Nettoyez-le! Être productif au travail commence avec l'organisation

Quel est votre plus grand obstacle à la productivité au travail? Pour certaines personnes, c'est le buzz constant des notifications de smartphones et des e-mails; pour d'autres, ce sont des interruptions distrayantes de la part de collègues. Mais pour beaucoup de travailleurs, la seule chose qui fait obstacle à l'efficacité est simplement de ne pas pouvoir trouver rapidement ce dont ils ont besoin pour accomplir une tâche.

«Être désorganisé vous coûte du temps et de l'argent», dit Donna David, fondateur de la société de conseil en organisation Donna David and Co. "Les gens peuvent passer des heures à chercher des choses dans leur bureau et sur leur ordinateur."

"Trop de papier, de technologie, d'emails, d'appels téléphoniques, de télécopies, etc. »John Rowley, un entrepreneur et auteur de santé et bien-être.

Bien qu'un bureau désordonné soit souvent un signe de désorganisation, votre espace de travail physique n'est pas le seul endroit encombré. Jen Cohen-Crompton, experte en productivité des petites entreprises et rédactrice en chef du fournisseur de logiciels et de services d'affaires The Neat Company, croit que de nombreux professionnels se débattent aujourd'hui avec la «thésaurisation numérique» fichiers, photos, courriels et autres ressources numériques lo "[Les accapareurs numériques] ont souvent la mentalité de ne pas vouloir se débarrasser de quelque chose qu'ils pourraient avoir besoin pour une raison ou une autre", a déclaré Cohen-Crompton à Mobby Business. "Ils peuvent revoir leurs documents avec l'intention de se séparer, mais ne finissent pas par les supprimer car ils pensent:" Et si j'en ai besoin un jour? " [ou] ils s'inquiètent qu'un email supprimé puisse conduire à un problème dans le futur quand ils ont besoin de récupérer des informations spécifiques.En fond, ils conservent leurs documents numériques parce qu'ils attribuent une plus grande signification au document qu'il n'en existe réellement. " Laisser aller votre fouillis signifie passer moins de temps à chercher ce dont vous avez besoin, et donc vous pouvez améliorer votre efficacité au travail. Si vous voulez briser vos habitudes d'accaparement - à la fois physique et numérique - et devenir plus organisé et productif, voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.

Pour le fouillis physique

Traitez rapidement les documents.

Rowley conseillé suivant la règle des "papiers tactiles-une fois": dès que vous avez révisé un document imprimé, vous pouvez soit le classer, soit le lancer, soit agir pour réduire l'encombrement de votre bureau.

Pour les fichiers papier comme les factures et les reçus qui doivent être stockés pendant un certain temps, David recommande de les numériser et de les convertir en fichiers numériques afin de pouvoir déchiqueter et recycler les données physiques. Copiez et économisez du bureau. Videz votre bureau

Assurez-vous que rien de superflu n'est oublié sur votre bureau à la fin de la journée de travail, a déclaré David. Cela signifie que votre espace de travail sera propre et prêt pour un nouveau départ le matin.

Faites une liste Malgré les nombreuses applications de prise de notes et les calendriers numériques disponibles, de nombreux professionnels attribuent leurs compétences organisationnelles à un mode démodé. , liste manuscrite des tâches. Plutôt que d'avoir des documents éparpillés sur votre bureau parce que vous aurez besoin de les aborder pendant la journée, les écrire sur une liste signifie que vous pouvez les ranger et les sortir seulement quand vous êtes prêt à vous attaquer à cette tâche.

«Il y a quelque chose à faire pour mettre un stylo sur papier et écrire une liste de choses à faire qui vous aide à rester organisé», a déclaré Samantha Lambert, directrice des ressources humaines de l'agence de design Web Blue Fountain Media. «En ayant une liste de tâches manuscrites, avec toutes les tâches classées par numéro, mes tâches de la journée ne se perdent jamais parmi toutes les autres choses qui se passent sur mon ordinateur au cours d'une journée. La matinée permet de définir à quoi ressemblera la journée et de clarifier en début de journée ce qui doit être fait. " Pour le fouillis numérique

Ditch programmes et fichiers inutilisés.

Tout comme votre bureau physique, vous devriez vous efforcer de garder votre bureau virtuel clair et bien rangé, a déclaré Cohen-Crompton. Désinstallez ou éliminez les icônes des programmes que vous n'utilisez pas et organisez vos fichiers en fonction de ce dont vous avez le plus besoin immédiatement

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pour votre organisation ", a déclaré Lambert. «Définir une structure pour la façon dont les fichiers sont sauvegardés vous fera gagner du temps à long terme lorsque vous essaierez d'accéder à un document que vous avez sauvegardé il y a quelques mois.

Lambert a également recommandé de dater chaque version de chaque document, en particulier Elle a dit: Utilisez la technologie à votre avantage.

Il existe d'innombrables applications et logiciels disponibles pour les personnes qui le désirent. Pour obtenir des informations sur leurs fichiers et leurs listes de tâches quotidiennes, consultez les applications les mieux notées sur votre appareil mobile ou demandez à votre entourage et à vos cercles sociaux de découvrir les applications d'entreprise qu'ils recommandent. Si vous recherchez un système de gestion de documents de niveau professionnel, consultez la liste des meilleurs choix de Mobby Business

Rester organisé

Que vos ressources soient physiques ou numériques, la clé pour les obtenir (et les conserver) organisé est d'apprendre à iden Selon M. Cohen-Crompton, ce qui est nécessaire pour votre travail quotidien et ce qui ne l'est pas. Elle a conseillé d'effectuer une vérification de tout ce qui se trouve sur votre bureau et vos appareils et de déterminer à quoi sert chaque article ou fichier. «Déterminez ce qu'il faut conserver - et assurez-vous que le besoin est clairement défini - effectivement se débarrasser des choses ", a déclaré Cohen-Crompton. «Évaluez chaque document, éliminez immédiatement les doublons, éliminez les éléments périmés et supprimez les fichiers qui ne vous servent plus.»

Pour les fichiers numériques, l'archivage peut être une excellente solution pour les courriels ou les documents que vous ne recevez pas. t besoin en ce moment, mais aura besoin dans un proche avenir. Cohen-Crompton a conseillé de déplacer les fichiers vers une archive pour les rendre "hors de vue", ce qui créera moins d'encombrement dans votre boîte de réception active ou dans votre dossier de documents. David a accepté, notant que votre système de classement numérique devrait refléter votre système de classement papier, avec des dossiers spécifiques qui sont codés en couleur si nécessaire pour vous aider à trouver les documents archivés plus rapidement quand vous en avez besoin.

Finalement, la meilleure chose à faire Rester organisé, c'est prendre l'habitude de tout gérer dès le début.

"Lisez-le, puis répondez, supprimez [ou] archivez", a déclaré Cohen-Crompton. "Aborder le désordre potentiel sur son chemin en éliminant d'avoir à traiter plus tard et en essayant de le refouler."

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