Choisir un service de paie
Un guide d'achat pour les entreprises

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Toute entreprise avec des employés doit gérer sa paie pour faire payer son personnel. De nombreuses entreprises optent pour un service de paie en ligne afin de rendre ce processus plus simple et plus pratique.

Les services de paie en ligne fonctionnent dans le nuage. Ils ne nécessitent aucun logiciel pour être installés ou maintenus, et les entreprises peuvent gérer et exécuter la paie de n'importe où. Ils peuvent être utilisés pour payer les employés à temps plein et à temps partiel, ainsi que les travailleurs contractuels et pigistes.

Si vous cherchez un service de paie en ligne en 2018, voici tout ce que vous devez savoir sur les services de paie en ligne offre et comment en choisir un. Vous savez déjà ce que vous cherchez? Visitez notre page des meilleurs choix pour voir ceux que nous recommandons.

Que proposent les services de paie en ligne

La paie en ligne inclut généralement une variété de services:

• Traitement de la paie: Les services de paie en ligne calculent automatiquement les employés devraient être payés à chaque période de paie. Les systèmes tiennent compte des écarts de quart, des heures supplémentaires, des congés payés et des taxes, ainsi que de la sécurité sociale et des retenues sur les prestations. Ils effectuent ensuite les paiements aux employés par dépôt direct, cartes de débit prépayées ou par chèque papier.
• Déposer et payer les taxes sur la masse salariale: Ces services peuvent retenir les impôts des employés, produire des rapports trimestriels et payer les retenues d'impôt. agences fédérales. Ils émettent également des formulaires W-2 et 1099 à la fin de l'année
• Rapports sur les nouveaux employés: De nombreux services de paie signalent les nouveaux employés au gouvernement en votre nom.
• Intégrations: Paie en ligne les services peuvent s'intégrer à divers programmes liés à la paie que les entreprises utilisent déjà, tels que les logiciels comptables, les systèmes de gestion des temps de présence et les logiciels de gestion des ressources humaines
• Gestion des congés payés:
• Libre-service pour les employés: Généralement, les employés peuvent accéder au système pour consulter les talons de chèque de paye, les soldes de la prise de force et la taxe de fin d'année.
• Accès mobile: De nombreux systèmes offrent des applications mobiles ou des sites Web mobiles qui permettent aux entreprises de gérer et de gérer leur masse salariale à partir de smartphones ou de tablettes.
• Rapports sur la paie: peut fournir un regard plus profond sur le fonctionnement d'une entreprise.

Le plus grand avantage de services de paie en ligne, c'est que tout le travail - calculs de paie, les paiements de la taxe sur la masse salariale, formulaires d'impôt de fin d'année, etc - est complété pour vous. Avec ces systèmes, la paie peut généralement être exécutée en quelques minutes.

Un inconvénient est que l'utilisation d'un service de paie en ligne est plus onéreuse que la gestion de la paie par vous-même. Vous confiez également votre fournisseur de services de paie pour que tout fonctionne correctement. Si le fournisseur fait une erreur, vous pouvez faire face à une vague d'employés en colère ou à une amende du gouvernement.

Note de la rédaction: Vous cherchez des informations sur les systèmes de paie? Utilisez le questionnaire ci-dessous, et nos partenaires fournisseurs vous contacteront avec les informations dont vous avez besoin:

Combien coûte la paie en ligne?

Le coût des services de paie varie, mais la plupart suivent une structure tarifaire standard: cela est facturé par mois ou par période de paie. Avec les fournisseurs par période de paie, vous êtes facturé chaque fois que vous exécutez la paie, tandis que les fournisseurs par mois autorisent une masse salariale illimitée chaque mois.

Certains fournisseurs offrent plusieurs plans de tarification pour différents niveaux de service. Par exemple, un plan de base peut inclure uniquement le traitement de la paie, tandis que des plans plus avancés et coûteux peuvent également inclure le paiement des taxes et l'impression de formulaires W-2 pour les employés. . La plupart des services facturent également entre 1 $ et 15 $ pour chaque employé rémunéré ou travailleur contractuel par mois ou par période de paie. Certains services ont également des coûts supplémentaires pour utiliser le dépôt direct, pour compléter les services fiscaux de fin d'année et pour mettre en place le système.

Ce qu'il faut rechercher dans un service de paie

Les fournisseurs de services de paie ne proposent pas tous le même niveau de service. Voici certaines choses que les petites entreprises devraient rechercher auprès d'un fournisseur de services de paye, notamment:

Fonctionnalités

Outre le traitement de la paie et le traitement de toutes les obligations fiscales, vous devriez également vérifier si le service offre plusieurs options de rémunération. dépôt, chèque-papier ou carte de débit prépayée. Vous voudrez également voir si le fournisseur offre plusieurs taux de salaire, paiements de saisie-arrêt, gestion des congés payés, administration de l'indemnisation des travailleurs, assurance-chômage et rapports de paie détaillés. Facilité d'utilisation

Le service de paie ne devrait pas être trop complexe à comprendre. Il devrait avoir une interface propre et facile à utiliser qui vous permet d'exécuter votre paie et d'ajouter des employés dans le système en quelques minutes. Coût

Les entreprises veulent trouver un service qu'elles peuvent se permettre. En plus des coûts, vous devez également déterminer si un contrat est requis. De nombreux services fonctionnent sur une base mensuelle sans contrat à long terme, tandis que d'autres exigent des engagements annuels. Réputation.

Trouvez un fournisseur avec un historique établi, vous pouvez donc vous sentir en sécurité en sachant que l'entreprise a Intégrations

Qu'elles soient intégrées ou puissent être créées via une API ouverte , vous voulez un service de paie qui s'intègre aux programmes que vous utilisez Vous utilisez déjà, comme les systèmes de gestion des temps de présence et les logiciels de comptabilité. Assistance.

Recherchez un service de paie qui fournit de l'aide lorsque vous en avez besoin. Vous devriez demander si vous aurez un représentant de support dédié qui sera toujours votre point de contact principal. Les pannes.

Les services de paie en ligne sont basés sur le cloud, ce qui met les entreprises à la merci du prestataire de services de paie. c'est opérationnel. Assurez-vous de demander si le fournisseur a beaucoup de pannes et à quelle fréquence il est en maintenance. Libre-service pour les employés

Votre service de paie doit permettre aux employés de se connecter eux-mêmes pour consulter les talons de paie numériques Certains services de paye offrent une variété de services supplémentaires, comme les avantages sociaux et l'administration des régimes de retraite

Voici d'autres questions à se poser lorsque vous choisissez un service de paye: À quelle fréquence

Est-ce qu'ils ont d'autres clients dans votre secteur?

• Peuvent-ils s'intégrer à vos offres d'avantages sociaux?
• Comment vont-ils gérer votre entreprise à mesure que votre entreprise se développe?
• FAQ sur la paie en ligne
• Si vous n'êtes toujours pas certain qu'un service de paie en ligne vous convient, voici plusieurs questions et réponses qui pourraient vous intéresser. vous aider à prendre une décision.

Q. Les services de paie paient-ils des impôts en votre nom, ou calculent-ils simplement ce que vous devez et vous êtes responsable de remplir les formulaires et d'envoyer le paiement?

A.

La plupart des services de paie peuvent gérer tous les impôts. Les sociétés de paie en ligne retiennent les taxes requises des chèques de paie et les mettent de côté lorsque votre entreprise a besoin de payer ces taxes aux agences locales, étatiques et fédérales. Les services de paie en ligne remplissent également les formulaires nécessaires et soumettent les paiements en votre nom.

De nombreux fournisseurs de services de paie garantissent leurs services fiscaux. Si une erreur est commise, ils la répareront et payeront les amendes ou intérêts encourus. Vérifiez auprès de tout fournisseur que vous envisagez de voir quel type de responsabilité ils sont prêts à accepter en cas d'erreur. Q. Quelle est l'importance pour le fournisseur de services de paie que vous choisissez d'intégrer à d'autres services?

A.

Avoir un service de paie pouvant s'intégrer à d'autres programmes que vous utilisez déjà, comme les logiciels de comptabilité ou de gestion des temps de présence, peut faire gagner beaucoup de temps aux entreprises. Ces intégrations permettent aux programmes de fonctionner de manière transparente. Par exemple, les données comptables peuvent être automatiquement insérées dans votre programme de paie sans avoir à entrer d'informations supplémentaires. Ces types d'intégrations peuvent également aider à réduire les erreurs qui peuvent se produire lorsque des données sont transférées manuellement entre des programmes.

Q. Est-ce important quand vous commencez avec un nouveau service de paie? Est-ce que cela doit arriver au début de l'année, ou pouvez-vous changer de milieu d'année? A.
Les entreprises peuvent changer de fournisseur de paie à tout moment. Cependant, changer à la fin d'un trimestre civil peut faire gagner du temps à votre entreprise.

Si vous pensez qu'un service de paie en ligne vous convient, nous vous encourageons à consulter notre meilleure sélection, qui comprend nos meilleurs choix pour divers types d'employeurs, notre raisonnement pour la sélection de chacun d'eux, et une liste complète de services de paie en ligne réputés. Prêt à choisir un service de paie? Voici une répartition de notre couverture complète:

Les meilleurs services de paie 2018

Guide de l'acheteur du service de paie

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