Dokmee Cloud Review: meilleur logiciel de gestion de documents à bas prix

Notre recherche et notre analyse des systèmes de gestion de documents en 2018 nous amènent à recommander à nouveau Dokmee Cloud comme le meilleur système de gestion documentaire pour les entreprises à budget limité. Nous avons choisi Dokmee Cloud parmi les dizaines des systèmes de gestion de documents que nous avons considérés. Pour lire notre méthodologie complète et pour une liste plus complète des systèmes de gestion de documents, visitez notre page des meilleurs choix

Pourquoi Dokmee?

Dokmee Cloud est un système économique d'Office Gemini pouvant être exécuté depuis n'importe quel ordinateur ou un appareil mobile connecté à Internet. Le système basé sur le cloud a cinq plans de tarification, dont un gratuit.

Coût

Les entreprises à budget réduit seront les plus attirées par le faible coût de Dokmee Cloud. Parce qu'il n'y a pas de logiciel à acheter, vous payez des frais mensuels pour le service plutôt que des coûts initiaux importants.

Note de la rédaction: Vous cherchez un système de gestion de documents pour votre entreprise? Si vous cherchez des informations pour vous aider à choisir celle qui vous convient le mieux, utilisez le questionnaire ci-dessous pour que notre site associé BuyerZone vous fournisse gratuitement des informations provenant de différents fournisseurs:

Voici une répartition des prix de Dokmee Cloud Plans:

2Go Plan

• Gratuit
• Premier utilisateur inclus
• Utilisateur unique
• Assistance par e-mail uniquement
• Application mobile gratuite

10GB Plan

• 29 $ par mois
• Premier utilisateur compris
• 15 $ pour chaque utilisateur supplémentaire
• Assistance par e-mail
• Application mobile gratuite

25Go Plan

• 39 $ par mois
• Premier utilisateur inclus
• 15 $ pour chaque utilisateur supplémentaire
• Assistance par e-mail
• Application mobile gratuite

50Go Plan

• 59 $ par mois
• Premier utilisateur inclus
• 15 $ pour chaque utilisateur supplémentaire
• Assistance par e-mail
• Application mobile gratuite

100GB Plan

• 99 $ par mois
• Premier utilisateur inclus
• 15 $ pour chaque utilisateur supplémentaire
• Assistance par courriel
• Application mobile gratuite

Chaque forfait comprend toutes les fonctions offertes par Dokmee Cloud. Même le plan gratuit de 2 Go offre autant de fonctionnalités que les options plus coûteuses. Ce n'est pas le cas avec la plupart des autres systèmes que nous avons envisagés.

Nous aimons que vous ayez plusieurs plans à choisir en fonction du montant que vous êtes prêt à payer. Alors que certains autres fournisseurs offrent un choix de plans, très peu en ont une aussi grande variété.

Facile à utiliser

Les petites entreprises seront impressionnées par la facilité d'utilisation de ce système. Parce qu'il est basé sur le cloud, il peut être opérationnel en quelques minutes. Il n'y a aucun logiciel à installer, à maintenir ou à mettre à niveau, ce qui peut être utile pour les petites entreprises qui n'ont pas de personnel informatique.

Pour protéger vos données dans le cloud, Dokmee héberge son système dans un centre de données sécurisé. accès par carte-clé et surveillance vidéo. De plus, pour éviter que le système ne tombe, il y a un circuit électrique double dans le centre de données, un système d'alimentation ininterrompu avec une batterie de secours de 24 heures, un générateur de secours sur site avec un commutateur de transfert automatique. Tous ces systèmes de sécurité peuvent vous donner un peu plus de confiance que vos données seront non seulement stockées en toute sécurité, mais aussi accessibles lorsque vous en aurez besoin.

L'interface du système est particulièrement attrayante. La page d'accueil est remplie de carreaux de couleurs vives pour chaque section, tels que Dossiers / Fichiers, Recherche, Numérisation, Téléchargement de fichiers, Boîte de réception de flux de travail et Rapport d'audit. Cette configuration est l'une des plus faciles à naviguer de tous les systèmes de gestion de documents que nous avons analysés.

Pour stocker des documents, Dokmee Cloud utilise une approche traditionnelle d'armoire et de dossier. Vous pouvez créer autant d'armoires et de dossiers en leur sein que vous le souhaitez. Vous pouvez stocker des documents en téléchargeant ou en faisant glisser et en déposant des fichiers depuis votre ordinateur, et en les numérisant directement dans le système.

Pour faciliter l'ajout de fichiers, Dokmee Cloud s'intègre à Microsoft Office. Grâce à cette intégration, vous pouvez enregistrer les fichiers sur lesquels vous travaillez dans Word, Excel ou Outlook dans vos classeurs et vos dossiers en un seul clic.

La recherche de fichiers est également simple. En plus de parcourir les classeurs et les dossiers pour trouver des documents, vous pouvez effectuer une recherche avancée qui vous permet de trouver des fichiers en fonction de plusieurs facteurs, tels que le type de fichier, la date de mise en place et les mots clés spécifiques.

Caractéristiques

Bien qu'il s'agisse d'un système économique, il offre de nombreuses fonctionnalités utiles. Bien que la solution basée sur le cloud ne dispose pas de tous les outils que le système auto-hébergé de Dokmee inclut, elle en a les plus précieuses.

L'un des plus grands avantages de ce système est qu'il est basé sur le cloud. Il est accessible depuis n'importe quel ordinateur avec une connexion Internet. Quel que soit l'endroit où vous vous trouvez, vous aurez un accès complet au système.

Vous pouvez également accéder au système depuis l'application mobile Dokmee, disponible sur les appareils Android, iOS et Windows. Il donne accès à tous les fichiers et vous permet d'ajouter des notes aux documents, d'afficher les versions précédentes et de les envoyer par courrier électronique. L'application Dokmee est parmi les plus impressionnantes que nous ayons trouvées lors de la recherche de systèmes de gestion de documents.

Les restrictions de sécurité et le journal d'audit fournissent des contrôles précis sur l'accès à vos fichiers. Pour vous assurer que les employés ne voient que les documents qu'ils doivent, vous pouvez définir des restrictions sur les armoires auxquelles ils peuvent accéder. En outre, le journal d'audit conserve des enregistrements détaillés de la visualisation des fichiers et de leur destinataire, ainsi que des modifications qu'ils ont effectuées.

Vous pouvez également modifier des documents dans le système. Vous pouvez apporter des modifications aux fichiers, afficher les versions précédentes, fusionner des fichiers et couper, copier et coller des fichiers et des dossiers. Ces outils éliminent le besoin d'ouvrir les documents dans un programme séparé lorsque vous devez apporter des modifications.

D'autres fonctionnalités incluent la possibilité de numériser des documents dans le système au format PDF, TIFF ou JPG; la possibilité de configurer des flux de travail pour maintenir les projets et les tâches sur la bonne voie et aller de l'avant; et la possibilité de créer un dossier de favoris pour les documents que vous utilisez régulièrement.

Service clientèle

Notre expérience avec le service client de Dokmee a été positive. Pour chaque question, le représentant a donné des réponses détaillées qui nous ont laissé une compréhension claire du fonctionnement du système. Nous avons été satisfaits du temps que le représentant a pris pour répondre à nos questions. Contrairement à d'autres fournisseurs qui ont essayé de nous déconnecter du téléphone, il était clair que le représentant de Dokmee voulait s'assurer que nous comprenions ce que le système offrait.

Dokmee fournit également de l'aide sur le chat en direct. offre. Nous l'avons testé en posant plusieurs questions à différents moments de la journée, et à chaque fois, nos questions ont été répondues immédiatement. D'après notre expérience avec d'autres fournisseurs de chat en direct, nos questions sont parfois restées sans réponse, ou on nous a dit que personne n'était disponible et pour envoyer notre demande à la place.

Le service client est disponible par téléphone, e-mail ou chat en direct 11 heures du soir CT du lundi au jeudi et de 8 h à 19 h le vendredi. Très peu de fournisseurs que nous avons examinés offrent un soutien si tard dans la nuit.

Un guide d'utilisation complet est également intégré au système. Il répond à des questions sur la façon de se connecter et de créer des classeurs, et comment télécharger des fichiers et créer des flux de travail.

Limites

La plus grande limite de Dokmee Cloud est qu'il ne possède pas toutes les caractéristiques offert non seulement par ses concurrents, mais aussi par son propre système sur site. Certaines des fonctionnalités qui lui manquent sont la possibilité de définir des restrictions d'accès par dossier et fichier et d'utiliser un outil OCR. De plus, il ne s'intègre pas avec des programmes autres que ceux de Microsoft Office.

Un autre inconvénient est que, selon le plan que vous choisissez, vous n'avez peut-être pas de support téléphonique disponible. Cependant, le manque de certaines fonctionnalités et de soutien est le compromis pour un coût aussi bas. Si ces fonctionnalités supplémentaires sont importantes pour vous, nous vous encourageons à envisager un autre système de gestion de documents. Cependant, si vous le faites, soyez prêt à dépenser beaucoup plus pour cela.

Prêt à choisir un système de gestion de documents? Voici une répartition de notre couverture complète:

• Systèmes de gestion de documents: Guide de l'acheteur
• Meilleurs logiciels et systèmes de gestion de documents 2018
• Meilleur système de gestion de documents dans l'ensemble
• Meilleure gestion de documents pour petites entreprises
• Meilleure gestion de documents mobiles

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