Comptes créditeurs et votre entreprise: Ce que vous devez savoir

Les comptes fournisseurs sont les factures et autres dettes que l'entreprise doit payer. En fait, la seule chose qu'une entreprise paie qui n'est pas considérée comme des comptes créditeurs est la paie.

"L'exactitude et l'exhaustivité des états financiers d'une entreprise dépendent du processus des comptes fournisseurs", a déclaré Harold Averkamp, ​​fondateur et auteur du site de conseil en comptabilité. Entraîneur. L'efficience et l'efficacité du processus des comptes créditeurs auront également une incidence sur la situation de trésorerie, la cote de crédit et la relation avec ses fournisseurs.

La mise en place d'un système de comptes créditeurs fiables produira des informations financières exactes. long terme. Voici ce que vous devez savoir pour vous acquitter de vos dettes commerciales.

Suivi des comptes créditeurs

Les comptes créditeurs, parfois abrégés en A / P, sont suivis mensuellement pour de nombreuses petites entreprises, mais au fur et à mesure que l'entreprise se développe, pour en faire une tâche hebdomadaire pour profiter des remises de paiement anticipé et résoudre tous les crédits dus aux retours d'inventaire. Il est utile de conserver un registre des comptes fournisseurs en cas de litiges de paiement, de rappeler à l'entreprise les factures en cours ou en cours ou de prouver les dépenses au moment des impôts. Ces enregistrements peuvent être conservés manuellement ou avec un logiciel de comptabilité.

Travailler avec les comptes fournisseurs nécessite une grande attention aux détails. Chaque facture doit être vérifiée pour l'exactitude, la date de facturation et la date de paiement, puis correctement saisie dans le grand livre général ou le logiciel de comptabilité. Sur la base de nos recherches, voici quelques conseils généraux pour configurer vos comptes fournisseurs et faciliter le bon déroulement du processus:

Travaillez à partir de la facture originale autant que possible . Certaines factures sont envoyées électroniquement - imprimez une seule fois et enregistrez l'e-mail pour éviter toute confusion.

Utilisez le même système à chaque fois. Chaque fournisseur a son propre système de facturation mais l'attribution du numéro de facture doit être cohérent. Déterminez la méthode, par exemple en utilisant des zéros non significatifs, et respectez-la

Saisissez chaque facture individuellement Cela inclut plusieurs factures mensuelles provenant du même fournisseur. En cas de litige, vous voudrez pouvoir le retrouver facilement dans votre système

Obtenez l'approbation de la facture de la personne appropriée avant de l'entrer. La personne qui approuve la facture doit être différente de celle y entrer. Si vous êtes propriétaire unique et que vous faites vos propres travaux, cela n'est peut-être pas possible, mais vous disposez tout de même d'un processus clair d'approbation et d'inscription. Gardez des dossiers solides pour soutenir chacun.

Cherchez des escomptes de paiement anticipé pour économiser de l'argent Cela peut s'additionner d'ici la fin de l'année. Certains fournisseurs offrent un petit pourcentage sur la facture si vous payez dans un délai donné à compter de la date de la facture, par exemple dans les dix jours. Si vous travaillez uniquement avec des comptes créditeurs une fois par mois, envisagez un système dans lequel vous identifiez les opportunités d'escompte de paiement anticipé lorsque la facture est reçue et payez-les séparément de la pile mensuelle.

Les flux de trésorerie sont importants pour une petite entreprise. Un système solide de suivi et de paiement des comptes fournisseurs vous donne une image claire de vos dépenses par rapport à vos revenus, permettant de meilleures décisions commerciales.

Ressources supplémentaires

Vous trouverez plus d'informations sur les comptes fournisseurs:

• «Notions de base de comptabilité, partie I» (Small Business Administration)
• «10 meilleures pratiques comptables» (Proformative)
• «5 conseils pour gérer avec succès les comptes fournisseurs» (MasterCardBiz.com)
• «10 conseils pour Atteindre une plus grande productivité et un meilleur moral en AP »(Le réseau des comptes payables)

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