Vous voulez une meilleure réunion d'affaires? Soyez mieux préparé

Regardons les choses en face: les réunions d'affaires sont ennuyeuses. Personne n'aime aller à eux, et vous accomplissez rarement tout ce que vous voulez faire dans le temps imparti. Même si vous avez un agenda strict, il est peu probable que tout le monde soit concentré - un récent sondage de la plate-forme de présentation basée sur le cloud Prezi a révélé que 46% des travailleurs américains admettent envoyer des SMS, consulter leurs e-mails ou leurs réseaux sociaux. s'endormir pendant la présentation d'un collègue.

Pourquoi les réunions d'affaires sont-elles si détestées? Plus souvent qu'autrement, c'est la façon dont la réunion est gérée. Selon l'enquête Prezi, menée en collaboration avec le Carmine Gallo et le Harris Poll, 63% des présentateurs savent que les présentations de diapositives - sans doute le format le plus commun pour les réunions d'affaires - peuvent être inefficaces et ennuyeuses pour leur public. ils continuent à jeter ensemble des jeux de diapositives et adoptent une approche désordonnée, imprévisible, quand il est temps de se lever et de présenter.

«Une partie de la raison pour laquelle les gens ne font pas attention est liée aux présentateurs qui la mettent en scène et ne prennent pas le temps pour rendre leur contenu pertinent pour leur public », a déclaré Peter Arvai, PDG de Prezi. «Penser à travers la présentation vous permet de relier les points et de vous assurer que la présentation est aussi succincte que possible.»

«Les gens qui organisent des réunions ne passent pas assez de temps à préparer», ajoute Larry Dorie, PDG de Web. fournisseur de solutions de conférence RHUB Communications. «Lorsque vous planifiez la réunion et que vous envoyez l'ordre du jour, vous devez fournir des lignes directrices sur ce que les gens devraient apporter [et le résultat souhaité] .Si les gens savent ce que l'on attend d'eux lors d'une réunion, ce sera plus productif. "

La préparation avant la réunion inclut également s'assurer que votre équipe accepte les idées et les sujets à discuter avant que quelqu'un ne franchisse la porte.

" Collaborer d'avance apporte un esprit de coopération à une réunion ", a déclaré Dorie. «Si les gens ont passé du temps à examiner les idées et les besoins, il y a moins de conflits lors de la réunion, ce qui le rend plus efficace.»

Mais se préparer à une réunion ne représente que la moitié de la bataille. L'autre défi consiste à garder les gens concentrés une fois la réunion commencée.

«Les réunions trop longues mettent au défi la capacité des gens à rester engagés», a déclaré Joel Levitt, président du cabinet de conseil en gestion Springfield Resources et auteur de 10 minutes par semaine. Great Meetings "(Plate-forme de publication indépendante CreateSpace, 2013). «S'éloigner trop de l'ordre du jour fera flâner les attentions et exercer un leadership en empêchant les gens de se répéter, d'errer, de parler d'autres choses ou d'être impolis ou perturbateurs.»

Faire de votre réunion plus conversationnelle savoir que votre public se soucie peut également conduire à un meilleur engagement, si vous restez sur le sujet.

"Les gens sont programmés pour s'engager, pas seulement pour écouter", a déclaré Arvai Mobby Business. «Une liste de données trop longue et une présentation très pointilleuse vont endormir l'auditoire et seront difficiles à passer pour tout le monde, mais plutôt créer une histoire globale et quelques points principaux qui la conforteront. »

Lorsque vous décidez d'apporter des modifications ou des ajustements à vos stratégies de réunion, Levitt vous conseille d'observer l'impact de ces changements pour savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas afin de vous concentrer sur les tactiques les plus efficaces.

Des réunions d'affaires sont parfois nécessaires, et suivre les conseils ci-dessus peut certainement contribuer à les rendre plus productifs. Mais le bon environnement de travail et l'attitude peuvent effectivement vous permettre d'accomplir plus de choses en n'ayant pas de réunions du tout.

"Les réunions prennent beaucoup de temps, et beaucoup de sujets qui pourraient être discutés dans une réunion pourraient plutôt être traités rapidement. », a déclaré Zach Supalla, fondateur et PDG de la boîte à outils IoT open-source Spark. "En créant une culture où les gens se sentent habilités à prendre leurs propres décisions, vous pouvez réduire considérablement les frais généraux de l'équipe et augmenter ce que vous et votre équipe pouvez faire."

Initialement publié sur Mobby Business .

Correction: Dans une version antérieure de cet article, le nom de famille de Peter Arvai a été mal orthographié comme "Arzai" dans une référence.

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