Quitter l'employé? 5 étapes pour une transition en douceur

Lorsque vous recevez un avis de démission de l'un de vos meilleurs employés, Il y a probablement beaucoup de pensées qui vous traverseront la tête. "Je pensais qu'elle était heureuse avec son travail." "Comment a-t-elle pu nous quitter à un moment aussi critique?" «Pouvons-nous nous permettre d'offrir plus d'argent et de la faire rester?»

Une fois que vous avez traité les nouvelles, vous devez toutefois relever le prochain défi inévitable: effectuer une transition en douceur sur tous les projets en cours. > «En tant que leader, vous devez penser à la personne qui prendra la relève [de l'employé sortant]», a déclaré John Addison, président et chef de la direction d'Addison Leadership Group. «Vous devez déterminer si vous devez réorganiser les tâches et les répartir entre les personnes ou s'il y a une personne logique dans votre équipe qui peut occuper ce poste.»

Si vous avez planifié à l'avance et réfléchi à un plan de relève Pour cet employé clé, la transition devrait être un peu plus facile, a déclaré Addison. Mais si vous avez été laissé bouche bée par la démission et n'avez aucune idée de la marche à suivre, voici ce que vous devez faire pendant les deux dernières semaines de votre employé.

Identifiez quelqu'un pour observer l'employé sortant

Typiquement un employé donne un préavis de deux semaines - parfois même moins - avant son dernier jour, et le compte à rebours commence dès que vous êtes informé de sa démission. Même si cet employé occupe un poste unique et s'attaque à des responsabilités que les autres membres du personnel ne maîtrisent pas, vous devez trouver quelqu'un dans votre bassin qui est suffisamment compétent pour au moins apprendre les ficelles du travail de l'employé sortant et maintenir le fort

Lorsque Lee, le directeur général et vice-président d'une entreprise de fourniture de viande (qui a demandé nous omettre son nom de famille), a récemment eu un employé de 10 ans démissionner, il avait un autre gestionnaire de confiance travailler avec le manager sortant pendant sa dernière semaine pour ramasser les principales activités sans papiers.

"Le but ici était de faire en sorte qu'un autre manager soit un intermédiaire entre l'équipe et le reste de l'organisation et une personne-ressource pour à la fois l'équipe et l'organisation après son départ ", a déclaré Lee. "[Le gestionnaire intérimaire] est maintenant la caisse de résonance de l'équipe quand ils ne sont pas sûrs, et elle peut diriger les problèmes qui sont adressés par l'équipe interne à la bonne ressource."

Addison a noté qu'un proactif, pas un réactif »

« La vérité est que vous devez y penser tous les jours parce que les choses se passent et que les gens passent à autre chose », a déclaré Addison. «Vous devriez toujours être préparé avec un plan et une liste de personnes que vous pouvez contacter si vous avez besoin d'un remplacement rapide.Un grand leader ne connaît pas seulement les personnes qui relèvent d'eux, mais a également un inventaire des autres personnes ' »

Communiquez vos plans avec le reste de votre personnel

Le départ de tout employé affectera d'une manière ou d'une autre vos autres employés, que ce soit un changement complet dans le rôle de quelqu'un d'autre ou un coup de moral à l'équipe.

. "J'ai fait un point pour féliciter l'équipe de la façon dont ils travaillent ensemble et renforcer la confiance que l'organisation a en eux, et j'ai essayé d'être rapide pour répondre aux préoccupations."

Cependant, il a noté qu'il Il aurait été bénéfique de tenir plus de réunions avec l'employée sortante avant son dernier jour. Cela aurait permis de renforcer la confiance de l'équipe et de l'aider à mieux comprendre ses projets après le départ de l'employé, dit Lee.

Demander l'aide de l'employé sortant

Il est facile pour un employé de vérifier mentalement une fois qu'il ou elle est dans le «tronçon à la maison» de quitter le travail, mais cela ne signifie pas qu'il ou elle devrait se relâcher. Même si vous ne voulez pas stresser l'employé au cours de ses deux dernières semaines au travail, il est raisonnable pour vous, en tant qu'employeur, de demander son aide. Addison a noté que les employés qui partent devraient vouloir aider leurs collègues à reprendre leur travail une fois qu'ils sont partis.

Le plus grand défi auquel de nombreux employeurs font face lorsqu'un membre du personnel quitte est de recueillir les connaissances que détient cette personne et de les transmettre autres membres du personnel. Vous pouvez demander à l'employé certains de ces types de questions pour recueillir l'information dont vous avez besoin:

Pouvez-vous décrire vos tâches quotidiennes et votre routine dans des étapes faciles à comprendre?

Si vous deviez prioriser, quels sont les principaux

• Quels sont les fichiers / informations / contacts nécessaires pour effectuer une transition en douceur sur ces projets?
• Pouvez-vous fournir des conseils et un aperçu de la situation? la direction que vous auriez prise sur vos projets si vous étiez resté dans l'entreprise?
• Comment votre travail a-t-il évolué depuis votre embauche? Pouvez-vous rédiger une description de poste de base en fonction de vos fonctions actuelles afin que nous puissions identifier et recruter un successeur?
• Y a-t-il des éléments clés que nous devrions connaître / adresse pour tout travail en cours?
• Pouvons-nous avoir une liste?
• Une fois que vous avez les réponses à ces questions, centralisez tous les fichiers et instructions associés dans la base de données de votre entreprise pour que tous ceux qui ont besoin d'assumer les tâches de l'employé puissent y accéder
• Aidez l'employé à partir sur une note positive

Même si l'employé part pour une opportunité dont il est vraiment excité, il est probable qu'il ressente une partie de la tension entourant le départ. Bien que vous puissiez être stressé et bouleversé pendant cette période, il est important de ne pas oublier vos frustrations à l'égard de l'employé qui quitte le poste. En fait, il est dans votre intérêt de rendre ses derniers jours avec l'entreprise aussi agréable que possible.

"On m'avait conseillé de ne pas surcharger l'employé avec des tâches et ... laissez-la partir sur une bonne note, "Lee a dit. "J'ai prévu de faire un dernier au revoir à son dernier jour ... [à] une brasserie locale pour la nourriture et les boissons avec son équipe.J'ai fait un petit discours sur ce qu'elle avait accompli, ce que nous avions accompli ensemble pour développer l'entreprise »

Préparez-vous pour la prochaine fois

Il n'est jamais facile de perdre un employé qui a joué un rôle déterminant dans votre entreprise, mais ça peut arriver et ça arrive. Si vous n'aviez pas de plan cette fois-ci, utilisez cette expérience pour vous préparer à la prochaine fois que cela se produira. Scott Grossman, directeur de l'exploitation de la société de gestion de mots de passe Keeper Security, a déclaré que les employeurs devraient créer un plan pour réduire tout impact négatif sur le flux et la continuité de vos opérations. «Avoir ... des processus en place qui permettent le partage des responsabilités et la collaboration avec les autres membres de l'équipe, si quelqu'un quitte, d'autres peuvent combler le retard, soit de façon permanente ou pendant que l'entreprise recrute un remplaçant - et un candidat encore meilleur - pour cette position. "

" Tout changement vous donne l'opportunité de rendre votre entreprise meilleure ", a ajouté Addison. «Vous devez être prêt à prendre les prochaines mesures pour améliorer le travail et maintenir le fonctionnement de votre division.»

Pour plus d'informations sur les démarches juridiques et professionnelles à effectuer lorsqu'un employé démissionne, consultez le guide Mobby Business.

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