4 Erreurs d'une réunion d'affaires à éviter


4 Erreurs d'une réunion d'affaires à éviter

Les réunions d'affaires sont réputées depuis longtemps pour leur caractère peu engageant, ennuyeux et une perte de temps. Des photos de divertissements et de stocks caractérisent des réunions avec des scènes d'employés ennuyés regardant la pendule, roulant des yeux et s'endormant pendant que le présentateur semble interminablement.

Bien que les représentations à la télé et les photos semblent exagérées, elles sont vraies. Selon un récent sondage de l'entreprise intranet d'entreprise Igloo Software, près de la moitié des employés trouvent que les réunions sont improductives. Plus précisément, les employés sont agacés par des réunions inutiles (76%), des réunions hors sujet (59%) et des personnes se répétant (58%).

«Lorsque les gens sentent qu'une réunion manque de productivité, ils sont », a déclaré Amanda Milligan, porte-parole d'Igloo Software et chef de projet de l'enquête.

Il est important que les gestionnaires évaluent la façon dont ils organisent les réunions. - et à quelle fréquence - pour voir si c'est le meilleur pour leurs équipes, a déclaré Milligan. Si vos employés ne semblent rien retirer des réunions de l'entreprise, vous voudrez peut-être évaluer si vous faites ces erreurs. [Voir l'article: Vous voulez une meilleure réunion d'affaires? Soyez mieux préparé ]

Les réunions sans objectif distinct sont classées comme «inutiles» et «inutiles» par les employés.

«Les réunions doivent avoir un objectif clair, au-delà d'un rapport de situation l'un des nombreux outils de gestion de projets en ligne disponibles sur le marché », a déclaré Stephen Sheinbaum, fondateur de Bizfi, une société de technologie financière et un fournisseur de financement alternatif. «Préparez un agenda de réunion et envoyez-le à tous les participants à l'avance [donc] ils savent ce que l'on attend d'eux lors de la réunion.»

Tim Eisenhauer, président du fournisseur d'intranet Axero Solutions, a convenu que grande erreur, car cela conduit souvent à de longues réunions hors-sujet.

"Restez à court", a déclaré Eisenhauer. "Avoir défini les heures de début et de fin, et le plus important, avoir quelqu'un pour diriger la réunion et le garder sur la bonne voie."

Peu de choses détournent les employés plus vite que d'entendre le jargon des entreprises pendant les réunions. Vous pensez peut-être que les mots à la mode populaires comme «synergie» et «changement de paradigme» vous donnent l'impression d'être plus en phase avec la stratégie commerciale de l'entreprise, mais votre équipe préfèrera probablement des explications simples à ces expressions vagues et trop utilisées. les mots à la mode suivants irritent le plus les employés lors des réunions:

Sortir des sentiers battus

  • Touchez la base
  • Amenez à la table
  • Synergie
  • À l'avenir
  • 3. Vous avez des comportements distrayants pendant les réunions

Eisenhauer a donné l'exemple d'un ancien collègue qui mâchait bruyamment pendant les réunions .

"Dès que je l'ai vue ou entendue, tu pouvais me compter," dit-il. «Je me concentrerais sur la mastication et deviendrais distrait, peut-être même un peu hypnotisé Donc si quelque chose comme ça me désengageait, imaginez les choses qui pourraient désengager vos employés."

4. Vous n'utilisez pas correctement les outils techniques

Un problème connexe est de ne pas utiliser efficacement la technologie. Un autre 29 pour cent des répondants ont dit qu'ils détestaient les réunions qui utilisent des présentations PowerPoint tout le temps. Lire un diaporama - et ne pas ajouter d'informations supplémentaires - est une perte de temps pour les employés car ils auraient pu tout aussi bien le lire par eux-mêmes, sans réunion.

"Malgré les nombreuses ressources numériques et technologiques disponibles «Les gestionnaires peuvent ne pas connaître les meilleures façons d'utiliser ces ressources pour les besoins de leurs réunions», a déclaré M. Milligan à Mobby Business. «Il est essentiel que les chefs d'entreprise étudient les options et identifient comment ils peuvent communiquer avec les employés de la manière la plus simple et la plus engageante possible.»

Votre réunion est-elle nécessaire?

"Vous devriez vous demander si une réunion, qui peut perturber la productivité, est la meilleure façon [d'accomplir un objectif]" Sheinbaum a dit. «Quand je veux vérifier les progrès de certaines technologies que nous développons, je demande un appel ou un courriel du chef d'équipe, pas une réunion de groupe, mais quand je voulais expliquer pourquoi nous avons changé de nom cette année, J'ai réuni l'ensemble de l'entreprise à la fin de la journée de travail et si une réunion est la bonne solution, alors vous devez être sûr que vous avez atteint l'objectif que vous avez fixé. "

" Un nombre significatif de petites réunions axées sur des mises à jour ou simplement la diffusion d'informations peuvent être réalisées dans des espaces collaboratifs, ce qui fait gagner du temps à tout le monde et supprime la possibilité d'interruption ou de distraction », a ajouté M. Milligan. "Cela permet aussi d'avoir une culture ouverte qui encourage les gens à travailler à haute voix, à exposer les conversations quotidiennes et le flux de travail du département pour le rendre plus facile à suivre.Les cultures d'entreprise avec une base de transparence ont moins besoin »

Des interviews de sources ont été réalisées pour une version précédente de cet article.


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