Astuces de planification des catastrophes pour les petites entreprises

. Beaucoup d'argent et de main d'œuvre pour ramener une entreprise en ligne suite à une catastrophe naturelle massive - comme Sandy, Harvey ou Irma - mais il peut être tout aussi difficile de rouvrir après un incident localisé comme un incendie ou une inondation. Quand il s'agit de préparer votre entreprise à survivre à une catastrophe, vous devriez probablement garder à l'esprit ce vieil adage sportif: La meilleure défense est une bonne attaque.

Mettre votre maison en ordre prend du temps, mais plus tôt vous commencez, plus votre entreprise sera préparée si une catastrophe survient. Puisque de nombreuses entreprises ne savent pas par où commencer, nous avons demandé à quelques experts de l'industrie d'organiser cinq des meilleurs conseils de planification d'urgence pour les petites entreprises.

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Prévoyez de communiquer

Selon Christopher Berry, directeur de la gestion des risques de sécurité de Kroll, la planification de la façon dont une entreprise communiquera avec les parties prenantes, les clients et les fournisseurs pendant et après une catastrophe est un must.

Berry dit que les entreprises doivent «s'assurer que les coordonnées de tous les employés à ce jour et incluant de manière appropriée la maison, les numéros de téléphone mobile et les adresses e-mail. " Passez en revue cette liste chaque année. Étant donné que les fichiers électroniques peuvent ne pas être accessibles en cas de coupure de courant ou d'interruption du service Internet, il serait judicieux de conserver une copie papier de la liste appropriée hors site dans un coffre-fort.

Étendre cette liste en ajoutant les noms et les coordonnées de vos fournisseurs de services d'urgence que votre entreprise peut avoir besoin d'atteindre après une catastrophe. Le temps de déterminer quelle compagnie gazière dessert votre immeuble ou qui est votre représentant d'assurance local devrait être avant que vous traitiez un problème, pas après.

Berry recommande également «d'établir un processus pour garder les employés, les clients et les vendeurs informés en ce qui concerne les opérations commerciales en cas d'urgence, en publiant des mises à jour sur la page Facebook de l'entreprise ou en utilisant le site Web de l'entreprise. Informez à l'avance les méthodes que votre entreprise utilisera pour fournir des mises à jour

Déterminez un plan de sauvegarde et d'accès

La création d'un processus de protection des enregistrements et des données est également une étape importante. Chloe Demrovsky, présidente et PDG de Disaster Recovery Institute International, conseille aux petites entreprises de «faire des copies de documents vitaux et de leurs documents les plus importants et de les stocker électroniquement, en toute sécurité ... dans un stockage cloud abordable.»

planifier des tests de vos données de sauvegarde pour vos employés afin de s'assurer que les fichiers sont complets et faciles d'accès. Vous n'aimeriez pas savoir, après le crash, qu'un fichier important n'a pas été téléchargé correctement ou qu'un ancien ordinateur à la maison est trop obsolète pour accéder à distance à une application clé.

Andy Abramson, PDG de l'agence de marketing Comunicano, recommande également aux petites entreprises d'envisager de faire la transition vers des services en nuage pour les opérations quotidiennes avant que la catastrophe ne se produise. "Heureusement, parce que nous sommes tous en nuage, tout le temps [en utilisant Google G Suite] ... toutes mes données sont là."

Lorsque le matériel d'Abramson a échoué, il a redémarré quelques minutes après avoir accédé à ses comptes de cloud sur un nouvel ordinateur portable. un plan financier et d'assurance

Il peut être difficile d'imaginer, mais plus de 40% des entreprises ne rouvrent pas après une catastrophe, selon l'Agence fédérale de gestion des urgences. Cela s'explique en partie par le fait que de nombreuses petites entreprises ne disposent pas d'un régime d'assurance adéquat ou d'un système leur permettant de garder des liquidités dans leur entreprise en cas d'urgence.

Andy Wood, directeur administratif de l'agence d'assurance des petites entreprises Insureon, recommande d'opter pour une assurance contre les pertes d'exploitation en plus de la simple assurance responsabilité civile générale. Ne pas avoir une «politique d'interruption des affaires» signifie que les dépenses nécessaires au redémarrage d'une entreprise en cas d'ouragan [ou d'autre incident d'interruption d'activité] ne sont pas couvertes. Si vous l'avez, cette couverture peut vous aider à remplacer les revenus perdus pendant que vous travaillez pour obtenir la réouverture de vos portes.

Même si vous avez l'assurance appropriée, cela peut prendre quelques semaines à quelques mois pour fournir toute la documentation requise. réclamation suite à une catastrophe. Vous aurez envie d'être prêt à maintenir votre entreprise à flot pendant ce temps.

Après qu'un locataire imprudent ait quitté le robinet pendant la nuit, l'eau a coulé et a inondé le stock entier du directeur d'Hollywood Mirrors Adam Watson. "La seule raison pour laquelle nous avons survécu est parce que j'aime garder trois mois de coûts de fonctionnement à la banque comme filet de sécurité", a déclaré M. Watson. Il a fallu quatre mois pour obtenir le remboursement de l'assurance, l'eau nettoyée et de nouveaux stocks en stock.

"Il est impératif que vous ayez des fonds de réserve pour des catastrophes inattendues comme celle-ci", a déclaré M. Watson. «Si vous manquez d'argent, vous serez en faillite, c'est aussi simple et facile que cela, et cela peut arriver à n'importe qui.»

Préparation aux besoins des employés

Vos employés sont le cœur de votre entreprise alors n'oubliez pas d'inclure leurs besoins dans vos plans de préparation aux catastrophes. Peter Yang, co-fondateur de ResumeGo, recommande d'inclure «suffisamment de temps pour vos employés à évacuer la région avec leur famille» dans vos plans. C'est ce qu'il a fait avant le récent ouragan Harvey qui a frappé l'un de ses bureaux à Houston. Il a également préparé ses employés dans une autre région afin qu'ils puissent prendre le relais pendant la période de transition.

Si votre équipe travaille à distance ou se déplace pour affaires, il est impératif d'avoir un système en place lors d'un incident localisé ou un désastre. Erik Endress, PDG de Share911, connaît l'impact que la communication en temps réel peut avoir sur une entreprise lors d'un incendie, d'une inondation ou d'un ouragan. Le logiciel Endress permet aux employeurs de savoir quels employés sont en sécurité et lesquels peuvent avoir besoin d'assistance lors de catastrophes. Cet accès aide les employeurs à obtenir l'aide dont ils ont besoin et à les faire travailler plus vite une fois le danger passé.

Pratiquez le plan

Matthew Hilton, responsable du marketing produit de Switchvox chez Digium, vous recommande entraînez votre personnel au point où le plan peut être fait facilement.Exercer, pratiquer et ensuite pratiquer à nouveau afin qu'il n'y ait pas de surprises quand un événement réel se produit. " Une étape du plan qui semble simple - comme la publication des mises à jour de la société auprès des clients sur Facebook - peut nécessiter plus de réflexion qu'il n'y paraît.

Par exemple, qui publie les mises à jour? Combien de fois les mises à jour sont-elles affichées en un jour? Que se passe-t-il s'il n'y a pas de mise à jour pendant une période donnée - est-ce une mise à jour? En extrayant les détails du plan et en pratiquant les divers scénarios, vous réduirez les risques de confusion et le temps que votre entreprise sera hors ligne.

Avec de la chance, vous n'aurez jamais besoin d'utiliser votre plan d'urgence, mais cela ne signifie pas les employés ne devraient pas être prêts à l'utiliser à la dernière minute.

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