Cybersécurité en période fiscale: comment protéger vos données financières

La cybersécurité est importante toute l'année, mais surtout pendant la saison des impôts, une période où les propriétaires d'entreprise partagent souvent des renseignements sensibles avec des professionnels, souvent sur Internet. Les pirates informatiques qui aimeraient mettre la main sur les informations sensibles de votre entreprise et de votre personnel savent que les petites entreprises peuvent ne pas avoir les mêmes ressources en matière de cybersécurité que les grandes entreprises, ce qui en fait des cibles faciles. Mobby Business s'est donc entretenu avec David Wagner, PDG de la société de chiffrement d'emails ZixCorp, sur les mesures que les entrepreneurs devraient prendre pour s'assurer que leurs données sensibles ne sont pas prises en compte.

Mobby Business:

David Wagner: Alors que les petites entreprises commencent à rassembler leurs documents fiscaux, elles voudront s'assurer qu'elles prennent d'importantes précautions de sécurité de base.

Toute information sensible ou d'identification doit être cryptée s'il est partagé à l'extérieur de l'entreprise par courrier électronique, et que vous devez toujours vous assurer que le destinataire final est la personne visée. Avec la montée des fraudeurs W-2 cette année, vous ne pouvez pas être trop prudent.

En outre, nous vous suggérons de vous assurer que les CPA ou les professionnels de l'impôt externe utilisent le cryptage lorsqu'ils partagent vos informations commerciales avec eux. Si un fiscaliste vous demande de partager des informations en ligne ou par e-mail, il est impératif que l'information soit échangée en toute sécurité. Si vous utilisez le cryptage des e-mails pour votre entreprise, vos informations seront protégées.

Mobby Business: Quelles sont les erreurs ou les oublis les plus fréquents des petites entreprises en matière de taxes?

Wagner: Nous voyons beaucoup de petites entreprises les propriétaires partagent leurs informations personnelles avec leur comptable ou fiscaliste par e-mail, sans utiliser de service de cryptage. Les criminels sont bien conscients que la journée des impôts approche, et ils ciblent les propriétaires d'entreprise sans méfiance en se faisant passer pour des professionnels de la fiscalité par l'utilisation des attaques de phishing. Ne cliquez jamais sur les liens auxquels vous ne faites pas confiance ou n'envoyez pas d'informations privées sur des e-mails non cryptés. Au lieu de cela, donnez à votre représentant fiscal un appel pour discuter des questions qu'il ou elle pourrait avoir.

Une autre erreur fréquente survient lorsque les propriétaires de petites entreprises choisissent leurs mots de passe pour les services de comptabilité en ligne. Les deux mots de passe les plus courants dans le monde sont "123456" et "mot de passe", selon SplashData. Évitez les mots de passe facilement piratables en évitant les noms des enfants ou les dates de naissance. Assurez-vous d'utiliser une combinaison de lettres majuscules et minuscules, de chiffres et de symboles

Mobby Business: en matière de sécurité, comment les petites entreprises peuvent-elles garantir que les professionnels sécurisent leurs informations fiscales les plus sensibles?

Wagner: Les petites et moyennes entreprises doivent consulter leur fiscaliste pour s'assurer qu'elles prennent les précautions nécessaires pour protéger les données du propriétaire de l'entreprise. Si vous communiquez par courrier électronique, demandez-leur quels types d'options de cryptage d'e-mail ils ont. Pour ceux qui utilisent les services de comptabilité en ligne, consultez le site Web de la société pour connaître les fonctionnalités de sécurité qu'ils offrent.

Vous devez rechercher des protections et des services de chiffrement protégés par mot de passe pour le partage de fichiers en ligne.
Wagner:

Les propriétaires de petites entreprises devraient discuter avec leurs employés pour s'assurer qu'ils sont conscients des risques potentiels pour leurs données en ligne et des stratégies pour les protéger. protéger les renseignements personnels contre les menaces. Une étude récente menée par Raytheon auprès de professionnels de la sécurité informatique et informatique a montré que 70% des personnes interrogées déclarent voir davantage d'incidents causés par des erreurs involontaires que par des attaques intentionnelles ou malveillantes. Tous les employés doivent avoir des mots de passe forts pour protéger leurs appareils. ordinateurs portables inclus. En outre, encouragez les employés à n'utiliser que les réseaux Wi-Fi avec lesquels ils sont familiers afin d'éviter une mésaventure de partage d'informations. Envisagez de vous inscrire à un webinaire sur la sécurité ou à une session de formation afin que tous les employés puissent se familiariser avec des moyens simples de se protéger contre une violation de données.

Mettre en place des défenses, telles que la technologie Data Loss Prevention, pour protéger les employés contre eux-mêmes. Vous pouvez installer un logiciel qui numérisera les e-mails sortants pour repérer d'éventuels signaux d'alarme. S'il y a lieu de s'inquiéter, le logiciel mettra le message en quarantaine et vérifiera auprès de l'administrateur que cette information doit être fournie. De cette façon, les employeurs et les employés peuvent se reposer facilement en sachant que les informations sensibles - comme les numéros de sécurité sociale, les informations de carte de crédit, etc. - sont sûres.

Mobby Business: Y a-t-il autre chose que les entrepreneurs devraient savoir? > Alors que la saison des impôts est une période particulièrement vulnérable pour les petites entreprises, les risques de sécurité existent toute l'année. Pour éviter que les informations privées ne tombent entre de mauvaises mains, choisissez des options de sécurité faciles à utiliser et adaptées aux mobiles. Dans le meilleur des cas, la sécurité fonctionne automatiquement et en arrière-plan, sans étapes supplémentaires pour vos employés et vos partenaires commerciaux externes. La meilleure option suivante est une solution qui fonctionne en deux étapes ou moins. Tout le reste est une distraction et une interférence pour vos employés et votre entreprise.

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