Choisir un service de vidéoconférence: Guide de l'acheteur


Choisir un service de vidéoconférence: Guide de l'acheteur

La vidéoconférence est devenue un outil indispensable pour les entreprises, en connectant les employés distants et les partenaires d'une manière que les appels téléphoniques et les e-mails ne peuvent pas faire. La subtilité de la communication non verbale et le ton de la voix des participants améliorent la clarté et la signification de la conversation. En affaires, cela peut faire la différence entre un marché fait et une opportunité manquée.

Choisir le bon service de vidéoconférence pour votre entreprise est important. Combien de participants seront régulièrement assis sur vos appels? Avez-vous besoin d'intégrer d'autres applications, telles que Google Docs, pour les partager avec d'autres utilisateurs? À quelle fréquence avez-vous l'intention d'utiliser des vidéoconférences? Vous devez tenir compte de tous ces facteurs avant de prendre une décision. L'achat de tous les gadgets peut s'avérer être une perte d'argent, mais le fait de suivre un service gratuit peut ne pas fournir toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Pour vous aider à affiner vos choix, Mobby Business a compilé Guide de sélection d'un service de vidéoconférence adapté à vos besoins

Vous êtes déjà prêt à choisir un service de vidéoconférence? Voici une répartition de notre couverture complète:

  • Meilleurs services de vidéoconférence 2018
  • Meilleur service de vidéoconférence pour les entreprises
  • Meilleur service de vidéoconférence bon marché
  • Meilleur service de vidéoconférence pour plusieurs participants
  • Meilleur nuage - Outils de collaboration vidéo et de conférence téléphonique

Comme pour tout autre achat, il est important de savoir ce dont vous avez besoin pour sortir de votre service de vidéoconférence avant de choisir celui qui convient le mieux. toi. Les différentes entreprises ont des besoins différents; par exemple, une grande entreprise peut avoir besoin de mettre en boucle des dizaines de participants à la fois, alors qu'une petite entreprise peut seulement avoir besoin de conférences individuelles. Voici ce que vous devez garder à l'esprit en plus de votre budget.

  • Nombre de participants: Réfléchissez au nombre de participants susceptibles d'assister régulièrement à ces conférences. Certains services vous permettent de connecter gratuitement une poignée de participants, donc si vous n'avez pas besoin de connecter beaucoup de gens, vous n'aurez peut-être pas besoin de payer beaucoup, voire rien. D'autres services se spécialisent dans la connexion d'un grand nombre d'utilisateurs; certains permettent même à des utilisateurs illimités de rejoindre la conférence. La gamme est large, donc savoir ce dont vous avez besoin avant de commencer à chercher peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous aider à déterminer combien d'argent vous devriez dépenser.
  • Facilité d'utilisation: Peu importe le nombre de participants vous hébergez s'ils ne peuvent pas comprendre comment utiliser le logiciel. Assurez-vous de sélectionner un service de visioconférence intuitif et facile à naviguer. Sinon, vous pouvez commencer des présentations sans regarder les participants essentiels, ou manquer une opportunité de se connecter tout à fait. Ne laissez pas une interface utilisateur hostile être la seule chose qui retient votre entreprise.
  • Types de réunions: Certains des services haut de gamme vous permettent de lancer différentes salles en fonction du type de réunion. Aimez-vous héberger des questions-réponses sur un forum ouvert où tout le monde peut donner son avis? Est-ce que vous donnez une présentation ou une conférence et préférez que les autres participants soient en sourdine? Sachez quels types de réunions vous hébergez habituellement ou, si vous organisez diverses réunions, recherchez un service pouvant répondre à tous vos besoins.
  • Expérience mobile: L'objectif de la vidéoconférence est de pouvoir se connecter aux gens à distance, et parfois, cela signifie se connecter à partir d'un appareil mobile. Tout comme avec l'interface utilisateur en général, vous voudrez essayer un service de vidéoconférence sur vos appareils mobiles à la fois tablettes et smartphones - pour vous assurer que les participants qui se connectent via le mobile auront une expérience aussi positive que ceux qui se connectent via les ordinateurs de bureau.
  • Enregistrement vidéo / audio: Parfois, il est utile de sauvegarder les points saillants d'une réunion pour plus tard. S'assurer que votre service de vidéoconférence dispose de capacités d'enregistrement vidéo et audio est essentiel si vous souhaitez revenir en arrière et rejouer des réunions ou des conférences. Si vos participants ne prennent pas bien leurs notes, peut-être qu'une archive en ligne des réunions passées leur ferait du bien.
  • Partage d'écran: Vous pouvez améliorer considérablement les réunions et les présentations en les rendant plus interactives, et le partage d'écran est un élément central de la participation des participants. Si vous devez expliquer les détails d'une présentation ou montrer à un employé distant comment accéder à certains documents, le partage d'écran peut vous aider à le faire plus rapidement.
  • Intégration d'application: De nombreuses plateformes de vidéoconférence permettent l'intégration de tiers -party applications, telles que Microsoft PowerPoint. Le partage de logiciels que vous possédez déjà dans un système de visioconférence peut vous aider à importer des présentations et des documents. De plus, de nombreux services ont des capacités de prise de notes, et certains permettent aux participants de participer à l'action avec leurs propres notes. Pensez aux applications dont vous avez besoin pour travailler dans votre système de conférence et déterminez l'influence que les participants doivent avoir sur une réunion
  • Assistance clientèle: Enfin, la qualité du service client d'une entreprise est loin d'être négligeable. Cela vaut probablement la peine de téléphoner à la ligne de service à la clientèle avant de décider d'établir un partenariat avec une entreprise afin de vous faire une idée de la façon dont elle va vous traiter. Quand quelque chose tourne mal, vous aurez besoin d'une ligne de support technique qui répond rapidement et avec précision, et vous traite avec le sérieux et le respect que votre entreprise mérite.

Une fois que vous avez déterminé vos besoins, il est utile de parcourir les essais gratuits disponibles. jouer avec les systèmes. De nombreux services de vidéoconférence offrent des essais gratuits qui durent d'une semaine à un mois; certains offrent même des essais gratuits jusqu'à ce qu'une certaine quantité de données soit utilisée. Il n'y a pas besoin d'aller en aveugle lorsque les entreprises offrent autant de tests. Profitez des essais gratuits et assurez-vous qu'un service répond vraiment à vos besoins et répond à vos priorités de manière satisfaisante avant de l'acheter.

Avant d'aller de l'avant dans la recherche du bon service de vidéoconférence, voici quelques conseils d'experts de l'industrie sur ce qu'il faut garder à l'esprit et quelles questions poser. Ces conseils vous aideront à éviter certains des pièges les plus courants rencontrés par les entreprises en matière de visioconférence.

Vérifiez la compatibilité avec d'autres services
"Si vous utilisez plusieurs outils, assurez-vous qu'ils interagissent. Il y a beaucoup de choses exclusives, n'achetez pas de services ou de produits qui vous limitent, parce que c'est particulièrement un problème quand quelqu'un en dehors de votre organisation utilise un service différent. " - Michael Helmbrecht, chef des produits et des opérations chez Lifesize

Évaluer le niveau de support.

«Lorsque vous envisagez des fournisseurs de logiciels de conférence, assurez-vous qu'ils offrent le niveau de service client Que se passe-t-il si vous avez un problème? Une personne est-elle disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 pour vous aider à résoudre les problèmes? Une formation est-elle dispensée avant votre première réunion Web? - Dennis Collins, directeur principal du marketing chez West Unified Communication Services

La vidéoconférence a élargi les communications humaines comme le téléphone l'a fait plus d'un siècle et demi . De la même manière, les technologies émergentes promettent déjà d'améliorer et de révolutionner la vidéoconférence telle que nous la concevons. En particulier, incorporer la réalité augmentée (AR) ou la réalité virtuelle (VR) dans la vidéoconférence peut rendre l'expérience plus immersive et percutante.

"Je pense que l'AR et la RV sont très prometteuses", a déclaré Helmbrecht. "Aujourd'hui, ils sont dans des applications très spécifiques, mais je pense que la technologie, en particulier du côté portable, va se développer.Le prochain passage à AR et VR est juste un contenu beaucoup plus riche ... et plus interactif tout en ayant une immersion immersive expérience vidéo captivante. "

Imaginez-vous dans un espace virtuel avec vos associés d'affaires, discutant des opérations parmi une mer des diagrammes interactifs, des schémas et des prototypes. AR et VR ouvrent le monde de la vidéoconférence à la possibilité de collaborer sur de vastes distances géographiques comme si les participants étaient physiquement dans la même pièce. Cet avenir approche rapidement à mesure que la technologie se développe; la vidéoconférence ne fera que devenir partie intégrante des affaires à l'ère du numérique.

Des entrevues à la source ont été réalisées pour une version antérieure de cet article.


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