Guide sur les PEO et le leasing des employés

En tant que propriétaire de petite entreprise, il est facile de finir par se noyer dans des tâches administratives. Une partie de ce qui a fait le succès de votre petite entreprise - votre capacité à porter plusieurs chapeaux - peut finir par devenir contreproductive, vous faisant perdre le temps et les ressources dont vous avez besoin pour vous concentrer sur le maintien de votre exploitation. Si vous démarrez une entreprise ou êtes à la tête d'une organisation en pleine croissance, il y a certaines choses que vous n'aurez pas le temps de prendre en charge. Les organisations professionnelles d'employeurs (PEO) offrent un modèle unique de co-emploi qui permet aux petites entreprises d'accéder aux avantages du Fortune 500, aux politiques et pratiques RH standardisées, à la gestion des risques et à l'indemnisation des accidents du travail. employés et partenaires sur un éventail de sujets.

Plus de 150 000 petites entreprises utilisent les PEO pour accéder aux avantages et aux structures RH des entreprises. C'est une industrie qui s'est considérablement développée au cours des dernières décennies et, rien qu'aux États-Unis, plus de 800 PEO desservent les petites entreprises partout.

Un PEO diffère des entreprises d'externalisation RH ou des organisations de services administratifs en raison du modèle de co-emploi. Ce modèle permet à un PEO de «posséder» des centaines de milliers d'employés dans des milliers d'entreprises aux États-Unis, ce qui réduit les coûts de l'assurance-maladie et facilite la normalisation des RH. Si un PEO est bon pour votre entreprise dépend largement de vos besoins. Notre guide d'achat vous aidera à déterminer si un PEO vous convient et vous donnera quelques bonnes questions et concepts à garder à l'esprit tout au long de votre recherche.

Avant de plonger dans les PEO, les services qu'ils offrent et ce qu'il y a de mieux pour votre entreprise examiner certains PEO réputés dans votre état sur le site Web de l'Association nationale des organisations professionnelles d'employeurs. Ce site fournit des ressources pour les propriétaires de petites entreprises qui cherchent à en apprendre davantage sur les PEO. Il fournit également un chercheur PEO, vous pouvez donc rechercher différentes sociétés, vérifier leurs informations d'identification et compiler une liste d'entreprises que vous souhaitez contacter.

Note de la rédaction: Vous recherchez des informations sur les PEO? Utilisez le questionnaire ci-dessous, et nos partenaires fournisseurs vous contacteront pour vous fournir les informations dont vous avez besoin:

Qu'est-ce qu'un PEO?

Un PEO fournit aux petites et moyennes entreprises une gamme de services en ressources humaines. Voici une liste rapide des types de services qu'un PEO fournit:

Gestion des ressources humaines

1. Administration des avantages
2. Plans d'assurance
3. Plans de l'article 125
4. Administration et traitement de la paie
5. Assurance chômage de l'Etat
6. 401 (k) régimes de retraite
7. COBRA
8. indemnités pour accident du travail
9. programmes de sécurité (conformité OSHA)
10. formation et perfectionnement
11. soutien au recrutement et à l'outplacement
12. conformité gouvernementale
13. conformité fiscale
14. Les petites entreprises ont accès à l'ensemble de ces services ou à une sélection de services en fonction des besoins de l'entreprise. La structure de service PEO varie selon chaque entreprise, et il existe différents types de structures de coûts et d'options de plan que vous pouvez choisir. Généralement, les PEO facturent aux entreprises un taux fixe par employé ou prennent un pourcentage de la masse salariale totale pour financer leurs services. Cela s'ajoute, bien entendu, aux coûts que vous et vos employés devez assumer pour l'administration des avantages.

Une autre chose générale à garder à l'esprit à propos des PEO est la structure de leur organisation. En cherchant un PEO, choisissez celui qui fournit toute une équipe d'experts pour gérer vos besoins en RH, paie, avantages et risques. Cela vous garantit une assistance individuelle lorsque vous en avez besoin et vous pouvez travailler avec l'entreprise pour vous assurer de tirer le meilleur parti de votre service.

Avantages et inconvénients d'un PEO

Bien que le modèle PEO soit une option unique pour les petites entreprises à la recherche de services généralement offerts uniquement par les grandes entreprises, il ne va pas sans ses pièges. Si vous vous éduquez sur des sujets PEO courants, vous devriez être en mesure de trouver la bonne organisation avec un minimum d'inconvénients pour votre entreprise.

Plus

Moins de tâches administratives:

1. Si vous êtes partenaire d'un PEO, tâches d'entreprise -drum liées à votre entreprise sera hors de vos mains. L'idée est que cela vous donne plus de temps pour vous concentrer sur les opérations quotidiennes de votre entreprise. De meilleurs avantages:
2. Le modèle PEO offre aux petites entreprises la possibilité de s'inscrire à des prestations qui ne sont disponibles aux grandes entreprises. Cela signifie que vos employés auront souvent accès à des régimes d'assurance-maladie à des coûts inférieurs à ceux qui sont offerts directement aux compagnies d'assurance. Conformité légale:
3. Les PEO ont des professionnels formés dont le travail consiste à s'assurer que votre entreprise se conforme aux réglementations nationales et fédérales. Acquisition de talents:
4. Avec de meilleurs avantages et des politiques RH plus rigoureuses, vous devriez être en mesure d'attirer les meilleurs talents dans votre domaine. Si vous avez besoin d'aide pour embaucher quelqu'un, intégrer un employé ou même licencier un employé, les services PEO peuvent vous aider. Protections légales:
5. La plupart des PEO fournissent une assurance responsabilité civile et protection de l'emploi dans le cas où un ancien employé poursuit l'entreprise pour discrimination ou résiliation injustifiée. Lorsque vous vous inscrivez avec un PEO, vous vous associez à une grande entreprise qui peut aider à fournir des ressources dans une bataille juridique. Cons

Responsabilités de reddition:

1. Si vous êtes un propriétaire de petite entreprise qui aime avoir son ou les mains dans chaque partie de l'entreprise, en partenariat avec un PEO peut être un ajustement difficile. Les PEO sont organisés pour alléger le poids de votre entreprise, alors sachez où vous en serez et où vous n'en aurez plus besoin une fois que vous apporterez un PEO. Changements dans l'assurance santé:
2. avoir accès à de meilleurs avantages pour la santé, vous et votre petite entreprise êtes à la merci des choix du PEO. Selon votre état, votre fournisseur d'assurance pourrait changer tout au long de votre contrat avec un PEO. Les entreprises seront toujours à l'affût des meilleures offres Impersonnel
3. : l'espoir est que le PEO que vous utilisez traite votre entreprise et vos employés comme s'ils étaient les siens. Bien que cela soit génial en théorie, les PEO sont toujours de très grandes entreprises qui servent des milliers de petites entreprises. Il est possible que votre entreprise et ses employés soient perdus dans la mêlée à un moment donné. À mesure que vous cherchez un PEO, comprenez leur niveau d'engagement et évaluez la mesure dans laquelle ils seront en mesure de vous fournir des services. Rappelez-vous que vous pouvez généralement annuler vos services si vous fournissez le bon avis Configuration et transition
4. : lorsque vous introduisez un PEO, certaines opérations de l'entreprise vont changer. Cela signifie que cela pourrait prendre du temps pour vous et vos employés pour s'adapter à de nouvelles méthodes et processus. Ce qu'il faut rechercher dans un PEO

Il y a beaucoup de PEO sur le marché. Si vous pensez que votre entreprise a besoin d'un service PEO, préparez-vous à faire vos devoirs. Il est important d'établir vos propres besoins en tant que business avant d'avoir une idée de ce que vous voulez une fois que vous commencez à parler à différentes entreprises.

Considérez quelques grands joueurs, mais regardez aussi régionalement - juste parce qu'un PEO n'est pas une organisation nationale ne signifie pas qu'elle ne peut pas vous fournir les services dont vous avez besoin. Un bon point de départ est le site Web de NAPEO où vous pouvez rechercher des PEO par état et voir leur accréditation.

Si vous l'avez déjà fait et que vous envisagez une multitude d'entreprises, voici quelques questions et idées à garder à l'esprit en montant votre recherche.

L'industrie PEO est-elle accréditée? Il existe deux principaux types d'accréditation qui prouvent que le PEO est en règle financièrement et a les ressources pour vous offrir un bon service: certification IRS et accréditation ESAC

• Votre entreprise va-t-elle croître avec vous? Quels types de services pouvez-vous ajouter à mesure que vous grandissez?
• Quelle est la structure du contrat et la politique d'annulation? Un contrat à long terme est-il nécessaire?
• Le PEO dispose-t-il d'une équipe formée pour connaître les lois du travail fédérales, étatiques et locales?
• Quel type d'accès utilisateur le PEO offre-t-il? Existe-t-il un portail de paie ou une application mobile en ligne
• À quoi ressemble la structure de coûts globale
• Comment PEO peut-il adapter les services aux besoins spécifiques de votre entreprise?
• Quel type de service client propose-t-il? Aurez-vous un accès personnel à une équipe de professionnels qualifiés? Existe-t-il une ligne de support informatique que vous pouvez appeler en cas de problèmes techniques dans une situation d'après-vente?
• Quel type de support offre-t-il? Certaines entreprises proposent des pages de chat et de FAQ en plus de l'assistance par e-mail et par téléphone. Votre entreprise aurait-elle besoin de ces avenues de soutien?
• Est-ce que le PEO a des références positives? En examinant les avis en ligne et en discutant avec d'autres propriétaires d'entreprise, vous pouvez comprendre si le PEO pratique ce que son équipe de vente préconise.
• Lorsque vous considérez toutes vos options, faites de votre mieux pour obtenir des informations sur les ventes. un service. Si une organisation est accréditée par l'ESAC et l'IRS et qu'elle a de bonnes critiques, cela signifie généralement que c'est un bon point de départ.

PEO Foire aux questions

Vous ne savez toujours pas ce que font les PEO? Voici quelques questions fréquemment posées sur les processus et les opérations d'un PEO

Q. Les PEO sont-ils généralement utilisés par les petites entreprises?

A.

Oui, les services PEO s'adressent aux petites organisations qui n'ont pas de personnel dédié aux ressources humaines. La société membre moyenne de NAPEO compte 19 employés. Il existe également une grande variété de types d'entreprises utilisant les services PEO. Le NAPEO signale que les entreprises allant des petits fabricants aux entreprises de haute technologie utilisent les services PEO. En outre, un grand nombre de professions - y compris les médecins, les détaillants, les mécaniciens, les ingénieurs et les plombiers - utilisent les services PEO. Q. Quelle est la différence entre utiliser un service PEO et simplement externaliser vos services RH?

A.

La plus grande différence est le modèle de co-emploi. Lorsque vous sous-traitez les services de ressources humaines, il n'y a pas d'arrangement de co-emploi. Donc, même si vous embauchez un service pour répondre à tout ou partie de vos besoins en ressources humaines, vous êtes toujours responsable de l'ensemble du travail de l'entreprise sous-traitante. Il y a des avantages et des désavantages inhérents au modèle de co-emploi. Une chose à garder à l'esprit est qu'en dépit du terme «co-emploi», vous ne perdez pas le contrôle de vos employés. Au lieu de cela, ils sont juste réorganisés sous l'égide de la société PEO à des fins juridiques. Q. Comment fonctionne l'accord de co-emploi?

A.

Le co-emploi, également appelé leasing d'employés, permet aux petites entreprises de maintenir le contrôle quotidien des employés. Toutefois, le PEO devient l'employeur officiel à des fins fiscales et est responsable de toutes les tâches liées aux ressources humaines, telles que le paiement des employés et la prestation des avantages. Vous êtes toujours en contrôle des employés du salaire, des heures travaillées et du point de vue de la gestion. Le PEO assumerait la responsabilité des avantages et des problèmes de conformité. Q. Quel type de responsabilité le fournisseur PEO engage-t-il pour le compte de ses clients de petites entreprises?

A.

Les services PEO assument toute la responsabilité en matière de paie et de taxes. De plus, les PEO partagent le risque lié à l'emploi d'une entreprise. Par exemple, la couverture en vertu de l'assurance responsabilité des pratiques de l'employeur fait souvent partie des services PEO. Q. Perdez-vous le contrôle de votre entreprise en utilisant les services PEO?

A.

Non. Même si vous opérez en tant que partenaire avec votre fournisseur PEO, vous êtes toujours en charge de votre entreprise et de son fonctionnement. Vos employés sont toujours à vous. Le PEO est responsable de vos employés du point de vue des avantages. Q. Qu'est-ce que cela signifie si un OE est accrédité?

A.

La Société d'assurance des services aux employeurs (ESAC) est une organisation à but non lucratif indépendante qui est l'agence d'accréditation officielle de l'industrie PEO. Le processus d'accréditation vérifie la solvabilité financière continue du PEO et sa conformité aux réglementations gouvernementales et aux normes de l'industrie. L'obtention d'une accréditation démontre la stabilité financière d'un PEO, une conduite commerciale éthique et le respect des normes opérationnelles et des exigences réglementaires.

Vous pouvez voir quels PEO ont obtenu une accréditation en visitant le site Web de l'ESAC. L'IRS certifie et accrédite également les PEO en bonne situation financière.

Q. Avez-vous des options pour les plans d'assurance santé que vous offrez aux employés? Ou un PEO n'offre-t-il qu'un seul plan?

A.

La majorité des PEO offrent une variété de plans que leurs clients peuvent offrir à leurs employés, y compris des OPP et des options de franchise élevée. Cependant, vos options seront limitées à un ou plusieurs selon votre état. La plupart des PEO utilisent généralement quelques prestataires d'assurance santé et exigent que tous les clients inscrits à son programme de soins de santé utilisent l'un de leurs partenaires. Résultat

Telles sont les bases quand il s'agit de rechercher et d'analyser un PEO pour votre entreprise. Si vous souhaitez en savoir plus sur des organisations spécifiques, lesquelles sont adaptées à différents types d'activités et quels sont les services que PEO spécifiques peuvent offrir à votre entreprise, consultez nos meilleurs choix pour déterminer si un PEO vous convient.

Prêt à choisir une solution PEO? Voici une répartition de notre couverture complète:

Meilleures organisations patronales professionnelles 2018

• Guide sur les PEO et les employés
• Meilleur PEO pour les petites entreprises
• Meilleur PEO pour les très petites entreprises
• Meilleur PEO pour les startups
• Meilleur PEO pour les entreprises de taille moyenne
• Meilleur PEO pour le service clientèle
• Note de la rédaction: Vous recherchez des informations sur les PEO? Utilisez le questionnaire ci-dessous, et nos partenaires fournisseurs vous contacteront pour vous fournir les informations dont vous avez besoin:

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