9 Documents que votre entreprise doit conserver

Permis

Un ensemble de documents essentiels pour que toutes les entreprises restent facilement accessibles est les permis qui permettent l'opération, a déclaré Ian Aronovich, co-fondateur et PDG de GovernmentAuctions. org.

"De nombreuses entreprises dépendent complètement des permis et ne peuvent légalement exercer certaines activités sans elles", a déclaré M. Aronovich à MobbyBusiness. "En conséquence, si vous êtes une entreprise qui fonctionne avec des permis accordés par l'état ou le gouvernement local, vous feriez mieux de les garder à tout moment."

Dossiers fiscaux

Les dossiers fiscaux d'une entreprise sont d'autres documents Il vaut la peine de rester, dit Aronovich. "Les dossiers sont essentiels pour suivre l'état et le progrès de votre entreprise", a déclaré Aronovich. "Et, chaque fois que l'IRS [Internal Revenue Service] veut effectuer toutes les inspections, il vaut mieux avoir tous vos dossiers fiscaux pour éviter les complications."

Accords d'actionnaires

Senen Garcia, un associé gérant de SG en Floride Law Group, a déclaré qu'il conseille à ses clients de ne jamais perdre la trace de leurs pactes d'actionnaires.

"Ce document contient de nombreuses dispositions importantes concernant la participation des actionnaires, telles que les protections pour les actionnaires et les responsabilités pour les actionnaires. d'action pour recevoir une compensation pour un rachat par la société ou même des contrats d'achat-vente », a déclaré Garcia.

Règlements

Garcia a déclaré que les statuts de la société sont également des documents essentiels à conserver. "Ce document est le document régissant une société et prévoit des procédures pour traiter des questions importantes, telles que le vote des membres du conseil et des réunions annuelles", a déclaré Garcia.

Contrats de location

Que ce soit pour l'équipement ou les bureaux Gary Naumann, directeur du Spirit of Enterprise Center à la WP Carey School of Business de l'Arizona State University.

"Ils pourraient non seulement avoir une vie utile au-delà de la date d'expiration, mais ils pourraient aussi contenir Des conditions favorables que vous avez été en mesure de négocier qui vous seront très utiles lors de futures négociations ", a déclaré M. Naumann. "Compte tenu de l'ampleur des affaires qui accompagne toujours une nouvelle transaction, il est très utile d'avoir des conditions préalables facilement utilisables à des fins de comparaison."

Procès-verbaux

Les entreprises constituées en société ne devraient jamais se séparer minutes, a conseillé Christopher McCauley, un avocat de l'Alabama et président de Whizkins. Il a déclaré que les procès-verbaux donnent une excellente image de l'historique des décisions du conseil.

"Ces informations sont pertinentes pour la diligence raisonnable dans la préparation du financement, l'audit d'une société et les litiges éventuels avec une forme de gouvernement ou d'actionnaires" McCauley a dit. "Ces documents ne sont généralement pas classés, donc les dépôts d'état n'auront pas [copies]."

Documents de formation

En tant que courtier d'affaires qui facilite la vente des entreprises tout au long du processus d'entiercement, Deborah Meeker a déclaré que

"Lorsqu'une entreprise est vendue, elle passe par un processus d'entiercement d'affaires, et une société de titres doit vérifier les personnes qui ont l'autorité. de signer au nom d'une société ou d'un partenariat pour vendre », a déclaré Meeker, un courtier d'affaires avec Murphy Business & Financial Corp." S'il n'y a aucun document qui montre les parties légalement autorisées avec toutes les signatures et une partie est décédée ou être rachetés, vouloir causer des difficultés, le processus de vente peut devenir assez long, difficile et coûteux, car les avocats doivent s'impliquer pour essayer de tout régler. "

Certificats d'actions

Don Fornes, fondateur et PDG de Software Advice, pense que ses certificats d'actions sont les documents les plus importants à conserver jusqu'à ce qu'il meure.

"Ceci est la preuve principale que vous possédez votre entreprise ou l'entreprise vous avez investi ", a déclaré Fornes. "Cela peut résoudre tout litige sur la preuve de propriété, et les faire remplacer est un processus relativement difficile, surtout si l'entreprise ou d'autres propriétaires ne sont pas à vos côtés."

Hypothèques

Pour les entreprises physiques Nina Ries, directrice du Ries Law Group à Santa Monica, en Californie, a souligné l'importance de conserver les prêts hypothécaires et autres documents de prêt, les lettres de remboursement confirmant la satisfaction de ces dettes et les actes de propriété des propriétaires d'entreprise. le comté tient également des registres de propriété, et bien que les prêteurs soient tenus de déposer des satisfactions de dette une fois le paiement intégral effectué, vous voudrez avoir une preuve du paiement intégral, si le prêteur oublie ou qu'il y a un mélange -up au bureau du registraire du comté ", a déclaré Ries. "Pour la même raison, vous devriez conserver en permanence les dossiers de tous les jugements portés contre vous, ainsi que la preuve de la satisfaction de ces jugements."

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