Choisir un service de télécopie en ligne: Guide de l'acheteur

La télécopie peut sembler être le vestige archaïque du monde des affaires d'hier, mais de nombreuses entreprises ont encore besoin d'envoyer une télécopie occasionnelle, surtout si elles travaillent avec des partenaires ou des organismes gouvernementaux qui exigent capacités de télécopie. Quelles que soient les raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un service de télécopie, vous n'avez pas besoin d'un télécopieur volumineux et coûteux pour le faire à l'ère numérique.

Les services de télécopie en ligne vous permettent d'envoyer et de recevoir des télécopies par courriel. ces télécopies numériquement. La plupart des services offrent un faible abonnement mensuel avec peu ou pas d'argent, et si vous choisissez un fournisseur fiable, ces services sont fiables et sécurisés.

Si vous cherchez un service de fax en ligne pour vos besoins d'affaires en 2018, Voici tout ce que vous devez savoir sur la façon d'en choisir un.

Fonctionnement des services de télécopie en ligne

Les services de télécopie en ligne numérisent l'ensemble du processus de télécopie. Il existe deux façons principales d'envoyer une télécopie à l'aide de l'un de ces services: par adresse électronique spéciale qui comprend le numéro de télécopie du destinataire (par exemple, ) ou par le biais du site Web du fournisseur. De nombreux services proposent également une application mobile

Pour envoyer et recevoir des télécopies en ligne, votre fournisseur de services traduira les documents téléchargés ou télécopiés dans le bon format afin que la machine de l'autre extrémité puisse les lire. La télécopie sera ensuite envoyée au télécopieur de votre destinataire (pour les appels sortants) ou à votre boîte de réception (pour les appels entrants).

Les services de télécopie en ligne sont des options viables, mais son principal avantage est de réduire les coûts. votre entreprise télécopie rarement. La commodité est un autre argument de vente majeur. vous n'avez pas besoin d'être dans votre bureau ou près d'un télécopieur pour envoyer et recevoir des documents. La gestion de vos fax entrants et sortants avec un service de fax en ligne est aussi simple que d'accéder à un ordinateur ou à un périphérique mobile.

Fonctionnalités et options

De nombreux services offrent des fonctionnalités améliorant la convivialité et la sécurité. Coût. Ceux-ci incluent les alertes mobiles, l'intégration avec Microsoft Outlook, les délais de livraison prédéfinis, les signatures numériques, les pages de garde personnalisables, la possibilité de faxer plusieurs destinataires à la fois et la possibilité de transférer des fax entrants vers plusieurs adresses e-mail. Certaines fonctions de sécurité incluent le cryptage SSL ou PGP et la protection par mot de passe pour protéger les informations sensibles. La plupart des services offrent ces fonctionnalités, mais il est important de vérifier à l'avance pour savoir si elles coûtent plus cher.

Une autre option courante offerte par les fournisseurs est l'utilisation d'un numéro de fax gratuit ou d'un numéro de fax local. La plupart des services offrent également des services de télécopie à longue distance et internationaux, bien qu'ils soient souvent assortis de frais supplémentaires.

Certains services de télécopie en ligne offrent des forfaits d'envoi seulement ou de réception seulement, mais de nombreuses petites entreprises exigent à la fois envoyer et recevoir des télécopies. Certains services limitent le nombre de télécopies que vous pouvez stocker, tandis que d'autres limitent la durée d'archivage d'un fax (généralement environ un an).

Tarifs

En règle générale, les services de télécopie en ligne fonctionnent sur un abonnement mensuel. frais de base allant de 5 $ à 50 $ par mois. Ces frais comprennent généralement un nombre fixe de télécopies entrantes et sortantes, de 100 à 2 000 pages chacune, et des montants plus élevés sont inclus dans les forfaits plus complets. Si vous surpassez la limite mensuelle, vous devrez payer des frais de dépassement, qui varient souvent de 3 cents à 12 cents pour chaque page supplémentaire au-delà du montant alloué.

Certains services de télécopie en ligne offrent des forfaits par répartition. Ces services ne facturent aucun frais mensuel et ne nécessitent pas d'abonnement. Au lieu de cela, vous ne payez que pour les fax que vous envoyez lorsque vous les envoyez. Généralement, ces plans n'ont de sens que si vous envoyez très rarement des fax. Sinon, il est plus rentable d'acheter un forfait avec un nombre prépayé de télécopies.

Si vous voulez envoyer des fax à l'international, attendez-vous à payer un coût supplémentaire. Le prix varie selon l'endroit, mais soyez prêt à payer de 2 cents à quelques dollars de plus pour chaque télécopie internationale que vous envoyez en fonction du pays où vous télécopiez vos documents. Certains services facturent des frais d'installation uniques, qui varient de 10 $ à 25 $.

La plupart des fournisseurs offrent plus d'un forfait, de sorte que vous pouvez choisir celui qui fonctionne le mieux pour votre entreprise. Certains plans s'adressent aux utilisateurs occasionnels, tandis que d'autres sont destinés aux entreprises qui envoient régulièrement des télécopies. Si vous n'envoyez pas beaucoup de télécopies, vous pouvez généralement payer moins cher pour une limite de télécopie mensuelle moins élevée; Si vous avez beaucoup de fax à envoyer, alors cela vaut quelques dollars de plus pour une limite supérieure. Certains fournisseurs offriront également des «forfaits corporatifs» pour les grandes entreprises qui envoient un volume élevé de télécopies.

Comment choisir un service de télécopie en ligne

La plupart des services de télécopie en ligne offrent des prix et des fonctionnalités similaires. vendeurs. Voici quelques conseils qui vous aideront à évaluer les services et à trouver le meilleur pour votre entreprise:

Évaluez vos besoins: Connaître le volume de télécopies que vous devrez envoyer et recevoir chaque mois est la clé pour trouver le bon fournisseur de services. Si vous envoyez et recevez de manière fiable seulement quelques télécopies chaque mois, un régime par répartition peut être un bon choix. Si votre entreprise en demande plus, mieux vaut payer pour un forfait comprenant un plus grand nombre de télécopies incluses

Demandez des recommandations: Parlez à d'autres propriétaires d'entreprise qui utilisent les services de télécopie en ligne et voyez lesquels recommandent . Quelles sont les choses qu'ils aiment dans leur service? Y a-t-il quelque chose qu'ils changeraient? Bien qu'il existe de nombreux fournisseurs concurrents, trouver des recommandations auprès d'autres entrepreneurs est un bon moyen d'affiner vos choix.

Contacter les fournisseurs: Après avoir recueilli les recommandations, contactez les meilleurs candidats de votre liste pour avoir une idée de le service auquel vous pouvez vous attendre Comment une entreprise gère l'appel initial d'un client potentiel est toujours révélateur. Le représentant est-il en avance sur tous les frais applicables et les fonctionnalités incluses? Le représentant est-il prêt à passer du temps à expliquer le fonctionnement du service? Sont-ils trop agressifs et agressifs pour essayer de faire une vente? Le représentant est amical et attentionné?

Comprendre les structures tarifaires: Demandez toujours une ventilation détaillée de tous les frais mensuels et de tous les coûts supplémentaires, y compris les frais d'installation, les frais interurbains et internationaux, et les coûts excédentaires. . Certains fournisseurs offrent des tarifs bas, mais se faufiler dans des coûts cachés supplémentaires. Les vendeurs réputés sont directs sur leurs frais, peu importe comment ils sont structurés. Assurez-vous qu'ils sont prêts à vous donner leur barème d'honoraires par écrit.

Demander des démos gratuites: La plupart des services de fax en ligne offrent une démonstration de produit gratuite ou une période d'essai. Profitez de cette offre pour tester le service avant de vous inscrire. Une démo vous permettra de savoir quel service est le plus convivial, car il peut y avoir de grandes différences entre deux services apparemment similaires.

Evaluez le service clientèle: Avant d'avoir un problème, vous devez savoir que le service clientèle du fournisseur sera là pour vous. Découvrez ce que le fournisseur offre en termes de support client. Y a-t-il des agents en direct disponibles 24/7? Le fournisseur offre-t-il une assistance par chat en direct ou simplement un support par e-mail? Encore une fois, cherchez des recommandations d'autres propriétaires de petites entreprises qui ont de l'expérience avec le service à la clientèle de l'entreprise.

Prêt à choisir un service de télécopie en ligne? Voici une répartition de notre couverture complète:

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