6 Leçons d'Etiquette d'email vos collègues apprécieront

Si vous vous sentez comme une bonne partie de votre journée est gaspillée en lisant et en répondant à des e-mails inutiles, vous n'êtes pas seul. Selon une étude de Robert Half, près de 20% des heures passées sur les e-mails professionnels sont une perte de temps.

Le plus gros coupable est le spam, avec près de 40% des sondés affirmant qu'il s'agit du principal time-waster for email de travail.

Cependant, le spam n'est pas tout à blâmer. D'autres distractions incluent le fait d'être copié sur des courriels non pertinents, de lire des messages qui auraient pu être mieux diffusés et de déchiffrer des messages longs et décousus.

Paul McDonald, directeur exécutif de Robert Half, a déclaré que filtres et la technologie pour éviter les e-mails indésirables, les autres problèmes se réduisent souvent à un bon jugement de ceux qui envoient des messages

"Garder vos messages courts, pertinents et exploitables permettra d'améliorer vos chances de lire et répondre rapidement" dans une déclaration.

Pour rendre vos e-mails plus efficaces, Robert Half propose six astuces d'étiquette:

• Surveillez vos CC Il est important de copier les collègues uniquement sur les e-mails qu'ils doivent voir. Si ce n'est pas quelque chose dont ils ont besoin d'agir, ils ne devraient probablement pas être copiés sur un e-mail. Il est également important d'éviter de "répondre à tous" en répondant. Cela est probablement une perte de temps pour tous les destinataires qui n'ont pas besoin de votre réponse.
• Soyez bref. Plus vous pouvez rédiger vos courriels tout en continuant à faire passer votre message, mieux c'est. Plus l'e-mail est long, plus il faut de temps pour digérer. Et plus il faut de temps pour digérer, plus il y a de chances que le lecteur soit désintéressé. Si possible, gardez vos e-mails à moins de deux paragraphes.
• Faites valoir votre point de vue plus tôt. Plutôt que de demander à vos collègues de lire l'intégralité de votre courrier électronique pour savoir ce que vous voulez et pourquoi ils ont été copiés message, résumez vos points principaux en haut.
• Envoyer moins Essayez de résister à la tentation de répondre immédiatement à un e-mail, surtout s'il s'agit d'une requête qui peut se résoudre sans votre contribution. En outre, envisagez d'avoir des jours sans e-mail interne, tels que «Vendredis sans e-mail», pour réduire le nombre de messages qui remplissent les boîtes de réception de vos bureaux.
• Mettre l'accent sur la ligne d'objet ligne d'objet direct et au point, de manière à donner aux lecteurs un aperçu immédiat de votre e-mail. Essayez d'utiliser des lignes d'objet avec des expressions comme "RSVP", "pour votre avis" ou "réunion reportée", afin que les lecteurs puissent comprendre rapidement de quoi parle votre email.
• Soyez professionnel. Dans le monde numérique d'aujourd'hui, les emails doivent être écrit avec le même professionnalisme que vous utiliseriez dans un mémo d'affaires formel. Assurez-vous de vérifier votre orthographe et votre grammaire. Aussi, essayez de lire l'email à haute voix avant de l'envoyer. Vos destinataires l'apprécieront lorsque vous prendrez quelques instants pour peaufiner le contenu et le ton du message.

L'étude était basée sur des enquêtes auprès de 2 200 directeurs financiers d'entreprises de plus de 20 des plus grandes régions métropolitaines des États-Unis. >

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