Comment créer un plan d'amélioration des performances de l'employé

Tôt ou tard, chaque manager devra faire face à une situation où un membre de l'équipe ne fonctionne pas bien. Cette personne peut se relâcher ou simplement ne pas accomplir ses tâches de base semaine après semaine. De toute façon, c'est frustrant pour l'ensemble de l'équipe, surtout si la situation empêche le groupe de progresser.

Mais le licenciement de cet employé n'est peut-être pas encore la réponse. Gerry David, PDG de la société de boissons Celsius Holdings, a déclaré qu'il est important d'essayer de comprendre pourquoi l'employé est sous-performant - il se peut que ce ne soit pas sa faute, at-il dit.

bonnes raisons pour un employé de ne pas répondre aux attentes, et seulement grâce à une bonne communication avec l'employé, vous aurez une chance de corriger le manque à gagner », a déclaré David. «Vous, en tant qu'employeur, pouvez apprendre des lacunes dans vos attentes corporatives et votre système de gestion.»

Si, après cette conversation, l'employé rate toujours la note, il est peut-être temps d'adopter une approche plus percutante. Une tactique couramment utilisée est le plan d'amélioration des performances (PIP), un accord formel décrivant les objectifs de l'employé et ce qu'il peut faire pour les atteindre plus efficacement. Toutes les organisations n'utilisent pas les PIP, mais celles qui les utilisent souvent comme un appel de réveil pour le membre d'équipe sous-performant: Un échec continu à répondre aux attentes après le PIP pourrait entraîner la résiliation.

Bien sûr, un PIP n'est pas le seul option. Si votre organisation est exceptionnellement à l'écoute, vous n'aurez peut-être pas besoin d'en utiliser du tout. Lisa Sterling, vice-présidente exécutive et chef de la direction de la société de gestion du capital humain Ceridian, a déclaré que son entreprise favorise les occasions constantes d'encadrement et d'apprentissage par rapport aux PEP.

«Nous avons trouvé que les PEP servaient à communiquer des commentaires difficiles. Sterling a dit. "Si vous formez vos dirigeants à fournir des commentaires en continu et à gérer les problèmes de performance au fur et à mesure, le besoin d'un PIP a disparu."

Cependant, dans certains cas, un PIP est la meilleure solution pour aider un employé sur la bonne voie. Si vous décidez d'en mettre un en œuvre pour un membre de votre personnel, voici ce que vous devez savoir pour le rendre équitable et bénéfique pour les deux parties.

Élaborer le plan

Un bon PIP devrait inclure quatre éléments clés, a déclaré Clarissa Cyrus , senior business HR partenaire chez SilkRoad, société de logiciels de ressources humaines:

1. Les déficiences de performance
2. Prévisions d'amélioration mesurables
3. Un délai raisonnable et approprié pour améliorer les performances du collaborateur
4. Conséquences détaillées

Il est essentiel de documenter absolument tout, à chaque étape du processus, et d'amener l'employé à signer le plan au cas où le résultat final serait une résiliation. En tant que gestionnaire, vous devez vous informer auprès de votre partenaire RH pour vous assurer que le plan répond aux critères de l'entreprise et que la langue utilisée dans le plan est adaptée à la situation, a déclaré Cyrus.

Sterling a rappelé aux employeurs les étapes appropriées et la participation de l'individu ne vous protègent pas nécessairement d'une action en justice, mais cela aidera à atténuer toute réclamation pour cessation injustifiée que l'employé pourrait tenter de commettre après coup.

Prêt à commencer? Voici une répartition de chaque élément PIP et comment l'aborder

Partie 1: Citer des instances objectives de problèmes de performances

Si vous avez atteint un point où vous pensez qu'un PIP est nécessaire, il est probable que vous l'ayez déjà donné beaucoup de commentaires informels à votre employé au sujet de ce qu'il ou elle fait de mal. Sterling a noté que la documentation de cette rétroaction est importante, de même que si l'individu a eu suffisamment de temps pour s'améliorer. Elle a également souligné la nécessité d'une rétroaction impartiale et objective, qui pourrait inclure la validation d'autres gestionnaires, collègues ou pairs.

De même, Cyrus a déclaré que vos sentiments personnels à l'égard de l'employé doivent rester séparés de tout ce qui entre dans le PIP.

«Il est naturel que les gestionnaires soient frustrés par un employé qui n'atteint pas son potentiel de performance. Cyrus a dit. «Aussi difficile que cela puisse paraître, ils doivent éviter que leurs sentiments personnels ou leurs frustrations n'affectent leur évaluation du rendement de l'employé.»

Les gestionnaires devraient comprendre que les PIP ne devraient jamais être utilisés pour résoudre des problèmes de comportement Lasater, vice-président des services de l'employeur et des carrières à l'Université Kaplan. Au lieu de cela, les problèmes documentés dans le PIP doivent être liés aux compétences ou aux connaissances manquantes de l'employé, ou aux fonctions spécifiques qu'il ne remplit pas correctement régulièrement.

«Restez à l'écart des [phrases] comme, toujours, '"Lasater ajouté. «Au lieu de déclarer [les faits, tels que],« les rapports sont attendus à 10 heures du lundi et à la date X, vous n'avez pas soumis de rapport. »

Partie 2: Fournir des attentes, des actions et des paramètres clairs pour l'amélioration

Une fois que vous avez mentionné les problèmes de performance de l'employé, vous devriez travailler avec l'employé pour élaborer un plan d'action qui englobe la formation (si nécessaire) et des critères de référence clairs à respecter. Décidez quelles tâches devraient être accomplies et comment les mesurer le mieux. Lasater a noté que la création de ce plan avec l'employé en question assurera la compréhension et créera un engagement de la part de l'employé.

Cyrus a déclaré que le PIP devrait identifier toutes les ressources internes disponibles pour aider l'employé à atteindre ses objectifs de performance. , mentorat, etc.). Elle a également déclaré que les attentes énoncées dans le plan devraient être conformes aux politiques et aux pratiques antérieures de l'entreprise.

«Les gestionnaires doivent s'assurer que les attentes et objectifs de rendement sont appropriés et que leur méthode de mesure est juste et cohérente avec des situations similaires. "Cyrus a dit.

Partie 3: Déterminer un délai raisonnable pour le plan

La plupart des PIP sont mesurés par incréments entre 30 et 90 jours. Le délai approprié pour apporter les améliorations convenues dépend des tâches de l'employé et de la nature de votre entreprise, a déclaré David. Il est important de tenir compte des circonstances et des améliorations que vous demandez à l'employé de décider au cours d'une période juste et raisonnable.

«Si vous vendez des centrales nucléaires, il se peut que 30 jours ne soient pas suffisants Si vous êtes un employé dans la salle du courrier, 30 jours peuvent être plus que suffisant », a déclaré David à Mobby Business. "Chaque situation est différente et doit être structurée de manière équitable."

Vous devez également établir certains points tout au long du plan pour vérifier avec l'employé au sujet de ses progrès, a déclaré Lasater. Si l'employé ne répond pas aux critères spécifiquement mentionnés dans le plan, cela devrait être discuté avec l'employé lors des réunions d'enregistrement, at-elle dit.

"Donnez des informations spécifiques sur la fréquence à laquelle le manager et l'employé se rencontrent pour discuter du les progrès de l'employé dans le cadre du plan d'amélioration du rendement », a-t-elle déclaré. «Il est important que le gestionnaire s'en tienne au plan, car l'engagement du gestionnaire à rencontrer régulièrement l'employé souligne à l'employé que le gestionnaire est déterminé à l'améliorer.»

Partie 4: Aperçu les conséquences

Votre PIP doit être clair sur ce qui se passe si les attentes ne sont pas satisfaites. Il peut s'agir de la perte de certains privilèges, de la suspension temporaire d'un emploi ou, plus fréquemment, d'un licenciement.

Même si l'employé doit comprendre la gravité de la situation, se concentrer trop fortement sur les conséquences négatives ne fera que décourager davantage et le démotiver. Au lieu de cela, David a dit que votre employé devrait comprendre que vous mettez en œuvre le plan parce que vous êtes réellement investi dans son succès dans l'entreprise.

«Faites comprendre que votre intention est que grâce à ce processus, ils pourront être une partie de l'équipe va de l'avant », a-t-il déclaré à Mobby Business. "Le PIP doit être spécifique et permettre une chance raisonnable de succès."

Prochaines étapes: Doit-on lâcher l'employé?

Si, à la fin de la période du PIP, l'employé a satisfait aux attentes du plan, aller de l'avant et continuer à le faire sentir comme un membre estimé de l'équipe. David a rappelé aux gestionnaires de garder les lignes de communication ouvertes, et a conseillé d'organiser une réunion de suivi pour s'assurer que l'employé fonctionne toujours à des niveaux satisfaisants.

Cependant, si l'employé n'a pas encore apporté d'améliorations notables (ou a seulement pire), vous pouvez être confronté à la décision difficile de le laisser partir. Avant de procéder à un congédiement, vous devriez discuter des progrès réalisés ou non par l'employé avec les RH, et revoir la documentation du régime pour vous assurer qu'il est en faveur d'une cessation «pour cause», a déclaré Cyrus.

«La décision deviendra plus claire

S'il est déterminé que la résiliation est la bonne réponse, David a noté que votre décision doit être finale et acceptée par la direction et les RH.

«Si vous avez bien fait votre travail en tant que gestionnaire dans le développement du PIP, vous devez être prêt à respecter les conséquences de l'échec du PIP», a-t-il dit.

Il n'est jamais facile de licencier quelqu'un vous avez une bonne relation personnelle avec cette personne. Toutefois, en remplissant un PIP, vous avez offert de l'aide à l'employé pour l'améliorer et lui avez donné l'occasion de corriger son cours. Pour le bien de l'organisation, vous devez laisser partir l'employé et, espérons-le, avoir des idées sur la façon de prévenir les problèmes similaires avec les employés actuels et futurs.

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