Comment choisir un logiciel de gestion de pratique médicale

Votre système de gestion de la pratique médicale pourrait améliorer l'efficacité de votre cabinet ou créer un cauchemar pour votre personnel. Que ce soit une bénédiction ou un buste dépend de la solution que vous choisissez.

Dans ce guide, nous allons examiner ce que les systèmes de gestion de la pratique font et vous aider à vous guider dans le processus de prise de décision. Quelles caractéristiques devriez-vous prendre en compte? Quelles questions devriez-vous poser lorsque vous magasinez? Choisir le bon système de gestion de la pratique peut vous aider à rationaliser les opérations au jour le jour et augmenter votre flux de trésorerie, mais le mauvais système peut réduire votre pratique à un quasi-arrêt. Si vous cherchez ce type de logiciel en 2018, assurez-vous de choisir un fournisseur qui sera là pour vous à chaque étape.

Tout d'abord, vous devez savoir pourquoi vous avez besoin d'un système de gestion de cabinet. Voici quelques avantages d'en avoir un:

• Rationalisation: Il est essentiel de coordonner certains des aspects financiers et logistiques les plus importants de votre pratique, y compris l'ordonnancement, la facturation et l'analyse financière.
• Automatisation: Un système de gestion de la pratique comprenant un portail pour les patients peut également alléger le fardeau de votre réception, ce qui permet aux patients de demander des rendez-vous et de remplir des formulaires en ligne. La sélection du système qui correspond le mieux à votre spécialité et à votre flux de travail jouera un grand rôle dans votre succès clinique et financier.
• Facturation: Si vous décidez de conserver votre facturation médicale au lieu de la sous-traiter à un service de facturation médicale , votre système de gestion de la pratique aidera à faire en sorte que les réclamations soient soumises aux payeurs de façon opportune et appropriée. Avec un personnel diligent, les systèmes de gestion de la pratique peuvent aider à augmenter le nombre de réclamations acceptées par les payeurs lors du premier passage. Les membres du personnel peuvent également utiliser le logiciel pour répondre aux refus et aux refus, ainsi que pour générer des rapports financiers et extraire des données pour analyser la santé financière de votre cabinet. Il est important de noter que vous aurez également besoin d'un codeur médical certifié si vous avez l'intention de facturer votre système de gestion de la pratique, en particulier avec le changement récent de la CIM-10.
• Communication avec le patient: peut également être utilisé comme un outil pour générer et envoyer des déclarations de solde des patients, ainsi que déterminer à l'avance si les patients devront de leur poche de quoi que ce soit avant leur rendez-vous, ce qui facilite le paiement des paiements au point de service. tout sur les systèmes de gestion de la pratique? Voir nos recommandations pour les systèmes de gestion des meilleures pratiques pour les petites pratiques et les nouvelles pratiques

Note de l'éditeur: Vous cherchez plus d'informations sur les logiciels de gestion des cabinets médicaux? Remplissez le questionnaire ci-dessous et nos partenaires fournisseurs vous contacteront pour vous aider à prendre votre décision

Comment choisir un système de gestion de cabinet

Alors que les médecins auront rarement besoin d'interagir directement avec leur système de gestion de cabinet, le logiciel est un partenaire quotidien indispensable pour les membres du personnel. Entre s'engager auprès des patients et soutenir votre cycle de revenus, le système de gestion de la pratique que vous choisissez a un grand rôle à jouer dans le succès ou l'échec de votre pratique. Dans cette optique, Mobby Business s'est entretenu avec des experts et des consultants pour trouver les bonnes questions à se poser lors de l'examen du système de gestion de cabinet

Coût:

Le coût de tout système de gestion de cabinet est très variable vos besoins, les fonctionnalités que vous sélectionnez et la taille de votre cabinet. La plupart des entreprises seront seulement en mesure de vous donner une estimation approximative sans s'asseoir et en passant par les spécificités de ce que vous demandez. Et quand il s'agit de systèmes de gestion de la pratique, il peut y avoir beaucoup de coûts cachés et de fonctionnalités optionnelles qui pourraient rapidement augmenter le prix de base. Bottom line:

Allez dans la conversation en sachant ce que vous avez besoin et ce que vous n'avez pas. Votre première priorité à travers ce processus devrait être d'obtenir une liste écrite des caractéristiques que vous obtiendrez pour exactement ce qu'il en coûte avant d'accepter de s'associer à un fournisseur. Sans confirmation claire et écrite, il peut être difficile de savoir ce qui est inclus et ce qui coûte plus cher, et vous pourriez finir par payer des frais supplémentaires pour une fonctionnalité que vous auriez pu vivre sans. Facilité d'utilisation:

Implémenter un nouveau Il est important de s'assurer à l'avance que les personnes qui utiliseront le nouveau logiciel sont à l'aise pour naviguer à l'intérieur. Tout le monde travaille différemment, alors assurez-vous de consulter votre personnel et de l'inclure dans le processus de prise de décision. Ils devraient au moins être modérément à l'aise avec le système et, idéalement, le fournisseur vous proposera un représentant de l'entreprise pour les guider tout au long de la courbe d'apprentissage. Conclusion:

Chaque système de gestion de cabinet est organisé différemment Il est donc impératif de savoir ce que votre personnel recherche. Par exemple, certains systèmes de gestion de cabinet utilisent un tableau de bord central pour organiser les différentes fonctionnalités du logiciel, tandis que d'autres utilisent un grand nombre de menus déroulants et de multiples fenêtres contextuelles. Savoir ce qui est le plus efficace pour le flux de travail de votre cabinet est la clé d'une transition réussie. Tout nouveau système ralentira naturellement la productivité un peu au début, mais il ne devrait pas ralentir votre pratique. Hébergement en nuage ou local:

Il existe deux façons principales d'héberger un logiciel de gestion de cabinet: les serveurs de la société accessibles via le cloud ou sur des serveurs locaux achetés et gérés par votre cabinet. Si vous préférez héberger le système localement, vous devrez payer d'avance pour les serveurs, ce qui peut être coûteux, et vous aurez besoin d'un personnel informatique dédié à la maintenance et à la mise à jour du système. Si vos serveurs tombent en panne, vous pouvez rester sans accès à vos données. Pire encore, si la sécurité du système est compromise, les données sensibles du patient pourraient être perdues. Avec l'option basée sur le cloud, ces préoccupations sont celles du fournisseur. Les mises à jour du système sont la responsabilité de l'entreprise et vous pouvez être raisonnablement sûr que vos données sont sécurisées. Le coût initial est également moindre; Au lieu d'acheter des serveurs, l'option cloud est souvent un abonnement mensuel. Mais si vous optez pour l'option hébergée sur le cloud, il est important de s'assurer que l'entreprise dispose de mesures de sécurité efficaces. Conclusion:

Vous devez obtenir une confirmation écrite que votre cabinet possède les données stockées dans le nuage; Vous aurez également besoin d'une assurance que si vous changez de système, le fournisseur ne tiendra pas vos données en otage. Il n'est pas rare pour une entreprise d'essayer de facturer des pratiques pour prendre ses propres données en partant pour un nouveau système. Dans ce cas, vous devrez peut-être choisir entre payer ou perdre toutes vos données durement acquises, ce qui signifie que vous devrez repartir de zéro avec un nouveau système. Expérience avec les spécialités:

Vous aurez également Vous voulez vous assurer que le système de gestion de cabinet que vous choisissez est largement utilisé dans votre spécialité. Il y a des nuances à différentes spécialités qui ne peuvent tout simplement pas être reflétées par un système général. Vous devez donc savoir si le fournisseur a pris en compte votre spécialité lors de la conception du système. Sinon, vous pourriez vous retrouver avec un système barebones qui n'est pas optimisé pour les fonctions dont vous avez besoin. Par exemple, les besoins d'un médecin généraliste sont très différents de ceux d'un dermatologue, et pour une performance optimale, vous devez vous assurer que votre système de gestion de cabinet peut être adapté à vos besoins. Résultat:

Pour trouver Pour déterminer le niveau de performance de chaque entreprise à cet égard, il peut être utile de contacter d'autres médecins que vous connaissez et de leur demander comment ils apprécient leur système de gestion de la pratique. Interfaçage:

un système de gestion de la pratique devrait être à la mesure de son interface avec le système de dossier de santé électronique (DSE) utilisé par votre pratique. L'interfaçage fait référence à la capacité des deux systèmes à communiquer entre eux et à partager des données pertinentes. L'utilisation de deux systèmes qui s'interfacent bien peut réduire le temps nécessaire à votre personnel et à vous-même pour entrer et transférer des données. Si vous planifiez des patients et que vous enregistrez des informations démographiques, ces données doivent automatiquement être saisies dans le système de DSE lorsque le patient se présente pour une visite. De même, après avoir pris en charge un patient, le système de DSE doit automatiquement envoyer au système de gestion de cabinet les informations de facturation pertinentes en fonction des services que vous avez fournis. Bottom line:

Même un bon système de gestion de la pratique peut devenir un cauchemar pour votre pratique si cela ne fonctionne pas bien aux côtés de votre DSE. Si les deux systèmes ne peuvent pas communiquer correctement, votre personnel pourrait se retrouver à entrer et à ressaisir les mêmes données encore et encore, les éloignant de tâches plus pressantes. Personnalisation:

Le système que votre pratique utilise devrait être sensible à vos besoins. Qu'il s'agisse de personnaliser l'apparence des modèles pour lesquels vous saisissez des données ou la durée des rendez-vous dans la fonction de planification, vous devez comprendre la facilité et l'étendue de la personnalisation avant de signer sur la ligne pointillée. Bottom line: Savoir ce dont vous avez besoin est essentiel avant d'engager un fournisseur; Si vous n'êtes pas sûr de ce qu'un système peut faire, demandez à voir à quel point vous pouvez le modifier. En outre, découvrez si la personnalisation de certaines fonctionnalités signifie un coût supplémentaire pour votre pratique. Ce n'est pas parce que cela peut être fait, que cela sera fait gratuitement.

Portail patient:

Un portail patient est un élément important d'un système de gestion de la pratique qui peut soulager beaucoup de stress de votre personnel. accélérer les visites des patients. Le portail permet à vos patients de se connecter à partir de leur propre ordinateur et de remplir les documents qu'ils auraient autrement besoin de remplir à leur arrivée pour leur rendez-vous. Avec les données démographiques, les informations d'assurance et les demandes de planification remplies à distance, votre cabinet peut prendre les prochaines mesures nécessaires à l'avance. Dans le meilleur des cas, au moment où un patient franchit la porte, son assurance a été vérifiée, tous les co-paiements requis ont été déterminés et tous ses renseignements personnels sont à jour. Cependant, il est important de jeter un coup d'œil sur le portail du patient avant de le considérer comme un plus. Un portail patient déroutant ou maladroit peut frustrer vos patients et rendre plus difficile l'obtention de l'information requise Bottom line:

Bien que le portail soit un excellent outil, assurez-vous que n'importe quel vendeur vous montre cette fonctionnalité en détail, et n'oubliez pas de considérer le composant du point de vue d'un patient qui pourrait ne pas être familier avec les besoins du personnel de la pratique médicale. Reporting and Data Analysis:

En plus d'effectuer correctement les tâches de facturation, système de gestion capable de créer des rapports robustes et d'analyser les données afin de savoir exactement où se situe votre cabinet. Simplement gérer votre cycle de revenus n'est pas suffisant pour rester viable; Des rapports et analyses détaillés peuvent vous aider à projeter et même à améliorer votre trésorerie. Par exemple, vous serez en mesure d'identifier les médecins qui sont les plus productifs pour votre pratique, ou vous pouvez dire dans quels quartiers la majorité de vos patients viennent. Conclusion:

En identifiant à travers ces rapports ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, vous pouvez garder votre pratique sur un chemin sûr vers le succès et la rentabilité. Et si un système de gestion des pratiques vous permet de partager ces rapports par voie électronique avec d'autres membres de votre pratique, c'est encore mieux. Formation:

Même si le système est incroyablement facile à utiliser, il y aura toujours une courbe d'apprentissage. En outre, considérez les divers degrés d'aptitude technique parmi vos membres de personnel. Aussi intuitif que cela puisse paraître, lorsque votre personnel s'adapte à un nouveau logiciel, il a besoin de conseils de temps en temps. Un fournisseur vraiment engagé offrira une formation complète, sur site ou en tête-à-tête sur le Web. Conclusion:

Il est important de recevoir par écrit le processus de formation de l'entreprise et les coûts supplémentaires formation du personnel pendant la période de mise en œuvre. Une bonne formation signifie que votre personnel peut s'habituer rapidement au système de gestion de la pratique et qu'il en sera à l'aise, ce qui réduira votre productivité au fur et à mesure que votre cabinet effectuera la transition avec votre système précédent. Le fournisseur-partenaire devrait être là pour vous lorsque quelque chose ne va pas. Il est inévitable, comme c'est le cas pour tous les systèmes complexes, que vous rencontriez éventuellement un problème, et le fournisseur devrait être disponible pour vous aider à vous remettre de tous les problèmes que vous pourriez avoir. De plus, si un problème survient de leur côté, vous devez savoir qu'ils seront sensibles et responsables de l'erreur. Dans certains cas, une entreprise peut affecter votre pratique à une liaison directe. C'est une ressource utile pour toute pratique, car cette personne serait familière avec votre système particulier et la façon dont votre pratique fonctionne. D'autres entreprises, cependant, ont simplement un centre d'appel de soutien technique; Il peut être plus difficile de résoudre un problème si la personne qui prend l'appel n'est pas familière avec la configuration de votre système de gestion de cabinet. De plus, il est important de savoir si les services d'assistance fonctionnent 24h / 24 et 7j / 7 ou si vous ne pouvez contacter l'assistance technique que pendant les heures d'ouverture normales.

Bottom line: Une bonne relation avec un fournisseur de gestion de la pratique est fondée sur la confiance, et cela est nécessaire dès le début. Quel type de soutien vous pouvez vous attendre et les coûts supplémentaires pour ce soutien sont quelques termes supplémentaires que vous devriez obtenir par écrit dès le début.

Conseils des experts Les experts et professionnels consultés pour ces conseils comprennent: David Zetter, qui est le

fondateur et consultant principal de

Zetter Healthcare , ainsi que membre de la Société nationale des consultants en soins de santé certifiés ; Adina Friedman, analyste des systèmes médicaux chez Guides CTS ; et Joseph E. Glaser, médecin en médecine nucléaire basé à Radiologic Associates PC . Si possible, achetez une suite logicielle complète Si votre pratique ne fait que commencer, cela pourrait valoir la peine pour acheter tout ce dont vous avez besoin à la fois. Idéalement, vous pouvez obtenir à la fois un système de gestion de la pratique et un système de DSE du même fournisseur, qui est également le fabricant. De cette façon, vous pouvez être sûr que les systèmes sont capables de communiquer de manière optimale, et les mises à jour futures seront faites avec chaque système à l'esprit. De cette façon, vous aurez également un interlocuteur unique pour les problèmes techniques, le support et la formation pour les deux systèmes.

"L'essentiel est de rendre le processus aussi simple et simple que possible", a déclaré Glaser. «Considérant l'encombrement de ces systèmes et le fait que vous vous en remettez si lourdement, cela signifie qu'ils doivent vraiment travailler très bien.Si vous commencez à zéro, obtenez tout à la fois et assurez-vous d'avoir tout ce dont vous avez besoin. "

Démonstration d'au moins trois systèmes.

Il ne suffit pas de simuler simplement un système et de décider qu'il a l'air suffisant. Vous avez besoin d'un cadre de référence pour vos comparaisons, et c'est pourquoi Zetter recommande de rencontrer au moins trois à cinq fournisseurs et de leur poser des questions critiques sur les produits qu'ils offrent.

"Beaucoup de gens verront juste un système ... et dire, 'Oh, j'aime celui-ci' ", a déclaré Zetter. «Démontrez plutôt trois ou cinq systèmes différents pour que vous compreniez vraiment ce qu'il y a de mieux.»

Plus grand n'est pas toujours mieux.

Souvent, les grandes entreprises se concentrent sur les pratiques d'entreprise et les hôpitaux. Leurs systèmes, dans ces cas, seront adaptés à ce genre d'opérations énormes et pourraient ne pas convenir à une petite pratique. Certaines grandes entreprises offrent également des options de petite et moyenne taille, mais il existe de nombreux fournisseurs fiables qui se concentrent exclusivement sur les petites entreprises. Quand il s'agit de la gestion de la pratique, plus grand ne signifie pas toujours mieux.

"Je serais très méfiant des grandes entreprises pour le petit praticien", a déclaré Friedman.

Installez d'abord votre système de gestion de la performance.

En installant le système de gestion de la pratique d'abord, vous pouvez stabiliser votre trésorerie et votre personnel à l'aise avec le système avant de commencer le processus décourageant de la mise en œuvre du DSE. Le bon fonctionnement du moteur de gestion de la pratique peut faciliter la transition inévitable vers un nouveau système de DSE.

«Je recommande d'abord de mettre en place le système de gestion de la pratique et de le mettre en place pendant environ six mois» Zetter a dit. «Tout le monde s'habitue à la planification et vous augmentez vos flux de trésorerie. Ainsi, lorsque vous implantez le DSE, vous n'avez pas d'impact sur l'ensemble du bureau.»

Appelez les références locales de votre spécialité.

a été unanime dans cette décision: recherchez vos propres références locales qui opèrent dans votre spécialité. Ne vous contentez pas simplement de la liste des références qu'une entreprise vous donne;

"Vous devez vraiment savoir ce que vous voulez", a déclaré Glaser. «Parfois, c'est aussi simple que de demander à d'autres personnes que vous connaissez, allez voir les autres personnes dans votre domaine et discutez-en.»

«Il est très important pour un petit cabinet médical d'obtenir des témoignages très locaux. "Les règles de chaque pays pour l'assurance fonctionnent différemment.Il est très important de parler [avec d'autres fournisseurs] de la soumission d'assurance."

Pour plus d'informations sur les systèmes de gestion de cabinet, voir nos recommandations .

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