Les réunions d'affaires plus courtes sont-elles plus douces?

Les réunions d'affaires ressemblent beaucoup à des gâteaux aux fruits des fêtes - elles ne disparaîtront tout simplement pas. Même la récente grande récession ne les a pas rabaissés pour le compte. Mais il y a encore de bonnes nouvelles venant des premières lignes des réductions d'entreprises, des contrôles des coûts et des objectifs d'épargne: même si elles ne disparaîtront pas complètement, les réunions d'affaires seront probablement plus petites et plus courtes, selon une nouvelle étude. Selon une étude réalisée par ACTIVE Network, une entreprise qui fournit des technologies de gestion d'événements, les tendances de planification des réunions dans cinq destinations clés des quatre dernières années montrent que les entreprises ont réinventé leurs pratiques d'approvisionnement pour les adapter aux contraintes budgétaires actuelles. Alors que l'étude montre que les demandes dépassent les niveaux d'avant la récession, les entreprises envisagent également de tenir de plus petites réunions - en réduisant le nombre de participants à des événements, souvent à moins de 50, et en réduisant la durée des réunions. jour ou un jour.

Ils cherchent également à planifier plus rapidement à la volée en recherchant des services de réunion avec moins de temps afin de s'adapter à la veille fluctuante.

En 2008 et 2009, lorsque l'économie a connu une chute vertigineuse, les demandes électroniques mensuelles uniques de propositions (eRFP) ont plongé dans les cinq villes étudiées: Chicago, Las Vegas, Los Angeles, New York et Orlando. Mais au cours des 10 premiers mois de cette année, les taux de PIRe dans ces villes ont dépassé les niveaux de 2008 de 6%. Plus important encore, le total des eRFP reçus jusqu'en octobre 2012 était de 46% supérieur à la récession de 2009, illustrant l'ampleur spectaculaire de la reprise.

La moitié de tous les ERFP de 2012 dans les cinq villes de l'étude visaient des réunions moins fréquentes. Au cours de la même période, le nombre d'événements avec 51-100 et 101-250 participants a diminué de 2% et 3%, respectivement. Le passage à des réunions plus restreintes - permettant de réaliser des économies sur les tarifs aériens, hôteliers et alimentaires - nécessite une stratégie différente pour l'approvisionnement des hôtels et des lieux.

Les événements d'un jour et d'un jour représentent maintenant plus d'un tiers (35% ) d'eRFP, en hausse de 14% par rapport à 2008, montrant une migration claire des entreprises pour raccourcir les événements afin de réduire les coûts. En outre, les événements de deux et trois jours sont passés de 46% des eRFP en 2008 à 40% en 2012. Cette tendance devrait alimenter la demande d'applications mobiles qui simplifient les tâches de réunion, telles que le téléchargement des agendas et la rétroaction des sessions.

«Les entreprises apprécient toujours les rencontres en face à face, mais cette étude documente l'évolution du paysage des réunions et des événements au cours des quatre dernières années», a déclaré JR Sherman, vice-président senior des solutions d'affaires chez Réseau ACTIF. «Les organisations adoptent des stratégies telles que réduire la taille des événements, passer à des destinations locales et organiser des réunions plus courtes afin de réduire et de contrôler les coûts de réunion.»

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