Surcharge de l'application? Trouver la bonne solution de collaboration pour votre entreprise
Combien d'applications votre entreprise utilise-t-elle? De la gestion de projet à la gestion de la relation client (CRM), du social au partage de fichiers et de l'analyse aux calendriers, dans le monde hyperconnecté d'aujourd'hui, la surcharge des applications est inévitable pour de nombreuses entreprises. Cette surpêche exerce une pression non seulement sur le flux de travail d'une entreprise, mais aussi sur les travailleurs.
La rationalisation est la solution. Grâce aux logiciels de collaboration et aux solutions intranet, les entreprises peuvent accéder à toutes les applications nécessaires en un seul endroit. Cela rend la gestion des charges de travail et la collaboration d'équipe plus faciles et plus efficaces que lors de l'accès à des outils dispersés sur le Web, sur des machines individuelles et sur l'ensemble du réseau de l'entreprise. Dans de nombreux cas, les logiciels de collaboration et les solutions intranet offrent également aux entreprises la flexibilité d'intégrer leurs applications préférées dans l'intranet ou de les utiliser en même temps que les solutions prêtes à l'emploi du fournisseur. [ Économie d'aujourd'hui Collaboration for Growth ]
Pour illustrer les avantages du logiciel de collaboration et de la construction intranet, Dan Latendre, PDG d'Igloo Software, un fournisseur intranet cloud qui vise à lutter contre la surcharge des applications, a donné un exemple. Il a cité comment Igloo est utilisé dans la vie réelle à Children's Hospital Foundation, la branche de collecte de fonds du Children's National Medical Center. "Avant Igloo, leurs méthodes de collaboration étaient email, réunions, et stylo et papier", a déclaré Latendre. «Puisque leur objectif est de doubler la philanthropie de 45 à 90 millions de dollars au cours des cinq prochaines années, ils avaient besoin d'un ensemble d'outils de collaboration qui leur permettraient de faire ce qu'ils font, mais mieux.»
Précédemment , la Fondation a utilisé plusieurs applications pour travailler et faire des reportages, a indiqué M. Latendre. Cela incluait Google Apps, Google Analytics, le constructeur de formulaire en ligne Wufoo, le client tableau de bord Logi Analytics, l'outil de gestion de projet Web TeamGantt et le fournisseur de solutions de gestion d'actifs numériques MerlinOne.
"Igloo a intégré toutes ces applications via Okta et un environnement d'authentification unique ", a déclaré M. Latendre. «Maintenant, tous ces outils disparates sont regroupés en un seul endroit et disposent désormais d'un portail d'informations permettant aux employés d'accéder à toutes ces applications.»
En outre, la mise en œuvre de logiciels de collaboration a permis à la Fondation de reconstruire et d'accéder aux informations. Un emplacement centralisé
"Au lieu de s'appuyer sur un lecteur partagé pour trouver une liste d'employés ou une liste de procédures, ils peuvent agréger toutes ces informations en un seul endroit avec des wikis", a déclaré M. Latendre. "Pour certains types d'informations, ils utilisent les capacités natives de partage de documents d'Igloo, mais le cas échéant, ils intègrent également des documents Google lorsqu'ils le partagent en dehors de Igloo ou lorsqu'ils nécessitent une collaboration en temps réel."
Latendre a dit
Comme la Children's Hospital Foundation, de nombreuses petites entreprises peuvent bénéficier de solutions de collaboration et d'intranet, en utilisant ces outils pour faciliter le flux de travail. plus efficace. Le défi, cependant, consiste à trouver les bonnes solutions pour votre entreprise et à les exécuter avec un minimum de perturbations.
Latendre a fourni les conseils suivants pour choisir et mettre en œuvre avec succès des logiciels de collaboration pour votre entreprise.
1. Déterminez les applications dont vos équipes ont réellement besoin et comment elles vont les utiliser.
Avant d'évaluer les fournisseurs, il est important de comprendre le problème métier que vous tentez de résoudre et pourquoi vous souhaitez le résoudre. En fonction des besoins d'une équipe, d'un service ou d'une organisation, les types d'outils appropriés varient. Peut-être qu'un département des ventes dispersé à l'échelle mondiale veut améliorer la transparence et l'ouverture dans un environnement où il peut partager des informations et poser des questions - une application de micro-blogging pourrait faciliter la communication ici. Ou peut-être une équipe de marketing veut la même chose pour leur département, mais ils veulent aussi avoir une visibilité sur les conférences qui sont prévues pour l'année - une application de microblogging et une application de calendrier serait formidable pour leur collaboration.
Mais avec tant d'applications de collaboration d'entreprise disponibles à la carte, les organisations ont du mal à déployer des données. Leurs informations sont stockées dans diverses zones où les données et les conversations ne sont pas unifiées. Les organisations doivent se connecter à une certaine application pour trouver un document et dans une autre application pour trouver les commentaires de leurs collègues. Ensuite, ils doivent également rechercher les modifications suggérées pour une présentation dans leur boîte de réception. Selon Spiceworks, un réseau pour les professionnels de l'informatique, la moyenne des petites et moyennes entreprises est susceptible d'utiliser plus de quatre services hébergés - ce que les TI connaissent, bien sûr. Si vous regardez le cabinet de recherche et de conseil Forrester, ce nombre grimpe à 9,3.
Igloo propose une série d'applications Web pour la collaboration sociale, telles que les blogs, calendriers, partage de fichiers, forums, microblogs et wikis. Les applications modulaires d'Igloo sont conçues pour s'attaquer aux problèmes spécifiques pour lesquels les utilisateurs professionnels se tournent vers les services grand public. En fonction des besoins de communication et de collaboration d'une organisation, les applications offrent aux utilisateurs la possibilité d'utiliser individuellement les applications spécifiques qu'ils souhaitent ou de les intégrer dans une solution intranet sociale cohérente. Il aide les utilisateurs à créer un environnement de travail virtuel pour fournir une source unique d'informations, tout en connectant le personnel distant et distribué.
2. La mise en œuvre est un processus étape par étape.
Selon Gartner, 80% des efforts des entreprises sociales ne parviendront pas à réaliser les bénéfices escomptés jusqu'en 2015. Ainsi, avant même de mettre en place des outils de collaboration, il est impératif de prendre les mesures appropriées. que vous compreniez parfaitement les besoins de l'entreprise et les exigences de mise en œuvre - et que la solution soit adoptée et utilisée avec succès par les employés à long terme.
Lors de la mise en œuvre des outils de collaboration, l'adoption des employés est essentielle. Il est important d'identifier comment les technologies sociales amélioreront les flux de travail du personnel. Par exemple, au lieu d'envoyer une présentation par courrier électronique, puis d'oublier la bonne personne à CC, les utilisateurs peuvent télécharger des présentations vers des départements ou des zones d'équipe spécifiques. À partir d'ici, les employés peuvent commenter sous la présentation avec les modifications suggérées. Leur flux de travail dans son ensemble est rationalisé, mais unifié.
Une fois les outils déployés, il est tout aussi important de poursuivre le niveau de support et d'en prendre possession. L'attribution d'un gestionnaire de communauté qui défendra et développera l'intranet et ses outils après son déploiement garantira que la dynamique continue. Avec cette personne en charge de la création de rapports et de la surveillance, ainsi que de prendre des mesures pour améliorer l'intranet, vous aurez une base d'utilisateurs plus engagée et active.
Publié à
MobbyBusiness .
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