Les règles de conduite pour votre prochaine réunion client

Alors que le bureau américain moyen est devenu un peu plus décontracté, l'étiquette des affaires ne devrait pas passer par la fenêtre lorsque vous rencontrez des vendeurs ou des clients potentiels. Si vous voulez être pris au sérieux, vous devez traiter vos contacts d'affaires avec respect et professionnalisme - et cela signifie suivre certains protocoles lors des réunions d'affaires et des repas.

Voici quelques conseils clés à suivre dans diverses situations professionnelles.

Dans la salle de conférence

Visiter un vendeur ou un client potentiel au bureau? Certains de ces conseils peuvent sembler du bon sens, mais les suivre fera toujours bonne impression.

Arrivez à l'heure, bien habillé et organisé. Peu de choses vous feront paraître plus professionnel que de vous présenter tardivement à une réunion à la recherche bâclée et non préparée. Il est important d'être à l'heure - ou mieux encore, un peu tôt - et de s'assurer que vous avez prêté attention à votre tenue, votre propreté et votre hygiène personnelle, a déclaré Sherry Fox, cofondatrice, chef du développement des affaires et présidente du conseil d'administration. LumiWave, un fournisseur de traitements de luminothérapie infrarouge.

Fox a également conseillé d'organiser tous les documents physiques à l'avance afin que vous sachiez où sont tous vos documents de présentation quand vous en avez besoin.

"Assurez-vous de prendre tous les documents nécessaires cartes de visite avec vous ", at-elle dit. "Les documents doivent être bien organisés, donc quand vous avez besoin d'utiliser quelques pages, vous ne perdez pas un temps précieux à chercher un bon rapport ou une présentation."

Saluez tout le monde correctement . Selon John Covilli, vice-président principal du franchisage chez Dale Carnegie Training, «toutes les bonnes relations interpersonnelles découlent de solides compétences interpersonnelles.

« Lorsque vous rencontrez de nouveaux clients ou collègues professionnels, les mêmes règles s'appliquent: une poignée de main ferme, un bon contact visuel , l'engagement authentique, le respect - principalement juste des sortes de choses de bon sens ", at-il dit. "Les gens veulent savoir que quand ils vous parlent, vous avez un véritable intérêt pour ce qu'ils disent, et ... ce genre de considération peut aller très loin."

Pour les réunions d'affaires mondiales, il peut être un peu plus difficile, car les pratiques d'étiquette peuvent être différentes dans le pays que vous visitez. Dans ce cas, assurez-vous de connaître l'étiquette appropriée pour la culture de votre client, de sorte que vous n'offensez involontairement personne, a dit Fox.

Écoutez et posez des questions (réfléchies) Jon Weston, président et chef de la direction de LumiWave, a noté que la plupart des gens ont tendance à se lancer dans leurs propres agendas lors de réunions avec des clients potentiels. Au lieu de cela, vous devriez écouter les clients et poser des questions réfléchies et intelligentes basées sur ce qu'ils ont dit.

«En posant des questions, vous identifiez rapidement ce qui est important pour le prospect», a déclaré Weston. "Alors vous pouvez vous demander comment les aider là où ils sont.Les gens veulent être entendus."

Dans un restaurant

Que ce soit un déjeuner ou un dîner formel, ou une réunion plus décontractée dans un café ou un bar, certains Si vous avez planifié la réunion, vous devriez prendre l'onglet et, le cas échéant, laisser votre invité choisir le vin pour la table, a déclaré Courtney Spritzer, co-fondateur et co-chef de la direction. de Socialfly agence de médias sociaux. Fox a ajouté que vous devriez être poli avec n'importe quel serveur ou serveur avec lequel vous interagissez.

Voici quelques points supplémentaires à garder à l'esprit lorsque vous mangez ou buvez avec un contact d'affaires:

Choisissez soigneusement l'emplacement. vous êtes celui qui choisit le lieu de rencontre, votre décision peut dire à vos invités qui vous êtes et comment vous faites des affaires. Vous voulez trouver le juste équilibre entre prix, qualité et atmosphère, a déclaré Fox.

"Choisissez un restaurant réputé pour son excellent service et sa nourriture", a-t-elle déclaré. "Pas bon marché mais pas extravagant - un restaurant où il y a suffisamment d'intimité et d'espace tranquille pour avoir une conversation d'affaires." Fox vous a également conseillé de vous renseigner sur les préférences alimentaires ou les allergies de vos invités, vous pouvez donc en tenir compte lors du choix d'un lieu.

Rappelez-vous les principes de base de l'étiquette

«Attendez que l'autre commence à manger »dit Weston.

Fox accepta, ajoutant que tu devrais utiliser les ustensiles appropriés si tu as un repas assis. suggère de toujours éviter de manger quelque chose de salissant ", a déclaré Spritzer.

Gardez la conversation polie et professionnelle

Conversations au cours d'un repas peut être un peu plus décontracté, a déclaré Covilli, alors assurez-vous de garder le dialogue et éviter les sujets controversés ou inappropriés.

"Avoir quelques sujets non commerciaux pour indiquer l'intérêt pour l'autre personne, [mais] ... ne pas faire de remarques grossières ou discriminatoires sur d'autres clients, etc.", a ajouté Fox. «Restez à l'écart des remarques sarcastiques et des blagues hors couleurs.» Communiquer avec les contacts d'affaires

Lorsque la réunion est terminée, il est important d'examiner par la suite les principaux points discutés.

suivez toujours les prochaines étapes juste après la réunion pour montrer que nous sommes sérieux au sujet d'aller de l'avant et de faire avancer les choses », a déclaré Spritzer. "Cela montre aussi que vous respectez votre parole et que vous êtes digne de confiance."

Lorsque vous enverrez ce suivi, assurez-vous de savoir quand et comment vous communiquez avec vos collègues et prospects. Eric Hanson, vice-président du marketing produit chez Fuze, une plate-forme de communication d'entreprise, a déclaré que même si la technologie vous permet d'envoyer des SMS et des courriels à toute heure, votre dévouement 24 heures sur 24 peut vous amener à être joignable 24

«Une étude menée par Fuze a révélé que 87% des employés pensent qu'il est acceptable d'appeler ou d'envoyer des SMS à d'autres personnes concernant des questions liées au travail en dehors des heures normales de bureau». Hanson a déclaré Mobby Business. «Prenez le temps de ... comprendre les préférences de communication de [vos contacts], vos habitudes de travail et vos limites afin que vous puissiez être plus attentif au moment et à la manière dont vous choisissez de communiquer avec les autres. »

Règles d'étiquette générales

Indépendamment de la situation ou du lieu, nos sources ont conseillé de suivre ces normes d'étiquette lors de toute réunion d'affaires:

Confirmer les rendez-vous programmés à l'avance

Rappelez-vous (et utilisez) les noms de vos invités.

• Respectez le temps de vos invités et respectez un horaire ou un agenda.
• Conservez votre smartphone et votre tablette sous silence et hors de vue; Utilisez le stylo et le papier si vous avez besoin de prendre des notes.
• Remerciez tout le monde pour son temps et son suivi.
• "L'étiquette est vraiment une question de bien-être et d'aisance sociale". "Pratiquez une bonne étiquette dans toutes vos interactions professionnelles et personnelles, et elles deviendront de bonnes habitudes avec le temps."

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