Meilleures pratiques de facturation pour les petites entreprises B2B

La facturation est l'une des activités les plus importantes pour les entreprises B2B. Vous ne pouvez pas être payé si vous n'envoyez pas à vos clients une facture récapitulant les services rendus et ce qu'ils vous doivent.
Bien qu'il existe de nombreuses façons d'envoyer une facture - par courrier postal, courrier électronique ou par un tiers portail en ligne - vous devez trouver les méthodes de facturation et les pratiques qui fonctionnent le mieux pour vos clients et vos opérations commerciales.

Automatisez et numérisez autant que possible

Raj Narayanaswamy, co-fondateur et co-PDG de la solution de suivi du temps des employés Replicon a noté que vous devriez automatiser la facturation

"La facturation la plus rapide et la plus simple est faite en ligne", a déclaré Narayanaswamy. «Investissez dans un moteur de génération de factures / facturation pour automatiser le processus et supprimer les erreurs humaines.La facturation manuelle basée sur le suivi et l'assemblage des feuilles de calcul papier, la saisie des informations dans Excel et la vérification manuelle de l'exactitude gaspille du temps précieux. laisse également la place aux erreurs et aux retards. Automatiser la facturation, c'est se débarrasser de la grande majorité des risques d'erreurs et économiser de l'argent en éliminant les coûts administratifs supplémentaires.

Note de l'éditeur:

Vous cherchez des informations sur les logiciels de comptabilité pour votre entreprise? Utilisez le questionnaire ci-dessous, et nos partenaires fournisseurs vous contacteront pour vous fournir les informations et devis dont vous avez besoin Mitch Rose, SVP et directeur général de la société de solutions de paiement Billtrust, ajoute que l'intégration de méthodes électroniques permet d'automatiser

«Passer à la numérisation permet aux clients de payer à tout moment et en tout lieu - ce qui encourage des paiements plus rapides et augmente l'efficacité pour vos clients et votre A / R », a déclaré Rose à Mobby Business.

Il a ajouté que la numérisation des paiements et la facturation permettaient d'économiser sur les coûts. La livraison de papier coûte le double de la livraison électronique et ralentit l'ensemble du processus. Le déplacement de ces processus en ligne permet d'économiser les coûts d'affranchissement, de papier et d'impression, sans parler du temps.

Restez organisé

Il est important de trouver une solution comptable qui vous donne la possibilité de rester organisé.

"Sans accès à une vue centralisée des factures et des factures, les entreprises n'ont pas la possibilité de déterminer rapidement le délai moyen de paiement, le montant restant dû, le nombre de factures et de suivis envoyés, »Narayanaswamy a déclaré à Mobby Business

Assurez-vous que vous êtes conforme PCI

Si vous acceptez les paiements électroniques de vos clients, il est essentiel de vous assurer que votre processeur de paiement est conforme Normes de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI). Ces normes reconnues mondialement ont été créées pour protéger les consommateurs et sécuriser leurs données de paiement. Rose a souligné que le respect de ces normes est obligatoire pour toute entreprise acceptant les paiements par carte de crédit.

"Non seulement la conformité PCI est-elle cruciale pour des raisons juridiques, elle engendre également la confiance de vos clients". "Les entreprises qui ont été violées voient une perte de clients, des réputations endommagées et des baisses de prix - sans parler des coûts exorbitants pour remédier à la violation et ensuite gérer les réclamations post fraude et la perte de revenus du client."

Rose a ajouté qu'être conforme est plus important que les entreprises font face à l'utilisation croissante des cartes de crédit en B2B. La plupart des entreprises se tournent vers des tiers qui fournissent les portails de paiement et les processus qui leur permettent d'accepter les paiements électroniques et d'être conformes PCI.

Communiquer

Une communication claire pendant chaque phase d'un projet maintient les clients et les entreprises sur la même page en termes d'attentes de paiement

"Comprendre le niveau de détail des factures dont un client a besoin depuis le début, créer des plans proactifs en cas de Le fait de garder les clients à jour à chaque étape du processus peut vous faire économiser beaucoup de temps et d'efforts pendant le processus de facturation proprement dit », a déclaré Narayanaswamy.

Pour en savoir plus sur la solution de traitement des paiements Le guide du jour.

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