M-Files Review: Meilleur logiciel de gestion de documents Global

Pourquoi M-Files?

M-Files est un puissant système de gestion de documents, de classement numérique et de productivité qui remplit plusieurs rôles et a des applications pour des dizaines d'employés différents. Il possède des fonctionnalités pour les PME et les entreprises, capables de gérer n'importe quel nombre de documents pour la catégorisation et la recherche.

Facilité d'utilisation

L'interface principale de M-Files est similaire à celle de Windows Explorer. Vous pouvez rapidement naviguer dans votre base de données de dossiers et effectuer des fonctions similaires telles que la copie et le partage de fichiers vers diverses sources avec juste un clic droit. Ceci réduit considérablement le besoin d'une formation coûteuse et longue, car la plupart des employés devraient déjà être familiarisés avec une interface de type Explorer. De même, sur Mac, l'interface émule l'interface du Mac Finder. Cependant, une différence notable est que les dossiers sont inutiles. Les documents sont désignés avec plusieurs métabalises pour le tri. Ceux-ci comprennent le type de document, le client, le projet, la date et le statut.

Votre système informatique et votre réseau traitent les M-Files comme un autre lecteur, ce qui vous permet de faire glisser et déposer vos fichiers vers d'autres emplacements de votre ordinateur. ou vice versa. Vous pouvez enregistrer des fichiers de n'importe quel programme dans M-Files comme n'importe quel autre lecteur.

M-Files est à la fois une solution de serveur et de cloud sur site. Avec un système hybride comme celui-ci, le système de sauvegarde et de restauration est facile à gérer en cas de perte de données

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Caractéristiques

M-Files facilite la numérisation et l'organisation d'un grand nombre de documents papier grâce à la reconnaissance optique et à la capture. Cette fonctionnalité vous permet de classer automatiquement les documents numérisés en fonction des mises en page et même du contenu. M-Files utilise la reconnaissance intelligente des caractères pour numériser le texte du document et appliquer les balises nécessaires pour le classer. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez numériser des milliers de documents à la fois, qui seront automatiquement triés pour faciliter la recherche ultérieure.

Voici l'une des nombreuses fonctions d'automatisation qui peuvent améliorer le flux de travail au bureau. Plusieurs processus différents, tels que les notifications de révision et d'approbation des contrats et les procédures d'exploitation standard, peuvent être programmés dans M-Files pour que votre bureau fonctionne comme une machine bien huilée et gagne du temps dans les tâches quotidiennes.

M -Files garde une trace proche de l'histoire de chaque document, y compris lors de sa dernière ouverture, qui l'a ouvert et quels changements ils ont faits. Son versioning méticuleux permet un audit et un retour en arrière faciles, généralement jusqu'à la création du document. Des autorisations peuvent être définies pour que certains utilisateurs aient la priorité sur certains documents et leur permettent de prendre des notes et de communiquer pendant qu'un document est en cours avec quelqu'un d'autre. D'autres autorisations permettent à certains utilisateurs de co-créer un document et d'effectuer des modifications simultanées. Le personnel peut également désigner certains fichiers pour une utilisation hors ligne s'ils doivent se passer d'un accès Internet. Désignez par projet, type ou client et vous pourrez les prendre sur votre ordinateur portable ou appareil mobile. Une fois de retour sur le réseau, les fichiers seront automatiquement synchronisés avec vos modifications.

Vous pouvez partager des fichiers avec des collègues, des clients et d'autres tiers directement via l'interface, ce qui réduit le besoin d'e-mails et de pièces jointes redondants. autorisations automatiquement accordées. L'intégration avec Outlook vous permet de déposer rapidement les pièces jointes dans M-Files pour une catégorisation automatique.

Coût

Le prix de M-Files pour votre entreprise dépend des besoins de votre entreprise, du nombre d'utilisateurs que vous prévoyez d'ajouter au système et si vous décidez d'opter pour un système sur site, un système cloud ou hybride . Alors que M-Files est un bon système pour les petites et moyennes entreprises, les représentants nous ont dit que le prix minimum commence à environ 1 000 $ par mois, ce qui rend probablement ce système une meilleure valeur pour les entreprises. Heureusement, vous pouvez télécharger une version d'essai de l'application pour voir si l'interface convient à votre entreprise.

Service à la clientèle

Nos interactions avec les représentants du service à la clientèle ont été positives. Ils ont donné des réponses éclairées et directes à nos questions et ont été transparents sur les prix. Lorsque nous avons décrit l'envergure de notre petite entreprise et de notre budget, ils ont été honnêtes dans leur évaluation du fait que leur programme ne correspondait pas à notre budget, mais ils nous ont quand même aidés et étaient heureux de nous présenter le produit. Vous pouvez joindre les représentants rapidement par téléphone, courriel et chat en direct. Outre le support direct, M-Files héberge une base de connaissances complète, complète avec des fiches techniques, des FAQ et des guides.

Limitations

M-Files est un hybride du stockage en nuage et du stockage sur site, ce qui signifie que vous pouvez accéder à vos documents à partir de presque tous les sites Internet. périphérique connecté via un navigateur. Cependant, vous devez toujours installer le logiciel et accorder l'autorisation à l'appareil pour que ce dernier et d'autres applications reconnaissent M-Files comme un emplacement où enregistrer les documents.

Bien que l'interface vous semble familière, certains utilisateurs les dossiers ne sont pas requis. Le système catalogue plusieurs métabalises sur un document pour le catégoriser, mais pour optimiser sa recherche, vous et vos employés devez ajouter vos propres étiquettes spécialisées, en particulier lorsqu'il s'agit d'un grand nombre de documents. Ce mode de dépôt peut prendre un peu de temps pour s'habituer à ceux qui sont habitués aux méthodes traditionnelles d'organisation de documents numériques.

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