C'est l'heure du nettoyage du printemps pour votre boîte de réception de courriel

L'utilisateur moyen de la messagerie passe 2,5 heures par jour à passer au crible les 147 messages, selon les recherches. La gestion de ce tas de messages est l'un des principaux moments de la vie professionnelle moderne. Mais il y a des façons de gagner du temps en donnant à votre boîte de réception un nettoyage de printemps.

Alex Moore, PDG de Baydin, vous offre 10 conseils pour donner à votre boîte de réception le nettoyage printanier qu'il mérite. Sa société développe des services de rappel pour les clients de messagerie populaires tels qu'Outlook et Gmail qui permettent aux utilisateurs de contrôler quand ils envoient et reçoivent des e-mails.

Cherchez et vous trouverez

Utilisez la recherche pour trouver des emails spécifiques. Cela prendra seulement un tiers du temps. Les clients de messagerie modernes disposent de capacités de recherche très puissantes: ils passent 15 minutes à apprendre à les utiliser et dépenseront des dividendes pendant des années.

Désactiver

Essayez d'éteindre les notifications sur votre ordinateur et votre téléphone.

Forego folder folly

Ne vous embêtez pas avec les systèmes de dossiers compliqués - la recherche montre qu'il est beaucoup plus rapide de trouver des messages en faisant défiler une liste

Le timing est primordial

Envoyez vos messages à des heures optimales - généralement juste avant le travail ou pendant le déjeuner, et rarement en fin d'après-midi. Un message envoyé à 7 heures est presque quatre fois plus susceptible d'être ouvert qu'un message envoyé à 16 heures.

Effacez le fouillis

Ne laissez dans votre boîte de réception que les messages nécessitant une attention immédiate. Déplacez le reste vers un ancien dossier de courrier ou generalz-les. Vos anciens messages seront toujours consultables et il sera plus difficile pour les e-mails qui ne sont pas "finis" de passer entre les mailles du filet.

La brièveté est l'âme de l'esprit

Essayez d'écrire des courriels plus courts. Vous serez surpris de voir à quel point les gens réagissent à la brièveté du courrier électronique. Un bon conseil: essayez de garder la plupart de vos messages (mais certainement pas tous!) En cinq phrases.

Il s'agit de bloquer et d'attaquer

Si votre emploi du temps le permet, configurez des blocs horaires spécifiques chaque jour pour gérer votre courrier électronique . Pendant ces périodes, parcourez vos courriels par lots. Mais essayez de ne pas le faire tôt le matin - vous voulez commencer votre journée avec votre travail le plus important, plutôt que le plus urgent.

Avoir un système

Déterminez un système pour reporter les messages à plus tard. La recherche montre que plus d'un tiers de tous les emails n'ont pas besoin d'attention maintenant, mais en ont besoin plus tard. Certaines options incluent un service de rappel par e-mail qui peut vous rapporter les messages plus tard.

Facilitez-le

Si vous envoyez un e-mail où vous demandez plus d'une chose, numérotez vos demandes et placez-les près de En haut du message, il est facile pour le destinataire de comprendre ce qu'il / elle doit faire

Dites ce que vous voulez dire

Faites la première phrase de votre courriel descriptive. La plupart des clients de messagerie affichent un petit extrait du message dans la boîte de réception. Lequel d'entre eux est le plus susceptible d'attirer votre attention? "Réunion importante vendredi prochain, s'il vous plaît RSVP!" ou "Hey Frank, je suis en train d'écrire pour vous le faire savoir."

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