cependant, que les imprimantes commerciales sont un investissement important, car ils sont essentiels aux fonctions quotidiennes. Le modèle le moins cher sur le marché n'offre souvent pas le meilleur rendement pour votre argent à long terme. Vous ne voulez pas dépasser vos moyens, mais vous ne voulez pas non plus regretter l'achat plus tard.

Choisir un fournisseur

Votre dernière tâche consiste à choisir un vendeur. Certains vendeurs vendent plusieurs marques et d'autres travaillent directement pour un seul fabricant. Peu importe celui que vous choisissez, aussi longtemps que vous choisissez un vendeur de bonne réputation qui prend le temps de bien comprendre vos besoins, plutôt que de pousser pour la vente la plus élevée.

Quelques conseils supplémentaires:

• Faites attention aux ventes tactiques : recherchez les vendeurs qui vous renseignent sur toutes les options disponibles. Méfiez-vous de toute personne qui essaie de pousser des produits qui sont au-delà de ce dont vous avez besoin. Faire des suggestions est super, mais être trop agressif n'est pas OK
• Demander des références - Tout fournisseur réputé devrait être prêt à fournir des références de clients ayant acheté le même modèle que vous envisagez. Parlez à ces clients pour savoir s'ils sont satisfaits non seulement du modèle, mais aussi du service client. L'entreprise a-t-elle répondu rapidement aux appels de service, par exemple?
• Demander un essai sur site - En particulier avec des machines coûteuses, n'hésitez pas à demander un essai sur site. Il n'y a rien comme utiliser une machine pour évaluer si c'est un bon ajustement. L'imprimante est-elle conviviale? Êtes-vous satisfait des caractéristiques, de la qualité d'impression et de la vitesse d'impression?
• Magasinez autour de : rencontrez plusieurs fournisseurs avant d'en choisir un pour comparer les références, les prix et la qualité du service. Au-delà du prix, vous serez surpris de voir combien vous pouvez parler d'une entreprise ou d'un vendeur simplement en se rencontrant en personne. On est susceptible de se démarquer comme meilleur.

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