Cartes de paiement et dépôt direct: ce qui est bon pour votre entreprise

Pour payer vos employés, mieux vaut-il utiliser le dépôt direct ou la carte de paiement de plus en plus populaire?

Dépôt direct contre cartes de paiement

Commençons par une brève explication des différences entre dépôt direct et les cartes de paiement - également connues sous le nom de cartes de paie. Le dépôt direct est un paiement de transfert électronique effectué directement à partir du compte bancaire de l'employeur vers l'épargne ou le chèque d'un employé pour le salaire net gagné. Une carte de paiement est une carte prépayée offerte par un employeur pour payer le salaire net d'un employé. Les paiements par dépôt direct sont régis par la National Automated Clearing House Association (NACHA), un organisme sans but lucratif qui supervise le réseau ACH et d'autres domaines de paiements électroniques.

Avantages et inconvénients du dépôt direct et des cartes de paiement pour les employés et les employeurs

Il existe des avantages et des inconvénients distincts pour chaque mode de paiement, et les employés et les employeurs ont leurs propres raisons de privilégier un formulaire par autre. Le dépôt direct exige que l'employé dispose d'une épargne ou d'un chèque pour déposer des fonds. Une carte de paiement est simplement une carte prépayée rechargeable qui ne nécessite aucun compte bancaire. Le dépôt direct permet à vos employés de diviser leur chèque de paie en plusieurs comptes, alors qu'avec les cartes de paiement, un salaire net est transféré à chaque période de paie.

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Pour les employeurs, le dépôt direct et les cartes de paiement offrent tous deux un processus de distribution de la paie sans papier. Et tous les deux permettent à un employeur de virer électroniquement des fonds si un employé est malade, en vacances ou travaille à distance

Méfiez-vous des frais

L'utilisation des deux moyens de paiement élimine le paiement des chèques, de l'encre et des frais d'impression. Cependant, il y a des frais impliqués, peu importe la méthode que vous utilisez. Avec le dépôt direct, les employeurs paient des frais d'installation en plus des frais de transaction chaque fois qu'ils déposent les salaires dans le compte d'un employé. Votre logiciel de paie ou votre fournisseur de services peut également facturer des frais.

Avec les cartes de paiement, les employeurs paient également des frais, mais il peut y avoir beaucoup de frais qui engloutissent les chèques de paie des employés. Par exemple, certaines cartes de paiement facturent des frais pour les retraits de GAB, des frais de point de vente chaque fois que la carte est glissée - certains frais même pour vérifier votre solde ou si vous n'utilisez pas votre carte dans un délai déterminé ( une taxe d'inactivité).

Vol et fraude

En matière de vol et de fraude, les cartes de paiement sont régies par les mêmes règles que les cartes de débit. Si une carte est volée, la Loi sur le transfert électronique de fonds limite votre responsabilité à 50 $ - si vous signalez le vol dans les deux jours suivant la découverte de la perte. La perte maximale passe à 500 $ si vous le déclarez plus de deux jours après avoir constaté sa perte, mais dans les 60 jours suivant la réception de votre relevé.

Un titulaire de carte n'est pas responsable si un numéro de carte volée est utilisé dans les 60 jours suivant la déclaration du solde. Un inconvénient sérieux de l'utilisation d'une carte de paiement est que certaines entreprises de services (hôtels, voitures de location, compagnies aériennes, etc.) placent une retenue temporaire ou «gèlent» sur une carte pendant des jours ou des semaines.

Les avantages du dépôt direct pour les employés

Le dépôt direct est la norme pour la plupart des travailleurs américains. Beaucoup ont opté, permettant à leurs employeurs de déposer leur salaire net dans leur compte chèque ou d'épargne, ou peut-être les deux.

Pour vos employés, certains des avantages de participer à un programme de dépôt direct sont les suivants:

• Il s'agit d'un transfert électronique, les fonds déposés sur leurs comptes sont disponibles presque immédiatement.
• Le dépôt direct contourne le risque de vol et de fraude, contrairement à une carte de paiement perdue ou volée.
• Il n'y a aucuns frais que les employés paient pour faire déposer leur chèque par voie électronique dans leur compte ou pour accéder à leurs fonds.
• Cela fait gagner du temps et améliore la productivité. Les employés n'ont pas à interrompre leur journée de travail pour déposer leur chèque à la banque.

Le dépôt direct domine

Selon le NACHA, 82% des travailleurs américains sont payés par dépôt direct, mais les cartes de paiement gagnent en popularité. . Comme rapporté précédemment par Mobby Business, une étude plus tôt cette année par Aite Group a rapporté 42 milliards de dollars en volume brut a été chargé sur 5,9 millions de cartes de paie actives. Ces chiffres devraient atteindre 60 milliards de dollars sur 8,4 millions de cartes de paiement d'ici 2022. En tant qu'employeur, vous ne pouvez pas exiger que vos employés soient payés uniquement par dépôt direct ou par carte de paiement.

Conclusion

Si vous considérez Pour passer des chèques papier aux paiements électroniques, il y a quelques points à considérer en premier. Un, vérifiez avec votre état pour voir quelles lois s'appliquent au dépôt direct et aux cartes de paiement. Ensuite, vérifiez avec votre banque et découvrez ce que sont les règlements et quels frais, le cas échéant, vous pourriez être facturé. Il est également sage de vérifier auprès de votre fournisseur de services de paie si des frais vous sont facturés.

Si vous envisagez d'utiliser des cartes de paiement, parlez-en à plusieurs fournisseurs et demandez-leur de préciser les termes et conditions ainsi que tous les frais. et vos employés paieront. Enfin, demandez à vos employés quelle méthode ils préfèrent. Demandez-leur quelles sont les caractéristiques (commodité, faible coût, etc.) qui comptent le plus pour eux et soyez ouverts avec eux à propos de vos conclusions, y compris les frais. La collecte de toutes ces données et la participation des employés faciliteront votre choix.

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