Les avantages de la paie sans papier

Plutôt que d'imprimer des rapports de paie, de payer les employés avec des chèques papier et d'enregistrer les heures et les présences sur une feuille de temps papier, les programmes de paie en ligne vous permettent de gérer tous les processus de paie. "La paperasserie est un terme qui décrit comment une masse salariale peut être traitée sans générer de papier", raconte Eric Wade, expert en paie pour le fournisseur de systèmes de paie Paychex, à Mobby Business.

" Il y a plusieurs composantes de la paie sans papier, notamment l'enregistrement électronique du temps des employés, le paiement des employés par mode de paiement électronique (par opposition à un chèque papier négociable), la transmission électronique des bulletins de paie aux employés et la transmission électronique des bulletins de paie aux employés électroniquement », a-t-il dit.

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Tout en remplissant toutes ces tâches en ligne pourrait rendre certains propriétaires de petites entreprises nerveux. paie. Wade a déclaré: <

"Le passage à la masse salariale sans papier est écologique, nécessitant moins de papier et de ressources d'impression", a-t-il déclaré.

Les avantages sont toutefois loin d'être limités avantages Il y a aussi d'énormes économies de coûts. Selon Wade, les recherches de l'Association américaine des paiements électroniques et de l'American Payroll Association (APA) ont montré que les entreprises économisent entre 2,87 $ et 3,15 $ par paie en payant les employés par voie électronique, par dépôt direct plutôt que par chèque papier. En outre, l'APA indique que si un chèque est perdu et doit être remplacé, il peut y avoir des économies de coûts supplémentaires de 8 $ à 10 $ par chèque de remplacement. », A déclaré Wade.

Les systèmes de paye sans papier aident également les propriétaires de petites entreprises à payer et à payer leurs impôts à temps, a déclaré Tomer London, cofondateur et chef de produit pour le fournisseur de systèmes de paie Gusto. Les programmes de paie sans papier enregistrent automatiquement toutes les taxes locales, étatiques et fédérales, de sorte que les propriétaires d'entreprise n'ont plus à se rappeler d'envoyer des formulaires ou d'effectuer des paiements, selon London.

«Exécuter manuellement la paie prend du temps processus », a déclaré Londres. "En conséquence, un tiers des propriétaires de petites entreprises reçoivent une amende chaque année pour le dépôt ou le paiement incorrect de leurs charges sociales."

Wade a souligné plusieurs autres avantages de la masse salariale:

Économie de temps

- Employeurs économiser le temps qu'ils auraient passé à préparer les chèques, à remettre des chèques aux employés, à régler les chèques perdus et non livrés, à régler les problèmes d'encaissement des chèques et à régler les problèmes de fraude. Les entreprises économisent également le temps qu'elles auraient passé à répondre aux questions des employés que les employés pourraient résoudre en consultant leur information en ligne.

Fiabilité

• - Les employeurs peuvent payer leurs employés à temps, sans égard aux vacances ou aux imprévus. ou des catastrophes naturelles. Les employés savent qu'ils seront payés à temps et n'auront pas besoin d'entrer au travail pour récupérer leurs chèques ou attendre que leurs chèques soient livrés. Accessibilité
• - Les employeurs ont un accès pratique à leurs données de paie en ligne ou via un appareil mobile. Les employés ont également un accès pratique à leurs données de paie, qui incluent souvent des informations personnelles, des dépôts directs, des paystubs et des W-2. Londres a déclaré que la paie sur papier est également manuelle et compartimentée, tandis que les systèmes dématérialisés logiciel de comptabilité populaire, comme QuickBooks et Xero.
• "Les gens n'ont plus besoin d'enregistrer manuellement les entrées de paie," dit Londres. Avant de devenir complètement sans papier, cependant, les entreprises devraient d'abord s'assurer que leurs états le permettent. Wade a déclaré que certains États exigent des employeurs d'offrir des chèques papier comme une option de paiement, tandis que d'autres États mandatent que les employés peuvent se retirer de la livraison de paiement en ligne

En outre, l'Internal Revenue Service exige que tous les employés consentent à recevoir leur W -2 formulaires en ligne.

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce qu'il faut rechercher dans un système de paie, consultez notre guide de l'acheteur du système de paie. Si vous savez ce que vous voulez, nous vous encourageons à lire sur ce que nous recommandons comme les meilleurs systèmes de paie pour un éventail de types d'entreprises.

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