Comment choisir un service de messagerie professionnelle

Le courrier électronique est indispensable à la gestion d'une petite entreprise . C'est souvent le meilleur moyen - et le moins intrusif - de communiquer avec les employés, les collègues et les collaborateurs. Mais si le courrier électronique est si important, il vaut mieux réfléchir sérieusement avant de choisir un service de messagerie pour votre entreprise. Toutes les plateformes de messagerie ne sont pas égales, il est donc important d'en choisir une avec les fonctionnalités dont vous avez besoin. Dans le même temps, vous voudrez éviter de payer trop cher pour les fonctionnalités dont vous n'avez pas besoin. Voici cinq facteurs à considérer avant de vous installer sur une plate-forme de courrier électronique pour votre entreprise.

1. Gratuit ou payant?

La seule chose que vous ne pouvez pas obtenir avec un service de messagerie Web gratuit est la possibilité d'utiliser le nom de votre marque dans le cadre de votre adresse e-mail. Par exemple, l'inscription à un compte Gmail gratuit vous donne une adresse e-mail comme [nom d'utilisateur] @ gmail.com; mais en vous abonnant à Google Apps for Business, vous pouvez sécuriser une adresse e-mail libellée [nom d'utilisateur] @ [votre entreprise] .com. Dans la plupart des cas, vous devez déjà posséder votre propre domaine Web pour l'utiliser dans le cadre de votre adresse e-mail, mais l'enregistrement d'un domaine peut coûter aussi peu que 10 $ par an. D'autres services, tels que Microsoft Office 365, vous donnent votre propre nom de domaine sans avoir à payer de frais d'hébergement supplémentaires.

Il est important pour vous (et tous les employés) d'avoir une adresse e-mail de marque . Une adresse e-mail qui inclut votre propre nom de domaine peut potentiellement renforcer la crédibilité perçue de votre entreprise. D'un autre côté, une adresse e-mail générique peut convenir aux plus petites entreprises, en particulier si vous êtes propriétaire unique.

2. Espace de stockage

Bien sûr, une adresse électronique de marque n'est pas le seul avantage d'un service de messagerie payant. Les plateformes payantes offrent beaucoup d'autres avantages, tels que le stockage en nuage étendu pour le courrier électronique et d'autres fichiers. De nombreux services de messagerie gratuits offrent un espace de stockage limité, vous obligeant à supprimer des messages lorsque votre boîte de réception est pleine. Si vous gérez une petite entreprise qui dépend fortement du courrier électronique et que vous préférez archiver les messages plutôt que de les supprimer, votre boîte de réception peut se remplir rapidement. En vous abonnant à un service payant, vous pouvez accéder à une boîte de réception beaucoup plus grande.

Il y a quelques autres préoccupations à prendre en compte. Par exemple, la taille maximale d'une pièce jointe varie considérablement d'un service à l'autre, certains services plafonnant les pièces jointes à 10 Go et d'autres envoyant des fichiers volumineux jusqu'à 300 Go ou plus, à condition que le fichier soit déjà téléchargé sur le cloud. > 3. Sécurité

Que vous payiez pour un e-mail ou que vous utilisiez un service gratuit, vous souhaiterez une sécurité renforcée pour votre boîte de réception professionnelle, surtout si votre entreprise implique l'échange de données de clients privés. Et d'autres données sensibles peuvent être attachées à votre compte de messagerie, telles que les numéros de compte bancaire et les déclarations de revenus. Plus encore qu'avec votre courrier électronique personnel, il est important de garder les cybercriminels à l'écart de votre compte professionnel.

Avant de vous abonner à un service de messagerie électronique, recherchez les mesures de sécurité de bon sens telles que les filtres de spam et d'hameçonnage. La prise en charge de l'authentification à deux facteurs est également importante. Cette fonctionnalité permet d'empêcher les utilisateurs de se connecter à votre messagerie. Le premier est votre mot de passe habituel, et le second est un code fraîchement généré envoyé à votre téléphone mobile ou à une deuxième adresse e-mail. Les autres fonctionnalités de sécurité à vérifier incluent des mesures antivirus intégrées pour empêcher l'apparition de logiciels malveillants sur votre ordinateur, ce qui est particulièrement important si vous téléchargez beaucoup de pièces jointes.

4. Outils de collaboration

Une bonne plate-forme de messagerie professionnelle facilite la collaboration avec vos employés ou vos collègues. Les meilleures plateformes comprennent des outils pour vous aider à collaborer. Par exemple, des services tels que Gmail et Outlook incluent un calendrier intégré dans votre boîte de réception. Et en quelques étapes simples, vous pouvez partager votre calendrier avec d'autres personnes afin qu'elles puissent le voir et le modifier à la volée. Cela peut vraiment aider avec la planification et la collaboration.

Le filetage par e-mail est une autre fonctionnalité qui peut vous aider à travailler avec vos collègues. Les e-mails filés facilitent les longs échanges car les réponses s'affichent les unes après les autres dans un même fil, au lieu d'être diffusées dans votre boîte de réception dans l'ordre où elles ont été reçues.

5. Fonctions bonus

Une fois que vous avez trouvé un service de messagerie qui couvre toutes les bases, vérifiez les fonctionnalités supplémentaires qui peuvent augmenter votre productivité. Par exemple, certaines plates-formes telles que Gmail et Outlook incluent le chat vidéo intégré. Cela signifie que vous pouvez utiliser un seul service pour l'échange de messages et la réunion à distance, ce qui simplifie et optimise vos opérations quotidiennes.

Certaines plates-formes de messagerie incluent également des fonctionnalités de messagerie instantanée. La messagerie instantanée est préférable à l'e-mail pour les discussions en temps réel, car vous pouvez échanger de nombreux messages courts en succession rapide. Et l'envoi d'un message instantané peut être préférable à l'envoi d'un e-mail si le contenu de votre message n'est pas si important.

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